13Aug
A faxkészülékek továbbra is szállítják az irodákban szerte a világon. A kormányzati ügynökségek, az ügyvédek, az orvosok és más lassú szervezetek gyakran még faxokat is igényelnek - a legjobb esetben ez egy szükséges gonosz.
A faxot gyakran biztonságosabbnak találják, mint az e-mailek, bár valójában nem. A faxkészülékek titkosítás nélkül kommunikálnak a telefonvonalakon, és a faxkészüléket gyakran elfoglalt területeken tartják, ahol bárki könnyen megragadhatja a dokumentumokat.
A faxolás alternatívái
Számos alternatíva van a faxoláshoz. Ha nincs korlátozva a törvények, vagy mert a másik fél igényei faxot igényelnek, próbálkozzon az alábbi alternatívák egyikével:
- E-mail dokumentumok : Igen, a szerény e-mail számos faxot helyettesíthet. Valószínűleg faxot ír a számítógépről gépelt dokumentumra, ezért miért ne zavarja a faxkészüléket? Csatolja a fájlt egy e-mail címre, vagy csak magába foglalja a fontos szöveget egy e-mailben.
- szkennelés és e-mail küldése : Ha van olyan szkennerrel működő faxkészülék is, akkor papíralapú dokumentumok beolvasását számítógépére PDF fájlként is beolvashatja. Csatolja ezeket a PDF fájlokat egy e-mailre, hogy elküldje őket. Megpróbálhatja még a telefont használni a dokumentum beolvasásához - biztos, hogy ez nem lesz a legjobb minőség, de láttunk néhány nagyon alacsony minőségű faxot.
- Dokumentumok feltöltése: Egyes szervezetek lehetővé tehetik, hogy feltöltsék ezeket a beolvasott dokumentumfájlokat az interneten, nem pedig egyszerűen e-mailben.
- Használja a csigaüzenet : A csiga levelezés lassabb alternatívája a faxolásnak, ami sok szempontból rosszabb, de nem mindig rossz. Ha nincs faxkészüléke, és a dokumentum nem sürgős, általában faxot küldhet a legtöbb szervezetnek a faxküldés helyett. Biztos, hogy foglalkoznia kell a postai rendszerrel, de legalább nem kell faxot küldenie.
Dokumentumok aláírása nyomtatás nélkül
Előfordulhat, hogy aláírja a dokumentumokat, és elküldi őket valakinek, és kinyomtatásuk után kísértést von maga után. Végül is az alternatíva a dokumentum nyomtatása, aláírása, beolvasása a számítógépbe, és e-mail küldése. Ahelyett, hogy elpazarolná az idejét, használhatja a szoftvert arra, hogy valódi aláírását alkalmazza a számítógépén lévő dokumentumra. Egyszerûen rögzítse az aláírását egyszer, és a dokumentumokhoz alkalmazható képként tárolja. A jövő dokumentumainak egyszerű aláírása nyomtatás nélkül is lehetséges.
Ha tollal rendelkező táblagépet használ, akkor a tollat is használhatja, ha a dokumentumot közvetlenül a képernyőre írja.
Dokumentum online faxolása
Az online faxszolgáltatások lehetővé teszik a dokumentum faxolását anélkül, hogy szüksége lenne egy faxkészülékre, akár egy telefonvonalra. Webes felületet használ fel egy dokumentum feltöltéséhez, és írja be a címzett telefonszámát. Maga a szolgáltatás gondoskodik az elmúlt kilométerekről, faxolva a dokumentumot a távoli faxkészülékre saját telefonvonalain keresztül.
Ha csak ritkán kell faxot küldenie, ezek a szolgáltatások lehetővé teszik, hogy itt és ott néhány oldalt küldjenek anélkül, hogy egy centet költene. Ha gyakrabban kell faxot küldenie, akkor fizetnie kell valamit - de fizetnie kell egy faxkészülékhez és egy telefonvonalhoz is.
Ezek a szolgáltatások technikailag magukban foglalják a faxolást, de legalább nem úgy érzik magukat, mint egy unalmas régi faxkészüléket, és nem követelik meg, hogy legyen vezetékes telefonja.
Fax fogadása Online
A fax fogadása fejfájás lehet, ha otthoni irodája van. A faxkészüléknek folyamatosan be kell kapcsolnia, és faxokat kell hallgatnia. Szüksége van egy dedikált vonalra a faxok fogadására, hogy ne maradjon le faxok, amikor telefonál. Megpróbálhatja megkérni az embereket, hogy faxoljanak meg egy dokumentumot egy adott időpontban, amikor biztos vagy benne, hogy a vezetékes telefonja nincs összekapcsolva.
Ahelyett, hogy kezelné ezt az ostobaságot, kérje meg az embereket, hogy vizsgálják meg és küldjenek e-maileket az Ön számára. Más eszközöket is használhat, ha nem szeretne e-mailben megbízni - például a JotForm-ot a Dropbox-szal együtt használva létrehozhat egy olyan weboldalt, ahol az emberek feltölthetnek PDF-fájlokat, és megjelennek a Dropboxban lévő mappában.
Megpróbálhat egy olyan szolgáltatást is használni, amely rendelkezik egy dedikált faxszámmal, és lehetővé teszi faxok fogadását. Ezek általában pénzt költenek - elvégre a faxszolgáltatásnak meg kell fizetnie egy dedikált vezetékes telefonszámot, és figyelemmel kell kísérnie az Ön számára. Az eFax havonta 10 ingyen bejövő oldalt kínál, bár nem adnak ingyenes kimenő oldalakat. A HelloFax lehetővé teszi öt ingyenes oldal elküldését, de ez az. Minden ingyenes online faxszolgáltatásnak ilyen fogása van - az ingyenes ajánlat létezik, hogy felhívhasson, míg a legfontosabb funkciókért fizetnie kell. A faxoláshoz tartozik a faxkészülékekhez és a vezetékes telefonszámokhoz való kapcsolódás, és ez nem ingyenes. Gyakran üzleti célokra is használják, és a vállalkozások hajlandóak pénzt költeni erre a dologra.
Az utolsó üdülőhely: egy tényleges faxkészülék használata nélkül egy
Ha nem szeretne online szolgáltatásokkal vagy csigaüzenetekkel foglalkozni, és teljesen nincs más választása, mint ha az alkalmi dokumentumot faxként elküldi, még mindig van alternatívája a vásárlásnaksaját faxkészüléket és vezetékes telefont használ. Valószínűleg látogathat egy helyi boltba, amely másolást kínál, és néhány centért fizetni fog faxküldésre. Ez nem ideális abban az esetben, ha gyakran küld faxokat, de ha évente egyszer valamilyen faxot kell küldenie, ez rendben lehet.
Természetesen ez még mindig magában foglalja a faxkészülék használatát. Egyes szervezetek csak faxokat kérnek, és nem érheti kényelmesen a rendkívül érzékeny dokumentumokat webes faxszolgáltatásra. Sokat nem tehetünk, ha olyan szervezetet kell kezelnünk, amely faxokat igényel.
A faxolás még mindig egy ideje marad velünk, ha csak olyan szabályok miatt, amelyek arra késztetik az egészségügyi és jogi szervezeteket, hogy a modern alternatívák helyett a régebbi faxrendszert használják.
képminőség: Abhisek Sarda a Flickr-en, a Flickr-en való vándorlás meséi, AuthenticEccentric on Flickr