Bagaimana Berkolaborasi Dokumen Melalui Internet

Tidak perlu meringkuk di komputer yang sama atau mengirim file bolak-balik melalui email jika Anda ingin berkolaborasi dengan orang lain. Anda bisa mengedit salinan dokumen yang sama - Anda bahkan bisa mengeditnya secara bersamaan.

Sebaiknya Google Documents karena ini adalah solusi kolaborasi yang lebih matang dan kami memiliki pengalaman paling banyak dengannya. Microsoft Office Online baru-baru ini mendapatkan fitur coauthoring real-time, jadi mungkin juga patut dicoba.

Google Documents

Google Documents adalah perkantoran Google. Seperti kebanyakan layanan Google lainnya, ini adalah aplikasi gratis yang Anda akses di browser web Anda. File yang Anda buat di Google Documents disimpan ke Google Drive dan dikaitkan dengan akun Google Anda. Karena file ini hidup online dan bukan di komputer Anda, mudah bagi Anda untuk berbagi dokumen dengan orang lain. Google mengontrol dokumen dan dapat memberi akses kepada orang lain untuk mengaksesnya.

Untuk menggunakan Google Documents untuk kolaborasi, kunjungi situs web Google Drive dan masuk dengan akun Google Anda. Klik tombol Create dan pilih jenis dokumen yang ingin Anda kerjakan untuk membuat dokumen baru. Anda juga dapat membuka dokumen yang ada yang tersimpan di Google Drive atau mengunggah dokumen dari komputer Anda.

Dengan dokumen terbuka, klik tombol Bagikan. Anda dapat mengarahkan kursor ke tombol ini untuk melihat siapa yang memiliki akses ke dokumen ini.

Masukkan alamat email orang-orang yang ingin Anda ajak berkolaborasi dalam dokumen. Orang yang Anda tambahkan memiliki izin edit secara default, namun Anda juga dapat membatasi mereka untuk hanya berkomentar atau melihat dokumen. Izin "Dapat melihat" berguna jika Anda hanya ingin menunjukkan dokumen kepada orang-orang.

Secara default, orang akan menerima email saat Anda berbagi dokumen dengan mereka. Email berisi tautan ke dokumen sehingga mereka dapat mengeditnya bersama dengan Anda. Jika Anda tidak mengerjakan dokumen, tidak apa-apa - mereka dapat mengeditnya dan Anda akan melihat perubahannya saat kembali ke dokumen nanti.

Saat banyak orang mengerjakan dokumen, Anda akan melihat beberapa kursor entri teks. Anda akan melihat secara real time apa yang orang lain ketik ke dalam dokumen, sehingga Anda dapat berkolaborasi dalam dokumen yang rumit tanpa saling bertabrakan dan harus menyelesaikan suntingan yang saling bertentangan nanti. Bahkan ada fitur obrolan yang bisa Anda gunakan untuk berbicara dengan rekan penulis Anda.

Untuk melihat daftar dokumen yang dibagikan dengan Anda, Anda dapat mengklik kategori Shared with me di Google Drive.

Office Online

Kantor Microsoft Online sebelumnya dikenal sebagai Office Web Apps. Ini adalah versi gratis dari Microsoft Office yang Anda akses di browser Anda. Karena itu adalah aplikasi web, itu bukan Microsoft Office penuh dan lebih terbatas. Anda dapat melakukan kolaborasi dengan versi desktop Microsoft Office, namun tidak seperti solusi kolaborasi yang matang seperti yang ditawarkan Google Documents. Misalnya, hanya satu orang yang dapat mengerjakan paragraf yang sama pada saat berkolaborasi di Office 2013. Office Online

tersedia di Office.com. Ini memerlukan akun Microsoft, dan ini menghemat dokumen Anda ke layanan penyimpanan file Microsoft OneDrive( sebelumnya dikenal sebagai SkyDrive).

Untuk memulai, kunjungi situs Office Online dan buka aplikasi pilihan Anda - atau kunjungi situs OneDrive dan buka dokumen yang ada. Dengan dokumen terbuka, klik tombol Bagikan di bagian atas halaman. Anda juga bisa klik menu FILE pada pita, klik Share, dan pilih Share with People.

Masukkan alamat email yang ingin Anda bagikan dan pilih izin yang ingin Anda berikan. Anda dapat memilih apakah orang yang Anda bagikan dokumen dapat mengedit dokumen dan apakah mereka memerlukan akun Microsoft untuk melakukannya.

Orang yang Anda ajak berbagi dokumen akan menerima email yang mengundang dengan link ke dokumen Anda. Mereka dapat membuka dokumen, klik tombol Edit, dan pilih Edit di Word Online untuk mengerjakannya. Anda dapat mengatur daftar orang yang memiliki izin untuk melihat atau mengedit dokumen dari panel Share.

Ada berbagai cara lain untuk mengerjakan dokumen yang sama secara real time melalui Internet, namun Anda mungkin lebih baik berpegang pada fitur kolaborasi ini. Google Documents dan Office Online membuat aplikasi kantor sederhana dan mudah ini untuk digunakan.