Menj Paperless: Minden nyomtatás leállítása és élvezze a digitális életet

A "papíralapú iroda", amit ígértek, soha többé nem érkezik meg. A valóság azonban az, hogy ma egy papírmentes iroda van itt, ha kihasználni akarja.

Ha még mindig valaki, aki e-maileket, weboldalakat és egyéb dokumentumokat nyomtat, akkor leállhat. Vannak jobb módjai annak, hogy nyomon kövessék az adatait, és gyorsabban hozzáférjenek hozzájuk - nem tudsz szavakat keresni a fizikai papírdarabokon.

A nyomtatás elleni védelem

A nyomtatás költséges és kényelmetlen, gyakran drága tintapatronokat, nyomtatópapírt és új nyomtatókat igényel, ha az olcsó tintasugaras nyomtató meghibásodik. Mindezek a papírok rendezetlenül rendeződnek, vagy soha nem lesz képes megtalálni, amit keres. Nem tudod elérni, amikor távol van az irodádtól, nem kereshetsz át rajta, és csak egy példányod van, így bajban van, ha valaha is történik vele.

A nyomtatásra akkor volt szükség, ha a számítógépek vastag téglák voltak, amelyek asztalhoz csatlakoztak. Most sétálunk a zsebünkben lévő számítógéppel, olyan papírokkal, amelyek megközelíthetik egy papírdarab méretét, és olyan felhőszolgáltatásokat, amelyek képesek biztonsági másolatot készíteni és szinkronizálni minden dokumentumot az összes eszközén. Megkeresheti azokat a dokumentumokat, amelyeket mentett az általuk tartalmazott szavakkal, így nem kell bonyolult bejelentési rendszert létrehoznia és mesterkedni.

Hogyan ne nyomtassuk le az

-et Mi a geeks már régebben abbahagyta a nyomtatást, de sokan vannak ott, akik rendszeresen nyomtatnak e-maileket és weboldalakat. Megpróbálunk néhány tippet felmutatni, amelyek segítenek Önnek abban, hogy távol tartsák a nyomtatótól, és új módot biztosítsanak a megtakarítás és az információ rendezésére.

• Digitális fájlkabinet létrehozása : Először is eldöntheti, hogy hol nyomtat ki a dolgok mentése helyett. Segít abban, hogy legyen egy egységes helye, ahol mindent megment. Javasolnánk egyfajta felhőalapú szolgáltatást, amely szinkronizál minden eszközön, így az okostelefonokon és táblagépeken, valamint a számítógépen is elérheti őket. Sokan az Evernote archívumként használják az összes jegyzetüket és dokumentumaikat, de Ön is eldöntheti, hogy menteni fog egy olyan felhő tárolási szolgáltatásra, mint a Dropbox, a Google Drive vagy a Microsoft OneDrive. Ha valóban inkább a helyi tárolást szeretne, mentheti a fájlokat egyetlen mappába a számítógépen - de mindenképpen készítsen biztonsági másolatot. Ez kevésbé lesz kényelmes, mivel manuálisan másolni kell a fájlokat a többi eszközre, ha máshol szeretné megtekinteni őket.
• Nyomtatás PDF formátumba : Bármit nyomtatni szeretne - legyen szó átvételről, dokumentumról, e-mailről vagy weboldalról - nyomtatható PDF fájlra. Először telepítenie kell a PDF-nyomtatót a Windows számítógépére. Ezután a nyomtatási folyamat a szokásos módon megy keresztül, kiválasztva a virtuális PDF nyomtatót. Kapsz egy olyan fájlt, amelyet bármikor tárolhatsz, mint Evernote vagy Dropbox.

• E-mailek nyomtatása : Az e-maileket ugyanúgy nyomtathatja PDF formátumba. Akkor is próbálhatja meg őket a főszereplőből( ha a Gmailt használja), vagy hozzáadja őket egy speciális mappához vagy címkéhez, ahol később megtekintheti őket. Ezeket az e-maileket később bármely e-mail klienssel rendelkező eszközzel elérheti - nincs szükség nyomtatásra.
• Weboldalak nyomtatása : Ha weblapokat nyomtat későbbiekben, akkor inkább kinyomtathatja azokat PDF formátumba. Emlékeztetheti őket később is( könyvjelzői szinkronizálhatók az összes eszközön).Ha később szeretné elolvasni a weboldalt, használjon olyan szolgáltatást, mint például a Pocket vagy az Instapaper, hogy létrehozza az olvasni kívánt cuccok listáját. Az ilyen szolgáltatások egy weboldalt készítenek, olvashatóvá, csak szöveges cikkekké alakítják át, és offline módon is tárolják a mobileszközökön, így később olvassa el a weboldalt anélkül, hogy nyomtatni kellene.
• Nyomtatás térképek : Nem kell nyomtatnia térképeket, ha van okostelefon GPS-sel. Ha a Google Térképet használja, bejelentkezhet a Google Térkép alkalmazásba, és megtekintheti a Google Térkép webhelyén végzett keresések listáját. A térképet természetesen PDF-be is kinyomtathatja.
• Dokumentumok faxolása : Egyes meszesedett régi vállalkozások még mindig igényelnek faxokat. Használhat egy olyan szolgáltatást, mint a HelloFax, hogy faxokat küldjön az interneten. A HelloFax havi 5 ingyenes faxot kínál - ez több, mint elegendő az otthoni felhasználók számára, akiknek csak alkalmanként faxot kell küldeniük.
• Ha valaki kitart a nyomtatott dokumentumokon : Sajnos egyes szervezetek továbbra is ragaszkodnak a nyomtatott dokumentumokhoz. Csak nem keressük ezt. Ha nem vesznek el PDF-t e-mailben, előfordulhat, hogy nyomtatni kell.
• Mi a teendő a régi papírdokumentumokkal : Könnyebb elindulni papíralapú módon, ahelyett hogy eldöntöd, hogy módszeresen átformálod a régi papírdokumentumokat a digitális verziókra - ez sok munka lehet. Mindazonáltal a régi dokumentumokat PDF-fájlokkal is beolvashatjuk egy szkennerrel.

Digitális fájlok használata

A digitális munkaterület számos előnye van a papírnak:

• Biztonsági mentés : A fájlok biztonsági mentése akkor történik meg, ha olyan szolgáltatással rendelkezik, mint az Evernote, a Dropbox, a Google Drive vagy a SkyDrive. Ha a ház leég, nem fogod elveszíteni a fontos dokumentumokat.
• Keresés : Az összes elektronikus dokumentumot könnyedén megtalálhatja, hogy megtalálja a szükséges dokumentumokat anélkül, hogy áttörné a papír hegyeit. Az Evernote, a Dropbox, a Google Drive, a SkyDrive, akár a Windows - mindegyiknek teljes szöveges keresési funkciói vannak.
• Hozzáférés bárhol : A papírokat bárhonnan elérheti bárhonnan számítógépről, okostelefonról vagy táblagépről. Ha ki vagy, és valamit fel kell keresned, akkor az okostelefonodból csinálhatod, nem pedig haza és ásni a papírokat.
• No Clutter : Nem kell aggódnod a dokumentumok tárolásával, szervezésével, helyének kialakításával és közzétételével kapcsolatban.
• Nincs nyomtatási költség: Ha nem kell drága tintát, olcsó nyomtatókat és nyomtatópapír halomokat vásárolni, pénzt takarít meg.

Természetesen egyes dokumentumok túlságosan érzékenyek lehetnek az online tároláshoz. Ilyen helyzetekben mindig használhatja a titkosítást - titkosított tároló létrehozása és tárolása olyan szolgáltatásban, mint a Dropbox, a Google Drive vagy a SkyDrive. Az embereknek meg kell adniuk a jelszavukat, mielőtt elérhetik a dokumentumokat.

képarány: Sarah Kolb-Williams a Flickr-en, cellanr a Flickr-en, jeremyfoo a Flickr-en