5Aug
Ez a vendég cikket az Askar, a DemoGeek tech site mögött álló geek írta.
Ha csapattal dolgozik, vagy ügyfeleivel foglalkozik, érdemes meggyőződnie róla, hogy a dokumentumokat a megfelelő módon terjesztette úgy, hogy a dokumentumban szereplő információk eljussanak a megfelelő közönséghez, és tiszteletben tartják az információk titkosságát.
A Word 2007-nek van egy olyan funkciója, amellyel formálisan felkészülhet a Word dokumentumára, hogy megfelelő csoportosíthasson egy embercsoportot, vagy akár olyan személyeket is, akiknek bizonyos hitelességi tényezőjük van.
Előkészítés
Indítsa el a Word 2007 programot, és készítse el a dokumentumot a kívánt módon.
Ha elégedett a dokumentummal és készen áll a terjesztésre, szüneteltessen egy pillanatra, mielőtt az e-mail alkalmazásba ütközött, és kövesse ezeket az egyszerű lépéseket, hogy a dokumentumot készen álljon a terjesztésre. Ne feledje, hogy ezek a lépések elszigeteltek, és ez azt jelenti, hogy kiválaszthatja és kiválaszthatja a követni kívánt lépéseket.
Kattintson az Office Button -re és kattintson a " Prepare " menüpontra.7 különböző lehetőség közül lehet választani. Megmagyarázom mindegyik opciót, hogy felvehesse és választhassa ki az opcióinak megfelelő kombinációját a terjesztési követelményekhez.
A dokumentum tulajdonságai
A lista első eleme az tulajdonságok opciója, amellyel megadhatja a dokumentáció metaadatainak adatait.
Megadhatja a dokumentum szerzőjének, címének, tárgyának, kulcsszavainak, kategóriájának, státuszának és megjegyzéseinek a nevét.
Néhány ezek közül megtekinthető az fájl & gt; Tulajdonságok párbeszédablak.
Ne feledje, hogy a dokumentum véglegesítését követően nem fogja látni ezeket a tulajdonságokat, de addig a tulajdonságokhoz társíthatja a dokumentum tulajdonságait mások számára ahhoz, hogy megismerje a dokumentumot, mielőtt megnyitná.
A dokumentum ellenőrzése
A lista második opciója az " dokumentum ellenőrzése " opció.A dokumentumok terjesztésére szolgáló előkészítés részeként megvizsgálhatja a dokumentumot megjegyzések, revíziók, revíziós jelölések, tintarezelés esetén. Megtekintheti a rejtett metaadatokat vagy a dokumentummal mentett személyes adatokat. Megvizsgálhatja a dokumentummal tárolt egyedi XML-adatokat. A fejlécekre, láblécekre és bármilyen vízjelre vonatkozó információkat is ellenőrizheti. Végül ellenőrizheti a dokumentumban rejtett szövegeket is.
Válassza ki az ellenőrzési lehetőségeket, amelyeket meg akart győződni a dokumentum elosztása előtt, és amikor megnyomja az " Inspect " gombot, a Word ellenőrzi a dokumentumot, és értesíti Önt minden olyan elemről, amelyet az ellenőrzés során talál.
A figyelmet igénylő elemeket felkiáltójellel jelölik, és választhat, hogy újra megvizsgálja, ha akarja.
Az
dokumentum titkosítása A lista harmadik része a " dokumentum titkosítása " opció.Válassza ezt az opciót, ha azt szeretné, hogy a dokumentum csak bizonyos megbízható személyek számára nézzen. Lehetővé teszi, hogy titkosítsa a dokumentumot az Ön által választott jelszóval, és a felhasználóknak meg kell adniuk ezt a jelszót a dokumentum megtekintéséhez.
Válasszon ki egy jelszót, amelyet fel tud osztani a csoportnak. A tanácsom az, hogy ne válasszon olyan jelszót, amelyet személyesen használ, hanem egy olyan jelszót, amelyet senki sem tud használni ahhoz, hogy nyomon követhesse az online fiókjait vagy az Ön által személyesen használt bármely érzékeny fiókot.
Még egyszer megerősítse a jelszót. A jelszavak megkülönbözteti a kis- és nagybetűket, és győződjön meg róla, hogy megőrizze / emlékezzen a jelszóra, mivel nem lehetséges a jelszó visszaállítása, ha elfelejtette, és a jelszó elfelejtésekor nem lehet megnyitni a fájlt.
A titkosítást követően meg kell tudnia látni, hogy a menü opció kevés háttérszínnel jelzi, hogy ez a dokumentum titkosítva van.
Ha az elosztócsoportodban lévő emberek megpróbálnak titkosított dokumentumot megnyitni, akkor felkérik a jelszót.
Jelszó nélkül egyáltalán nem tudják megnyitni a dokumentumot.
Engedély korlátozása
A listában a negyedik a " korlátozza az engedély " opciót. A "Korlátozás engedélyezése" opció használatával korlátozhatja, hogy mit tehetnek az emberek a dokumentummal. Ha a dokumentum érzékeny, akkor a "Korlátozások engedélyezése" funkcióval korlátozhatja a dokumentum szerkesztését, másolását és nyomtatását. Az
Korlátozás engedélyezése a Windows Rights Management ügyfélprogramot használja a korlátozások végrehajtására.
Megadhatja, hogy telepítse az Windows Rights Management eszközt. Ne aggódj, menj előre, és telepítsd, a megbízható forrásból származik. A telepítés után meg kell tudnia állítani, hogy mit tehetnek az emberek a dokumentummal.
Digitális aláírás hozzáadása
A listában az ötödik a " Digital Signature " opció hozzáadása. A digitális aláírás biztosítja a dokumentum integritását. Gondolj a digitális aláírásra, mint papír aláírásra, de elektronikusan a kényelem érdekében. Ha a dokumentum digitális aláírással rendelkezik, a dokumentum integritását és bizalmát jelzi. Ez hasznos lenne, ha a dokumentumot a közönség nagy csoportjába osztja.
Kattintson az " Digitális aláírás " opcióra, és a Word a fenti párbeszédpanelen felhívja a Digital Signature szolgáltatók keresését az Office Marketplace-on.
Az Office Online Marketplace-on képesnek kell lennie arra, hogy megtalálja a digitális aláírási szolgáltatót, amelyet a dokumentum aláírásához használhat.
Run Compatibility Checker
Először hagyjuk az utolsó " Run Compatibility Checker " opciót. Ha olyan funkciókat használ, amelyek kifejezetten a Word 2007-re vonatkoznak, és ha gyanítod, hogy a közönség régebbi Word-verziókat használ, akkor érdemes futtatni a Kompatibilitási ellenőrzőt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a dokumentumot a teljes közönség el tudja olvasni.
A Word 2007 egy előre definiált kompatibilitási ellenőrzést fog végrehajtani, és ha bármilyen kompatibilitási problémát észlel, felsorolja azokat a fenti párbeszédablakban, ha nem jó a dokumentum elosztása előtt áttérni az utolsó lépésre.
Megjelölés végleges
Ez lesz az utolsó lépés, amit el szeretne követni, mielőtt a dokumentumot elosztaná a csoporthoz. Ahogy a neve is jelzi, ez a művelet a dokumentumot az összes terjesztéshez jelöli.
Mivel ez jelentős változtatásokat eszközöl a dokumentumban, a rendszer megkérdezi, hogy meg szeretné-e jelölni a dokumentumot véglegesként.
Miután a dokumentumot véglegesnek jelölték, a dokumentumot nem lehet szerkeszteni, és meg kell tisztítani minden bizonyítékolvasást, megjegyzést stb. Az
Finalized Documents új stílbillentyűt kap az állapotsoron, amely jobban hasonlít egy papírtörmelékre.
Az elosztásra felkészített dokumentum megszerzése segít elkerülni azokat a nyilvánvaló hibákat, amelyeket egy nagy csoporthoz tartozó dokumentumok terjesztésénél teszel. Nem kell követnie az összes lépést;inkább kiválaszthatja és kiválaszthatja, melyiket kívánja / preferálja. A Word 2007 elég rugalmas ahhoz, hogy a dokumentumok elkészítéséhez készítsen fel kérést. Remélem, hogy ezt hasznosnak találja, és remélem, hogy a Word 2007 képes a dokumentumok megfelelő véglegesítésére az elosztás előtt. Ha bármilyen kérdése vagy észrevétele van, kérjük, írjon meg észrevételeket.