11Sep
Mindenkinek van néhány nagy darab szövegünk, amelyet rendszeresen be kell írni - például a címét, a hosszú neveket vagy kifejezéseket, vagy akár a gyakran használt táblázatokat és képeket. A Szöveg automatikus szövegszerkesztő funkciója lehetővé teszi, hogy ezeket a szövegrészeket tárolja, és gyorsan beillesztse őket néhány billentyű lenyomásával, így kevesebb időt tölthet a gépeléssel.
Az AutoText funkció hosszú ideje az Office részévé vált, de most része az Office 2007-hez hozzáadott Quick Parts részeinek. Az AutoText bejegyzések mellett a Quick Parts funkció lehetővé teszi a dokumentum tulajdonságainak( például cím ésszerző) és mezők( például dátumok és oldalszámok).A Gyors részek és az AutoText bejegyzések "Épületblokkok" néven is ismertek, és a Word számos előre definiált építőelemet tartalmaz. Hozzáadhat annyi egyedi építőelemet, amennyit csak akar.
MEGJEGYZÉS: Korábban írtunk arról, hogyan hivatkozhatunk a Word más dokumentumairól származó szövegekre, így újból felhasználható tartalmakat helyezhetünk el olyan egyéb dokumentumokba, amelyek automatikusan frissülnek. Az ebben a cikkben tárgyalt trükk hasonló az AutoText bejegyzés használatához. Azonban, miután a tartalom be van helyezve az AutoText bejegyzéssel, akkor a tartalom NEM frissül automatikusan az AutoText bejegyzés módosításakor.
Van más szoftver is, mint például az ingyenes PhraseExpress for Windows, amely hasonló feladatokat lát el a rendszeren. Ez nagyszerű, mert minden alkalmazásban működik, nem csak Word, de az AutoText-nek számos saját előnye van - nevezetesen, hogy több formázási lehetőség van( főleg Word-specifikusak), mint a PhraseExpress, és bárhol is elérhető Word-ben. Ha például harmadik féltől származó programokat nem telepíthet a munkahelyi számítógépére, akkor továbbra is használhatja az AutoText szolgáltatást.
Az öncímke-bejegyzéseket csak a sablonokban tárolhatja, nem magában a dokumentumokban. Alapértelmezés szerint az új AutoText bejegyzések a Normal.dotm sablonban kerülnek tárolásra. Ez korlátozza az Ön AutoText bejegyzéseinek elérhetőségét csak a gépére, hacsak nem osztja meg a Normal.dotm sablont más gépekkel. AutoText bejegyzéseket adhat hozzá egyéni sablonokhoz, de vannak olyan korlátozások, amelyekkel később tárgyalunk ebben a cikkben.
Új szövegszöveg létrehozása
Kezdethez hozzon létre egy új Word-dokumentumot, és írja be az önműködő szövegbevitelhez hozzáadni kívánt tartalmat( szöveg, képek, táblázatok stb.).Ezután jelölje ki a tartalmat, és kattintson a "Beszúrás" fülre.
Ha azt szeretné, hogy az Önszöveg bejegyzés szövege a bejegyzés összes bekezdéséhez - ideértve az utolsó bekezdést is - a bekezdések formázásával tárolódjon, győződjön meg róla, hogy az utolsó bekezdés végén lévő bekezdésjel szerepel a kiválasztásban. A bekezdésjel tárolja a bekezdés formázását. Ha nem választja ki a bekezdés végén a bekezdésjelet, akkor a bekezdés beilleszti a szövegkörnyezet bekezdésstílusát. Ha az egyes bekezdések végén nem látja a bekezdésjelet, kiválaszthatja a beállítások megjelenítéséhez. Az AutoText tartalomhoz alkalmazott karakterformázás automatikusan tárolódik az AutoText bejegyzésben.
A "Szöveg" részben kattintson a "Gyors alkatrészek keresése" gombra, és vigye az egeret az "Automatikus szöveg" fölé a legördülő menüből. Ezután válassza az almenü "Kiválasztás mentése az AutoText Galériába" lehetőséget.
MEGJEGYZÉS: Előfordulhat, hogy a "Gyors alkatrészek" menüben közvetlenül elérhető a "Kiválasztás a gyors rész galériába" opció.Ez az opció a kiválasztott szöveget "Gyors részek" bejegyzésként adja hozzá, nem pedig "Automatikus szöveg" bejegyzést. A "Quick Parts" és az "AutoText" bejegyzések mindegyike építőelemek. Ehhez hozzá lehet adni a bejegyzést, de azt fogjuk tárgyalni, hogy egy automatikus szöveges bejegyzést adunk hozzá.
A "Create New Building Block" párbeszédablak megjelenik. Adja meg az AutoText bejegyzés nevét a "Név" szerkesztési mezőben.
Javasoljuk, hogy az AutoText bejegyzéseinek nevei eléggé különbözőek legyenek, ezért csak néhány karaktert kell beírnia, hogy minden bejegyzést beillesszen egy dokumentumba. Ha többszörös AutoText bejegyzéseknek nagyon hasonló neve van, akkor elég meg kell adnia a nevet, hogy a Word tudja, melyik bejegyzést kívánja beilleszteni.
A bejegyzés kategóriáját is megváltoztathatja. A "Kategória" legördülő listában található "Új kategória létrehozása", amely lehetővé teszi, hogy ezt az AutoText bejegyzést hozzáadja egyéni kategóriához. Megváltoztathatja azt a "Galéria" -et is, amelyben a bejegyzés létrejön.
Az "Opciók" legördülő listában megadhatja, hogy a bejegyzés hogyan kerüljön be a dokumentumba. Ha kis szöveget, például cégnevet helyez be, akkor válassza a "Csak tartalom beszúrása" lehetőséget, amely a bejegyzés tartalmát beilleszti a kurzorba. A tartalmat saját bekezdésként vagy saját oldalán is beillesztheti( tökéletes a hagyományos borítólapok létrehozásához).
Fogadja az alapértelmezett beállítást a "Mentés" legördülő listában. Ez menteni fogja az AutoText bejegyzést a Normál sablonban.
Miután beállította az új AutoText bejegyzést, kattintson az "OK" gombra.
A megnyitott utolsó Word dokumentum bezárásakor a következő párbeszédablak jelenik meg, amely megkérdezi, hogy el kívánja-e menteni a Normal.dotm sablonhoz végrehajtott módosításokat, ha bekapcsolta a beállítást, hogy megkérje, hogy mentse a normál sablont. Ha az AutoText bejegyzést a "Normal.dotm" sablonba szeretné menteni, kattintson a "Mentés" gombra.
Hogyan helyezzen be egy automatikus szövegbevitelt egy dokumentumba
Most, hogy létrehoztunk egy új szövegszöveg bejegyzést, helyezzük be egy dokumentumba. Hozzon létre egy új Word-dokumentumot, vagy nyisson meg egy meglévő dokumentumot. Kattintson ismét a "Beszúrás" fülre, és vigye az egeret az "Automatikus szöveg" fölé a legördülő menüből.Észre fogja venni, hogy az Ön által hozzáadott szöveges szöveg közvetlenül az "Automatikus szöveg" almenüben érhető el. Jelölje ki, ha be szeretné illeszteni a tartalmat a bejegyzésbe.
Az AutoText bejegyzést egyszerűen beírhatja az AutoText bejegyzés nevének megadásával. Egy kis felugró ablak jelenik meg a megfelelő AutoText bejegyzés nevével és utasításokkal, amelyekkel a beillesztéshez nyomja meg az "Enter" billentyűt. Nyomja meg az "Enter" billentyűt, hogy a teljes szövegszöveg beillesztése a dokumentumba. Nyomja meg az "F3" gombot is.
Az AutoText bejegyzés tartalmát beillesztik, kiegészítve az eredeti vonalszakaszokkal és formázással.
Az Automatikus szövegbevitel gyorsabb és könnyebb telepítéséhez hozzáadhatja az "Automatikus szöveg" gombot a Gyorselérési eszköztárhoz.
Hogyan kapcsolja be az "AutoComplete Suggestions" megjelenítését
Ha nem jeleníti meg az AutoComplete-javaslatot, amikor beírja az AutoText bejegyzés nevét, előfordulhat, hogy be kell kapcsolnia az "Automatikus kiegészítés-javaslatok megjelenítése" opciót.
Az "AutoComplete Suggestions" megjelenítéséhez nyisson meg egy meglévő Word-dokumentumot, vagy hozzon létre egy újat, és kattintson a "Fájl" fülre.
A hátsó képernyőn kattintson a bal oldali lehetőségek listáján található "Beállítások" lehetőségre.
Kattintson a "Speciális" elemre a "Word Options" párbeszédpanel bal oldalán található elemek listájában.
A "Szerkesztési lehetőségek" részben kattintson az "Automatikus kiegészítés-javaslatok megjelenítése" jelölőnégyzetre, így a jelölőnégyzet bejelölhető.
Most már képes lesz megnyomni az "Enter" -t, miután beírta az AutoText bejegyzés nevének egy részét.
Hogyan lehet szerkeszteni egy meglévő szövegszöveg bejegyzés tartalmát
Azt mondja, hogy új otthonba költözött, és módosítania kell a címét az AutoText bejegyzésben. Ez könnyű.Egyszerűen írja be a kívánt bejegyzést egy új Word-dokumentumba, válassza ki azt, majd nyissa meg az "Automatikus szöveg" almenüt, ahogy korábban tárgyaltuk. Válassza ki a "Kiválasztás az AutoText Galéria" opciót a meglévő szövegszövegek almenüjébe.
A "Név" szerkesztőmezőben írja be a létező AutoText bejegyzéssel azonos nevet, majd kattintson az "OK" gombra.
Megerősítő párbeszédablak jelenik meg. Kattintson az "Igen" gombra, ha az előző Szöveges bejegyzést az új szöveggel kívánja felváltani.
Mostantól beillesztheti az új AutoText bejegyzést bármely új vagy meglévő Word dokumentumba, mint korábban.
MEGJEGYZÉS: Ne felejtsük el, hogy az AutoText bejegyzés megváltoztatása nem változtatja meg a bejegyzés tartalmát olyan meglévő dokumentumokban, ahol már beillesztette. Az Automatikus szövegbevitel felülvizsgált tartalmát csak akkor használjuk, ha a bejegyzést a változtatás után bármikor beillesztjük.
A meglévő szövegbevitel tulajdonságainak szerkesztése
Az AutoText bejegyzés tartalmának szerkesztése mellett megváltoztathatja a bejegyzés tulajdonságait is, például a tárolt sablont, a kategóriát és így tovább.
Ehhez hozzon létre egy új Word-dokumentumot, vagy nyisson meg egy meglévő dokumentumot. Kattintson a "Beszúrás" fülre, majd kattintson a "Felfedezzen gyors részek" gombra a "Szöveg" részben. Válassza a legördülő menü "Building Blocks Organizer" elemét.
A "Building Blocks Organizer" párbeszédablak megjelenik. Megjelenik az összes "Épületblokkok" listája, amely bemutatja az egyes "Galéria", "Kategória" és "Sablon" nevét. Ezek szerepelnek a "Galéria" szerinti betűrendben. Az új "Cím" bejegyzés a tetején szerepel, mert az "Automatikus szöveg" galéria. Kattintson a bejegyzésre a kiválasztáshoz. A bejegyzés előnézete a párbeszédpanel jobb oldalán jelenik meg.
A "Cím" bejegyzés kiválasztása után kattintson az "Épületblokkok" alatt található "Tulajdonságok szerkesztése" gombra.
Ugyanaz a párbeszédablak jelenik meg, mint amikor létrehozta az AutoText bejegyzést;Most azonban az "Épületblokk módosítása" nevezik. Megváltoztatjuk az "Opció" opciót a "Tartalom beszúrása a saját bekezdésébe, így a cím mindig külön sorral kezdődik, még akkor is, ha a kurzor egy másik sor végén van. Kattintson a "OK" gombra, miután végrehajtotta a módosítást.
Megerősítő párbeszédpanel ismét megjelenik, megerősítve, hogy az automatikus szöveges bejegyzést felülírja a felülvizsgált szöveggel. Kattintson az "Igen" gombra.
Hogyan lehet törölni egy automatikus szöveges bejegyzést
Ha rájön, hogy nincs szüksége többszöveg bejegyzésre, akkor törölheti az építőelemek gyűjteményéből. Automatikus szövegbevitel törléséhez nyissa meg a "Building Blocks Organizer" párbeszédpanelt az utolsó részben leírt módon. Válassza ki a törölni kívánt AutoText bejegyzést, és kattintson a "Törlés" elemre a "Építőblokkok" listája alatt.
Egy megerősítő párbeszédablak jelzi, hogy biztosan törölni akarja-e a kiválasztott építőelemet, ebben az esetben az AutoText bejegyzést. A bejegyzés törléséhez kattintson az "Igen" gombra. A "Building Blocks Organizer" párbeszédpanel visszatér. A bezáráshoz kattintson a "Bezárás" gombra, és térjen vissza a dokumentumhoz. Az
AutoText egy egyedi sablon használata esetén egy csalogat. Az AutoText bejegyzéseket egyéni sablonhoz adtuk hozzá, de amikor létrehoztunk egy új sablont a sablon alapján, az AutoText bejegyzés nem állt rendelkezésre. Amikor azonban létrehoztunk egy új dokumentumot a Normál sablon alapján, majd csatoltuk az egyéni sablont az adott dokumentumhoz, az AutoText bejegyzés elérhető volt. Tehát, ha az AutoText bejegyzéseket saját egyéni sablonjába szeretné menteni, győződjön meg róla, hogy a sablont a létrehozás után csatolja a dokumentumokhoz, vagy pedig az automatikus szöveges bejegyzések nem lesznek elérhetők. Ha másképp fedez fel, kérjük ossza meg velünk a megjegyzéseket.
A Word( 2003 és korábbi) korábbi verziói lehetővé tették, hogy az AutoText bejegyzéseket egyik sablonból a másikba másolhassa. A Word 2007-ből azonban ez a funkció eltávolításra került.