2Aug
Ha nem élsz felelősség nélküli életet, akkor a nap valószínűleg felemelkedik, és a napi naptárodon nyugszik. Ha nem tudod, mi történik naponta, akkor gyorsan megtalálhatja magát elveszett egy labirintusban a kimaradt találkozók és meglepetés találkozók.
Beszéljünk az Outlook naptárairól, mert az e-mailen kívül( talán még ritkábban) szervezett és produktív is az események kezelésére és a dolgok elvégzésére támaszkodik. Az egyik dolog, amit az Outlook nagyszerű aplombokkal végez, talán jobb, mint a legtöbb egyéb alkalmazás, a naptárzás. Az Outlook naptárfunkciói az események létrehozása, módosítása és megosztása szempontjából másodlagosak.
Ez a cikk elsősorban az egyszerű dolgokra fog összpontosítani. Megmutatjuk, hogyan hozhat létre és kezelheti naptárait, felveheti a találkozókat, találkozókat, és megoszthatja azokat a címjegyzékben másokkal az egyszerű együttműködés érdekében. Mire befejeztük, megmutatjuk, hogy az alapok - például az e-mailek vagy a névjegyek és a címjegyzékek - használatán túlmenően felhasználhatja a naptárat a forgalmas életedbe, és javíthatja otthonát vagy kis irodáját.
Naptár alapjai
Az Outlook használatakor rendelkezésére áll a naptártervezés lehetősége. Még akkor is, ha nincs beállítva e-mail fiókja, továbbra is használhatja az Outlook funkcióit. A naptár azonban a legjobban működik, ha kihasználhatja együttműködési lehetőségeit, ezért e-mail fiók használatával biztosíthatja, hogy képes legyen meghívókat küldeni és részt venni a résztvevők értesítéseiben.
Függetlenül attól, hogy itt van az alap, mindennapi naptár, vagyis az alapértelmezett Outlook profilhoz társított alapértelmezett naptár. Ez a havi nézet, de a Megbízás lapon található funkciók segítségével módosíthatja a nézetet.
Az alábbiakban például a munkanapi nézet( a teljes hét nézetével szemben).Nagyon egyszerű, az időjárás( beállíthatja a városodhoz), és egy keresőmezőt. Ha találkozókkal vagy találkozókkal rendelkezik, itt látni fogja őket, és az előző vagy a következő hétre ugorhat, ha a naptár élei mentén kattintson az "Előzetes kijelölés" vagy a "Következő kinevezés" gombra.
Mozgassunk egy kicsit, és összpontosítsunk arra, hogyan változtathatjuk meg a naptár elrendezését, hogy jobban megfeleljen az Ön konkrét vagy egyedi igényeinek.
A Naptár izomzatának hajlítása
A naptár rendezésének és megjelenésének megváltoztatásához elég sokat tehetünk. Ha megnézed az alábbi Nézet lapot, akkor olyan stílusok egész sorát láthatja, amelyeket a szervezeti igényeknek megfelelő naptárhoz alkalmazhat.
Nézze meg a következő naptárat. Néhány apró változtatást tettünk a megjelenésében. Az egyik, akkor megváltoztathatja a színt, ami egy finom, de szép érintés.
A Nézet fülön több más nézetet adhat meg, hogy kiemelje a beillesztett módot. Például a Teendő bár, amely lehetővé teszi a naptárak, az emberek és a feladatok jobb oldali oszlophoz történő hozzáadását( lásd fent).Ez a Teendõsáv testreszabható az éppen beállított üzemmódban, így ha a feladatok és a naptár engedélyezve van, mint a fenti képernyõképen, ha átvált a beérkezett levelek közé, újra be kell kapcsolnia aBarát.
Jó ötlet játszani a Nézet lapon minden üzemmódban, mert nem mindenki lehet pontosan ugyanaz. Például az Olvasópanel nem sok a naptár nézetben, de ez mindenképpen kitűnő kiegészítés a postaládába.
Hasonlóképpen, nézze meg a napi naptár nézetet, ha a Napi Feladat nézet engedélyezve van. Itt láthatja napi naptárát az alábbi feladatokkal.
Többet fogunk beszélni a közelgő cikk feladatairól, de most összpontosítsunk mindent, amit érdemes tudni a találkozókról és találkozókról.
Találkozók és találkozók felvétele
Nézzük meg a találkozókat és a találkozókat. A következő példában egy pizzapartit szervezünk. A téma természetesen a kinevezés természete, és míg a pizza party nem feltétlenül "kinevezés", akkor az ötlet. Ezután hozzáadhat más jellemzőket, például ahol a pizza party zajlik, és a kezdési és befejezési időpontokat.
Sok hely van( technikailag korlátlan), hogy jegyzeteket, utasításokat vagy utasításokat adjon az eseménynek. Természetesen nem sok a párt, ha nincs más ember. Ezért be kell hívnunk néhány résztvevőt. Ha meghívja az embereket, már nem tekinthető időpontnak. Ehelyett az Outlook átvált egy találkozóra. A következő képernyőképen látjuk az új kinevezésünket.
Neveket kézzel írhat be, vagy kattintson a "Címzett" gombra, hogy résztvevőket vegyen fel a címjegyzékből. Ha még nem állított be címjegyzéket, megmondhatjuk, miként lehet hozzáadni és kezelni a névjegyeket, valamint importálni a partnereket más forrásokból, például a Gmailből.
Azonnal vághatsz az üldözésre, és egyszerűen kattints az "Új találkozó" gombra a Szalag házi lapján. Amikor meghívja a résztvevőket, lehetősége van arra, hogy további válaszüzeneteket kérjen.
Ha választ szeretne kérni( ahelyett, hogy egyszerűen elhagyná a szót, és elhagyná azt), akkor a meghívottaknak lehetősége nyílik az RSVP-re. Ne feledje, ez csodálatosan működik egy olyan Microsoft termékkel, mint például az Outlook.com e-mail fiókja, ahol válaszüzeneteket kap közvetlenül az üzenetben.
A Gmailben nagyjából ugyanúgy tudsz cselekedni egy meghívón. Azonban válaszolsz, elküldjük az eseményszervezőnek, és automatikusan hozzáadjuk az Outlookhoz.
Most, hogy tisztában vagyunk a kinevezésekkel és a találkozókkal, továbblépünk a módosításukra és törlésre, mert a változás elkerülhetetlen, és néha a legjobban megtervezett terveink esnek át.
Találkozók módosítása vagy visszavonása és követési válaszok
Valami jött létre, és pizzapartit szombat este kell mozgatnunk. Ez nem számít számunkra, de mi van a résztvevõkkel? Nos, a terveik teljes mértékben magukhoz tartoznak, de az Outlook néha megkönnyíti a módosítások figyelmeztetését.
Egy találkozó módosításához és a résztvevők figyelmeztetéséhez először nyissa meg az eseményt az Outlook naptárából, és tegye meg a szükséges módosításokat. Ebben az esetben csak egy napra mozgatjuk a találkozót. Ne feledje, hogy kattintson a "Küldés frissítése" gombra, és a meghívottak frissítésre kerülnek a változtatás során.
Ezen a ponton, ha bármelyik résztvevő korábban elfogadta a meghívását, újra be kell fogadnia.
Most már jó alkalom arra, hogy megmutassam, hogyan lehet nyomon követni a találkozó fejlődését. Kattintson a "Követés" gombra, innen innen találkozhat a találkozó előrehaladásával. Jelenleg csak egy meghívott elfogadta, így talán ez a szombat nem olyan jó alkalom.
Uh oh, ismét valami jött elő, és el kell törölnünk az ülést. Egyszerűen kattintson a "Találkozó megszakítása" gombra. A meghívása mostantól megváltozik, és a "Küldés visszavonása" gombra kattintva kattinthatsz és elküldheted a rossz híreket.
Ez annyira egyszerű, hogy a korábbi meghívottak frissített e-mailt fog kapni, és az esemény kilép az Outlook naptárból.
Események
A találkozókkal és a megjegyzésekkel ellátott találkozókkal találkozhat a naptárban. Ha áthelyezi rajta, látni fogja a vonatkozó részleteket. Ezen a ponton, ha minden jó, elhagyhatja azt, és továbbléphet más dolgokra.
Ha azonban módosítani szeretné vagy törölni szeretné, megnyithatja azt dupla kattintással vagy a Ribbon megfelelő műveletével, amely itt van a "Megnyitás" gombra.
Ugyanazokat a szalagvezérlőket is elérheti a jobb egérgomb helyi menüjéből.
Az értekezlet vagy a találkozó megnyitásakor vegye figyelembe az Opciók fület, amellyel befolyásolhatja az olyan változtatásokat, mint pl. Az állapot módosítása( foglalt, sürgős, nem hivatalban stb.), Emlékeztető beállítása, időzóna megváltoztatása,az esemény, mint visszatérő.
Az ismétlődő események gyakoriak, például egy heti találkozó vagy negyedéves bevételi esemény, vagy csak ebéd egy barátjával, ezért jó tudni, hogyan kell őket beállítani. Amint láthatja a screenshotból, elég könnyű kidolgozni. Beállíthatja a kinevezés időpontját, a mintát, és természetesen a hatótávolságot vagy a visszatérés időtartamát.
Az alábbi képen láthatja az ismétlődő eseményeket minden hétfőn, 13:00 órakor, ami határozatlan ideig folytatódik.
Fontos megjegyezni, hogy míg a találkozók és a találkozók több kulcsfontosságú különbséggel bírnak, mégis úgy néznek ki, és módosíthatók ugyanúgy, így a kinevezésekkel kapcsolatos összes lehetőség azonos lesz a találkozókkal.
Fájl vagy dokumentum csatolása egy naptárelemhez
Képzeljük el, hogy kineveztél, például, hogy beveszi kedvencét az állatorvosnak, vagy megváltoztatja az olajat, és mindkét esetben van egy olyan dokumentum vagy kép,ragaszkodni hozzá, hogy ne felejtse el.
A következő példában végül megváltozik az olajunk, és megkapjuk a kupont. Kinyomtathatja a kupont, és megpróbálhatja megjegyezni azt előre, vagy egyszerűen csatolhatja a találkozóhoz, így amikor az Outlook emlékezteti Önt, a kupon pontosan ott van, így kinyomtathatja, amíg gondolkodik rajta.
Ehhez kattintson a "Fájl csatolása" gombra, majd keresse meg a mentési helyet. Helyezze be a fájlt úgy, hogy beilleszti a szöveget, vagy illessze be a fájl helyét hiperhivatkozásként. Ebben az esetben csak a PDF formátumot csatoljuk.
Természetesen ez nagyon hasznos lehet, ha dokumentumokat kell megosztani egy üzleti találkozóra, tananyagokat küldenek a diákoknak, vagy amikor a helyzet további információkat kérhet.
A naptárak kezelése és megosztása
A naptárak kezelésével két dolgot érhet el. A naptárokat különböző forrásokból nyithatja meg, és naptári csoportokat hozhat létre és menthet.
Ha a "Naptár megnyitása" gombra kattint, létrehozhat egy naptárat több forrásból, beleértve az internetről is, vagy létrehozhat egy üres naptárat. Az üres naptár létrehozásának egyik előnye az, hogy meg tudod tartani a munkádat és az otthoni életedet.
A következő képernyőképen több naptárat is létrehoztunk, és létrehoztunk egy speciális csoportot a munkához. Valójában az eseményeket egyik naptárból a másikba is átviheti;láthatja, hogy van egy bejegyzésünk egy heti találkozóra a két kijelölt naptárban.
Az események kalendáriumokon való áthúzása azt jelenti, hogy ha töltötted az időt egy találkozó vagy találkozó hozzáadásával, ha később eldönti, hogy másik naptárban kell lennie, akkor nem kell újra létrehoznia az eseményeket.
Végül oszthat meg naptárakat, amelyeknek eléggé magától értetődőnek kell lenniük, de tudják, hogy képesek-e e-mailben elküldeni a naptárat. Röviden egy korábbi cikkben tárgyaltuk, ez csak egy újabb út a megvalósításhoz. A következő képernyőképen láthatja, mi történik, ha ezt az opciót használja.
Megadhatja, hogy mely naptárat osztja meg, a dátumtartományt( egy naptól az egész naptárig), a megosztott adatok szintjét( egyszerű elérhetőség, korlátozott mennyiség és teljes részletesség), majd van néhány olyan speciális beállítás is, amelyet használhat.
Az ilyen módon történő megosztás azt jelenti, hogy gyorsan, egyszerűen és zökkenőmentesen eljuttathatja naptárinformációit más Outlook felhasználókkal, valamint integrálhatja az Önnek küldött naptárakat.
Naptár opciók
Van néhány naptárbeállítási lehetőség, de nem annyira, mint az e-mailben. Ezen opciók többségének célja, hogy beállítsa a naptárat, hogy hatékonyabban tudjon dolgozni a szakmai és személyes igényeivel.
Például megváltoztathatja a munkaidőt és a munkanapot, felveheti az ünnepeket, módosíthatja az időzónát, beállíthatja az alapértelmezett színt, és még a Fahrenheit és a Celsius között is választhat. A szabadidőn keresztül dolgozzon végig rajta, és próbálja ki, mi működik a legjobban az Ön számára.
Az Outlook naptár funkciói csúcsminőségűek, és ha olyan szervezetnél dolgozik, amelynek központi Exchange kiszolgálója van, akkor valószínűleg ismeri a közös naptárakban való részvételt, az eseményeket és másokat. Mindez zökkenőmentesen működik a saját helyi Outlook telepítésénél a nagyobb teljesítmény és kényelem érdekében.
Otthon, jó, ha egy naptár olyan sok funkcióval rendelkezik ugyanabban a programban. Nem szükséges váltani e-mail alkalmazásról a naptár alkalmazásba, ütemezni az eseményeket és gyorsan meghívni a résztvevőket néhány kattintással az egérgombbal és még sok mással.
De elég, ha beszélünk tőlünk. Miért nem hallunk rólad most? Tájékoztasson a gondolatairól, vagy adjon meg észrevételeit a vitafórumunkban.