9Jul
Ha tudod, hogy néhány napig kilépsz az irodából, beállíthatja az Off-Office Assistant-ot, hogy automatikusan válaszoljon, és tudassa velük, hogy a munkájuk során ragaszkodik a vakációhoz.
Az Outlook-ban lévő irodai válasz létrehozásához létrehozunk egy e-mail sablont a használni kívánt üzenettel, majd létrehozunk egy olyan szabályt, amely az adott üzenettel küldött válaszokat elküldi minden olyan e-mailnek, amelyet egy adott dátumtartományban kapunk.
MEGJEGYZÉS: Az Outlook-nak nyitottnak kell lennie ahhoz, hogy a szabály futhasson, és az ügyeleten kívüli válasz küldendő.Szóval, győződjön meg róla, hogy hagyja a számítógépet és az Outlook fut, amíg ki az irodából.
Első lépés: Üzenet sablon létrehozása
Az üzenetmintázat létrehozásához az Outlook programban ellenőrizze, hogy aktív-e az "Otthon" lap, és kattintson az "Új e-mail" gombra az Új szakaszban.
Írja be a küldeni kívánt üzenetet automatikus üzenetként az üzenet mezőben. Ne írjon be egy e-mail címre vagy egy tárgyra. Ezután kattintson a "Fájl" fülre.
Kattintson a "Save As" lehetőségre a képernyő bal oldalán található lehetőségek listájában.
A Mentés másként párbeszédpanelen válassza az "Outlook sablon( *. oft)" lehetőséget a "Mentés típusként" legördülő menüből.
A felhasználói sablonok mappába kerül. Adja meg a sablon nevét a "Fájlnév" mezőben, tartsa meg a ".oft" kiterjesztést, és kattintson a "Mentés" gombra.
Ha át akarja másolni az irodai válaszüzenetek sablonját egy másik számítógépre, vagy biztonsági másolatot készít, akkor a felhasználói sablonok teljes elérési útja a C: \ Felhasználók \ & lt; username & gt; \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Sablonok. A & lt; felhasználónév & gt;a Windows felhasználói nevével.
Zárja be az üzenetablakot az "X" gombra kattintva a jobb felső sarokban.
Megjelenik egy párbeszédablak, amely megkérdezi, hogy menteni kívánja-e az üzenet vázlatát. Nem kell, mert sablonként mentette meg, de akkor is, ha akarod. Kattintson a "Yes"( Igen) gombra, ha el szeretné menteni a tervezetet, vagy ha nem, akkor a "Nem".
Második lépés: Szabály létrehozása az új e-mail üzenetek automatikus megválaszolásához
Most, hogy rendelkezésünkre áll az irodai válasz e-mail sablonunk, létrehozunk egy szabályt, amely a sablont használva válaszol minden olyan üzenetre, amely egy adott dátumtartományban érkezik. Győződjön meg róla, hogy a "Kezdőlap" lap aktív.
Az Áthelyezés részben kattintson a "Szabályok" gombra, és válassza a "Szabályok kezelése" menüpontot. Figyelmeztetések "a legördülő menüből.
A "Fájl" fülre kattintva elérheti a backstage képernyőt. Győződjön meg róla, hogy az "Info" képernyő aktív( ha szükséges, kattintson a bal oldalon található "Info" lehetőségre), majd kattintson a "Szabályok kezelése &Figyelmeztetések "gombra.
A Szabályok és figyelmeztetések párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy az e-mail cím, amelyre alkalmazni kívánja ezt a szabályt, a "Változtatások alkalmazása erre a mappára" legördülő menüben van kiválasztva. Ha azt szeretné, hogy ez a szabály az összes Outlook-fiókra érvényes legyen, akkor megmutatjuk, hogyan tehet meg később ebben a cikkben. Kattintson az "E-mail szabályok" lapra, ha még nem aktív, majd kattintson az "Új szabály" gombra.
A Szabályok varázsló párbeszédablak első képernyőjén kattintson a "Szabályok alkalmazása a fogadott üzenetekről" a "Nyitott szabályból kiindulva" részből. Ez a lehetőség hozzáadódik a "2. lépés: A szabály leírásának szerkesztése( kattints a aláhúzott értékre)" mezőre. A szabály ezen részéhez nem kell szerkeszteni, ezért a folytatáshoz kattintson a "Tovább" gombra.
A Szabályok varázsló párbeszédablakának második képernyője lehetővé teszi az e-mailek fogadásának ellenőrzéséhez szükséges feltételeket. Ahhoz, hogy egy adott dátumtartományon belül küldjön ki az ügyeleten kívüli választ, ellenőrizze a "1. lépés: A feltételek kiválasztása" mezőben a "beérkezett egy adott dátumtartományban" mezőt. Az állapot a "2. lépés: A szabály leírása szerkesztése( kattintson egy aláhúzott értékre)" mezőbe illeszkedik, mint korábban, de ezúttal a szerkesztendő leírás része. Dátumtartomány hozzáadásához kattintson a 2. lépés mezőben található "egy adott dátumtartományban" linkre.
A Dátum fogadása párbeszédpanelen jelölje be az "Utolsó" négyzetet, kattintson a legördülő menüre, és kattintson arra a dátumra, amely után el szeretné küldeni az automatikus kikapcsolást. Ha például február 8-án el szeretné küldeni a feladatát, kérjük, válassza az 7. nap után az Utolsó dátumot.
Ezután ellenőrizze az "Előző" négyzetet, válassza ki a dátumot a dátum előtti legördülő menüből. A kiválasztott dátumnak azt a napot kell követnie, amikor azt szeretné, hogy az irodai válasz leálljon. Ha például azt szeretné, hogy február 15. legyen az utolsó napja, amikor az ügyeleten kívüli választ küldi, válassza a február 16. dátumot.
A kiválasztott időpontok a 2. lépés mezőjébe kerülnek. A folytatáshoz kattintson a "Következő" gombra a Szabályok varázsló párbeszédpanelen.
A Szabályok varázsló párbeszédablak harmadik képernyőjén a dátumtartományban válassza ki, hogy mit szeretne a beérkező e-mailekkel kapcsolatban. Szeretnénk válaszolni az összes e-mailre az első részben létrehozott sablon használatával, ezért a "1. lépés: A művelet kiválasztása" mezőben ellenőrizzük a "Válasz egy adott sablon használatával" mezőt. A létrehozott sablon kiválasztásához kattintsunk a "2. lépés: Szerkesztésszabályozás szerkesztése( kattintsunk aláhúzott értékre") "konkrét sablon" linkre.
Válassza ki a Válasz sablon párbeszédpanelen a "Nézd meg" legördülő menüben a "Felhasználói sablonok a fájlrendszerben" lehetőséget.
Válassza ki a létrehozott sablont( esetünkben az "Out of Office Reply" sablont) és kattintson a "Megnyitás" gombra.
A kiválasztott sablon teljes elérési útja a kiválasztott művelethez kerül. A folytatáshoz kattintson a "Tovább" gombra.
A negyedik Szabályok varázsló képernyőn kiválaszthat minden olyan kivételt, amelyet alkalmazni szeretne a szabályhoz, például ha bizonyos embereket vagy csoportokat( "kivéve az emberek vagy a nyilvános csoportok") kíván kizárni. Nem adunk kivételt a szabályunkhoz, ezért a folytatáshoz kattintson a "Tovább" gombra.
Adja meg a szabály nevét a "1. lépés: Adja meg a szabály nevét" mezőbe. A "Kapcsolja be ezt a szabályt" négyzetet alapértelmezés szerint ellenőrizze, így a szabály automatikusan bekapcsol. De ne aggódj. Nem fog működni addig a megadott dátum után.
Nem szeretnénk futtatni a szabályt már a postaládánkban lévő üzeneteknél, ezért hagyja el a "Jelenlegi szabály futtatása a már beérkezett üzenetekhez" mezőben a jelölést. Ha ezt a szabályt az Outlook összes e-mail fiókjában szeretné futtatni, jelölje be a "Create this rule for all accounts" négyzetet. Kattintson a "Befejezés" gombra.
A szabály hozzáadódik a listához. Kattintson az "OK" gombra a Szabályok és figyelmeztetések párbeszédpanel bezárásához.
Most, amikor valaki az Ön által megadott időpontban e-mailt küld, automatikusan megkapja az üzenetet a létrehozott e-mail sablonban.
Annak ellenére, hogy a feladó automatikus választ kap arról, hogy Ön kívül van az irodából, még mindig megkapja az e-mailjeiket, jelezve, hogy automatikus válasz érkezett. Azonban úgy érzi, indokolt figyelmen kívül hagyni, amíg vissza nem tér.
Miután a szabály dátumtartománya lejárt, a szabály nem vonatkozik a bejövő e-mailekre. Mindazonáltal továbbra is kikapcsolhatja a szabályt. Ehhez nyissa meg a Szabályok és figyelmeztetések párbeszédpanelt a korábban ismertetett módon, és törölje a jelölést a listán szereplő szabály bal oldalán található jelölőnégyzetből. Kattintson a "OK" gombra a párbeszédpanel bezárásához.
Ha ezt a szabályt automatizált, hivatalból nem küldött válasz elküldésére használja, a válasz minden egyes küldőnek egyszer elküldve egyetlen Outlook munkamenet során. A munkamenet az Outlook program megnyitásakor, amíg el nem hagyja az alkalmazást. Ez megakadályozza, hogy a megkettőződő válaszok ugyanarra a feladóra kerüljenek, aki több üzenetet küld. Az Outlook lekérdezi, hogy minden egyes munkamenet során automatikus válasz érkezett, de ez a lista nullázódik, amikor kilép az Outlookból. Tehát hagyja nyitva az Outlook programot( ne lépjen ki és ne nyissa meg újra), így a szabály fut, és az automatikus lekérdezést elküldjük mindenkinek, aki e-mailt küld neked, így a feladók nem kapnak többet az irodai válaszokból.