28Aug
Anda mungkin memiliki beberapa teks yang sering Anda ketik di dokumen Word Anda, seperti alamat. Alih-alih mengetik ulang teks ini setiap kali Anda memerlukannya, Anda dapat memasukkan teks umum ini ke dalam satu dokumen Word dan merujuknya ke dokumen lain-bahkan akan memperbarui secara otomatis semua dokumen Anda jika Anda mengubahnya.
Katakanlah Anda ingin memasukkan alamat Anda ke dalam footer dokumen Anda, namun alamatnya berubah dari waktu ke waktu. Anda dapat menyimpan alamat tersebut di dokumen Word yang terpisah dan umum dan menggunakan kolom dalam laporan Anda untuk menarik teks dari dokumen umum, dan memperbarui setiap saat perubahannya. Kami akan menunjukkan cara melakukannya.
Untuk memulai, buat dokumen Word baru yang akan berfungsi sebagai repositori Anda untuk alamat yang ingin Anda masukkan ke dokumen Word lainnya. Simpan di lokasi yang bisa diakses oleh dokumen lain. Misalnya, jangan simpan di drive jaringan tempat Anda tidak selalu memiliki akses.
Kami akan menggunakan bookmark untuk merujuk ke alamat di dokumen umum kami. Ketik string teks yang ingin Anda masukkan ke dokumen lain( dalam kasus kami, alamatnya).Buat bookmark dengan menyorot nama dan masuk ke Insert & gt;Bookmark dan beri nama, seperti "Alamat".Lihat panduan kami untuk bookmark di Word untuk informasi tentang membuatnya.
Perhatikan bahwa nama bookmark tidak dapat memiliki spasi. Sebaiknya beri nama bookmark di atas setiap item di file informasi umum sehingga Anda dapat dengan mudah mengetahui nama yang akan digunakan untuk item mana. Ini sangat berguna jika Anda berencana untuk memiliki banyak barang yang dapat digunakan kembali dalam dokumen umum ini. Dalam contoh kami, kami menambahkan alamat kami ke dokumen informasi umum dan memasukkan nama penunjuk, "Alamat", di atas item.
Setelah menambahkan item ke dokumen umum Anda, Anda dapat menyimpan dan menutupnya. Buka dokumen di mana Anda ingin memasukkan alamat dan posisi kursor di mana Anda ingin teks itu pergi. Sebagai contoh kita, kita akan menambahkan footer dan memasukkan alamat di sana.
Kami akan menggunakan kode lapangan INCLUDETEXT untuk merujuk ke bookmark yang kami buat di dokumen umum. Untuk melakukan ini, tekan "Ctrl + F9" untuk memasukkan tanda kurung untuk kode field. CATATAN
: Anda tidak bisa hanya mengetik tanda kurung normal di sekitar kode lapangan. Anda harus menggunakan "Ctrl + F9" untuk memasukkan jenis kurung yang benar.
Kursor secara otomatis ditempatkan di antara tanda kurung. Ketik teks berikut di antara tanda kurung, ganti "& lt; path ke file & gt;" dengan path penuh absolut ke Common Word Anda yang berisi nama yang ingin Anda masukkan. Ganti "& lt; nama bookmark & gt;" dengan nama penanda yang Anda tetapkan ke item di dokumen umum.
INCLUDETEXT "& lt; path ke file & gt;"& lt; nama bookmark & gt;CATATAN: Jangan memasukkan tanda kurung pada kode field.
Misalnya, kita mengetikkan yang berikut di antara tanda kurung kode bidang:
INCLUDETEXT "C: \\ Users \\ Lori \\ Documents \\ Informasi Umum \\ CommonInformation.docx" AlamatCATATAN: Anda harus menggunakan backslashes ganda dijalan, seperti yang kita lakukanSelain itu, pastikan Anda menggunakan tanda kutip lurus, bukan kutipan cerdas, saat mengetik kode di atas ke lapangan.
Untuk mengambil alamat dari dokumen umum dan memasukkannya ke kode lapangan yang baru saja Anda masukkan, klik kanan pada kode lapangan dan pilih "Update Field" dari menu popup.
Alamat ditampilkan dalam dokumen. Kurung masih ditampilkan di sekitar alamat jika Anda memiliki opsi "Tampilkan bookmark".Sekali lagi, lihat artikel kami tentang bookmark untuk mempelajari cara mematikan opsi ini. Selain itu, kode lapangan mungkin akan diarsir. Namun, Anda juga bisa mematikannya.
Jika Anda ingin mengubah kode lapangan, Anda dapat menampilkan kode itu lagi dan bukan hasilnya. Untuk melakukan ini, klik kanan pada item yang dihasilkan dan pilih "Toggle Field Codes" dari menu popup. Teks yang Anda ketik ke dalam kode lapangan ditampilkan lagi dan Anda dapat mengeditnya. Cukup, perbarui bidang untuk menampilkan hasil baru.
Begitu Anda membuat dokumen umum Anda, Anda dapat menggunakannya untuk menyimpan barang-barang lain yang sering Anda ketik ke dokumen Word Anda. Cukup gunakan field INCLUDETEXT terpisah di dokumen Word Anda untuk setiap informasi yang ingin Anda masukkan secara otomatis dari dokumen umum Anda.
