26Aug
Jika Anda memberi tahu kami bahwa email telah gagal, kami akan meminta Anda untuk melihat kotak masuk kami. Mampu memilah dan mengatur kekacauan pesan yang tiba setiap hari cukup penting untuk menjaga kewarasan di tempat kerja.
Ini bukan hanya tentang spam. Spam masih ada, fakta kehidupan yang menjengkelkan, namun ada beberapa cara untuk mengatasinya. Ini adalah email lain yang kami dapatkan - pembaruan tentang perangkat lunak, undangan ke acara, milis yang kami ikuti, tetapi tidak pernah diingat untuk berhenti berlangganan - yang semuanya memerlukan beberapa cara untuk mengatur, menyortir, dan mengajukan pesan ke tempat yang semestinya., apakah itu folder yang ditunjuk atau tempat sampah.
Kami telah berbicara sedikit tentang Outlook, termasuk dasar-dasar e-mail seperti menulis dan mengirim, cara menambahkan dan menerima lampiran, serta mengimpor kontak dan mengelola buku alamat. Kami ingin mengalihkan perhatian kami sekarang ke gambaran yang lebih besar, dengan berfokus pada manajemen kotak masuk.
Menguasai Kotak Masuk Outlook Anda
Outlook memiliki banyak fitur yang ada untuk membantu Anda memfilter surat Anda ke tempat yang semestinya. Untuk memulai, jika Anda klik kanan pada pesan atau mouse ke Ribbon, Anda akan melihat ada fitur yang disebut Quick Steps.
Jika kita mengembangkannya dari Ribbon, kita bisa melihat fitur ini secara penuh.
Hal pertama yang perlu diingat adalah Quick Steps pada dasarnya adalah aturan( ada fitur yang disebut Rules, yang akan kita bahas sebentar).Hal kedua yang harus diingat adalah bahwa, tidak seperti Aturan, yang bekerja di balik layar tanpa masukan Anda, Langkah Cepat bergantung pada masukan Anda untuk bekerja.
Hal pertama yang akan Anda lakukan adalah memilih Quick Step yang ingin Anda buat. Mari kita lakukan yang sederhana untuk menggambarkan hal ini.
Dalam Langkah Cepat ini, kami memilih pesan yang kami anggap miscellaneous dan klik Quick Step, yang akan memindahkan pesan ke folder Misc dan menandai pesan sebagai Read.
Jika Anda mengklik tombol "Opsi", Anda dapat melihat bagaimana Langkah Cepat dibuat, dan Anda juga dapat mengeditnya, seperti menambahkan atau melepaskan komponen ke atau daripadanya. Sebagai contoh, pada screenshot ini, Anda bisa menghapus langkah di mana pesan ditandai sebagai Read, jadi semuanya akan dipindahkan ke folder Miscellaneous namun statusnya tetap tidak berubah.
Begitulah cara kerja Quick Steps, kita bisa menghabiskan cukup banyak waktu untuk menunjukkan kepada Anda berbagai cara agar mereka dapat diciptakan dan diterapkan, namun kami ingin beralih ke Aturan untuk mengilustrasikan perbedaannya.
Aturan Dasar Aturan
Seperti yang kami sebutkan, Langkah Cepat adalah sesuatu yang Anda lakukan sementara Aturan berfungsi secara otomatis, di belakang layar, sesuai kriteria yang Anda tentukan. Saat Anda mengeklik tombol "Aturan", Anda harus memilih "Buat Aturan. .." dari daftar drop-down.
Kondisi utama untuk pembuatan aturan cukup mendasar dan Anda mungkin bahkan tidak perlu mempelajari opsi lanjutan lainnya, jadi mari kita lanjutkan dan periksa beberapa aspek sederhana mereka.
Pada gambar berikut, Anda dapat mengarahkan mail dari pengirim tertentu, atau berdasarkan subjek, atau ke siapa pesan dikirim. Dari sana, Anda dapat meminta peringatan Outlook secara visual dan / atau dengan suara. Anda juga dapat memindahkan pesan ke folder tertentu, yang tidak seperti menggunakan Langkah Cepat, akan terjadi tanpa masukan Anda.
Jika Anda mengklik tombol "Create Rule", Anda akan melihat dialog wizard berikut muncul.
Anda juga bisa mengklik "New Rule" dari jendela Rules and Alerts.
Melakukan hal itu akan membuka jendela Aturan Wizard pertama, yang menuntun Anda melewati prosesnya. Aturan
sangat tidak rumit jika Anda sudah tahu peraturan yang Anda inginkan. Klik "Opsi Lanjutan. .." dan Anda akan melihat apa yang kita maksud. Anda tidak hanya akan melihat opsi dari layar Create Rule dasar, Anda akan menemukan dunia baru peraturan lain yang dapat Anda gunakan.
Bayangkan kemudian kita mengambil Quick Step yang kita buat tadi dan ingin mengubahnya menjadi sebuah aturan. Kami ingin memilih kriteria kami dari opsi yang ditunjukkan di atas dan kemudian klik "Next." Dalam kasus ini, kami akan memindahkan surat yang dikirim ke akun How-To Geek kami.
Pada layar berikutnya, kita memilih opsi "pindah ke folder yang ditentukan" dan kemudian di bagian bawah kita mengklik link yang digarisbawahi "pindahkan ke folder yang ditentukan." Kami kemudian menunjukkan pilihan yang akan memungkinkan kami merutekan email keapapun folder yang kita pilih, yang dalam hal ini adalah "Misc."
Setelah mengklik "Selanjutnya," Anda akan ditanya apakah ada pengecualian terhadap peraturan baru ini. Jika tidak ada, maka Anda bisa mengklik "Next" dan Anda akan maju ke layar akhir, di mana Anda akan diminta memberi nama peraturan baru Anda, apakah Anda ingin mengaktifkannya, menjalankannya saat menyelesaikannya, dan akhirnya, Anda dapat memeriksanya.
Begitulah, klik "Selesai" dan Anda baik untuk pergi. Anda dapat melihat aturan ini dengan mengeklik tombol "Aturan" dan kemudian "Kelola Aturan dan Lansiran" dari pilihan drop-down.
Anda dapat kembali kapan saja untuk mengubah peraturan Anda, menambahkan yang baru, membuat salinan, hapus, dan fungsi lainnya. Jangan lupa, jika Anda ingin menyimpan peraturan, tapi tidak ingin semuanya berjalan, Anda bisa menghapus centang pada kotak kecil di sebelahnya.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang memindahkan pesan secara otomatis ke folder tertentu, kami sarankan Anda untuk memeriksa artikel ini.
Menghapus dan Mengabaikan Pesan Email
Anda akan mendapatkan banyak e-mail yang tidak Anda inginkan atau butuhkan, entah itu ke depan dari orang tua yang terlalu riang, atau spam langsung, agar kotak masuk Anda dijinakkan dan terawat dengan baik akan menjadiTantangan besar jika Anda tidak tahu bagaimana menggunakan alat yang Anda inginkan.
Seperti yang dapat Anda lihat dengan jelas ditampilkan di Ribbon, ada bagian yang sepenuhnya ditujukan untuk menghapus hal-hal, yang paling terkenal adalah tombol "Hapus" besar dan X raksasa. Anda juga bisa langsung memilih pesan atau kelompok pesan dan klik tombol itu ataucukup ketuk "Hapus" pada keyboard Anda.
Mari kita lihat bagian Hapus itu sedikit lebih banyak dan lihat apa lagi penawarannya. Pertama, ada tombol "Abaikan".
Apa yang Abaikan? Saat Anda memilih pesan atau percakapan dan klik "Abaikan," sebuah kotak dialog akan muncul.
Perbedaan antara ini dan hanya menghapus percakapan adalah bahwa mengabaikannya akan berlaku untuk pesan ini dan semua pesan berikutnya, yang berarti bahwa jika Anda berada di milis dan responden terus membalas semuanya, Anda tidak akan lagi melihatnya, yang sangat menyedihkanberguna.
Pilihan penting lainnya adalah fitur Clean Up. Mengklik tombol "Clean Up" akan memicu menu drop-down dengan opsi berikut
Apapun pilihan yang Anda pilih, Anda akan melihat dialog yang menawarkan hasil yang sama, semua pesan yang berlebihan akan dibuang.
Jika Anda mengklik tombol "Settings", Anda akan dibawa ke opsi Conversation Clean Up. Seperti yang dapat Anda lihat, Anda dapat menggunakan fitur Clean Up untuk mengarsipkan percakapan lama dan berlebihan ke folder alternatif, yang mungkin merupakan pilihan yang paling berguna di sini. Seringkali lebih baik mengarsipkan barang daripada menghapusnya, kalau-kalau Anda perlu melihatnya di lain waktu.
Meskipun fitur ini hebat, dan kami melihat kelebihan yang jelas di dalamnya, mereka tidak akan memiliki banyak efek pada sampah kotak-kotak yang tidak suci: spam. Spam
, Spam Go Away! !
Spam tidak mendapatkan jenis berita utama yang sama sekali karena sebagian besar, filter spam modern melakukan pekerjaan yang cukup bagus saat menyaring semuanya. Jika Anda menggunakan Gmail atau layanan email web lainnya, Anda mungkin tidak melihat banyak dari itu, yang tidak berarti tidak ada, terutama jika Anda membuat kesalahan yang tidak beruntung karena menyetujui agar perusahaan berbagi alamat Anda.dengan mitra pemasaran mereka, atau Anda mengklik kotak yang salah dan secara keliru mendaftar untuk masuk dalam daftar distribusi.
Intinya adalah, spam masih terjadi, namun Outlook memberi Anda cara untuk mudah-mudahan menyimpannya sebagian besar terkendali dengan filter sampah. Bila Anda menerima pesan yang jelas sampah atau spam, Anda dapat memilih pesan itu lalu klik tombol "Junk" untuk daftar pilihan drop-down. Untuk pesan yang tidak diinginkan, Anda akan memilih "Block Sender", tapi untuk hal lainnya, Anda ingin menyesuaikan Opsi E-mail Junk. Tingkat penyaringan yang lebih ketat adalah, kemungkinan lebih baik sesuatu yang benar-benar Anda inginkan atau butuhkan untuk melihat secara tidak sengaja dapat disaring. Jika ini terjadi, Anda harus memperlakukan e-mail yang terkena dampak dengan menggunakan pilihan yang terlihat pada tangkapan layar sebelumnya.
Sebaiknya luangkan waktu untuk menjelajahi Junk E-mail Options. Anda dapat mengatur daftar putih dari pengirim tertentu dan ke penerima tertentu, sementara secara eksplisit memblokir pengirim yang Anda kenal tidak Anda percaya.
Menjaga kotak masuk Anda ramping dan berarti membutuhkan dedikasi dan perhatian terhadap detail. Sejujurnya, beberapa peraturan yang dirancang dengan baik dapat menghasilkan banyak pekerjaan, tapi selalu ada tantangan baru. Ingat alat ini - Langkah Cepat, Aturan, pengabaian, dan filter Junk - dan Anda akan siap menjinakkan e-mail Anda.
Mari kita dengar dari Anda sekarang. Beri tahu kami tentang Langkah Cepat dan Aturan Favorit Anda sendiri, atau bagaimana Anda menangani spam. Forum diskusi kami terbuka, jadi beri kami komentar dan pertanyaan Anda.