8Sep

Cara Membuat dan Mengelola Kontak di Outlook 2013

Buku Alamat Close Up

Outlook tidak banyak digunakan jika Anda tidak memiliki kontak. Tentu, Anda bisa memasukkan alamat email saat Anda pergi, tapi itu memakan waktu dan rawan kesalahan. Lebih baik kontak Anda sudah ada di Outlook, jadi Anda bisa melepaskan pesan singkat hanya dengan beberapa klik.

Dalam sebuah artikel baru-baru ini, kami membahas bagaimana memulai menggunakan Outlook, dan hari ini kami ingin memperpanjangnya untuk memasukkan bekerja dengan kontak. Kontak Anda akan menjadi pusat pengalaman Outlook Anda, orang-orang dengan siapa Anda berkorespondensi dan bagaimana Anda menggunakan aplikasi ini. Seperti yang Anda duga, Anda bisa melakukan banyak manajemen kontak dengan Outlook, dan menyiapkan buku alamat sebelum Anda mulai menggunakannya masuk akal.

Membuat Buku Alamat

Untuk mulai mengelola kontak Anda, hal pertama yang ingin Anda lakukan adalah membuka mode Orang sehingga Anda bisa mulai bekerja. Ada beberapa cara untuk menambahkan kontak ke buku alamat Anda. Pada awalnya, Anda cenderung mengimpor buku alamat Anda dari sumber lain seperti email web atau program e-mail Anda.

instagram viewer

Perhatikan, untuk setiap akun email yang Anda miliki, Anda akan memiliki buku alamat. Dalam situasi khusus ini, kami memiliki buku alamat lokal untuk file data Outlook lokal kami, dan kami memiliki akun terkait dengan akun email kami.

Bagaimanapun, mari kita bahas dasar-dasar sehingga jika Anda tidak memiliki buku alamat untuk diimpor, Anda dapat mulai menambahkan kontak secara manual. Pada screenshot berikut, kita melihat sebagian dari buku alamat baru kita, yang benar-benar kosong, untuk saat ini.

sshot-3

Untuk memulai, cukup klik tombol "Kontak Baru" dan akan membuka jendela kontak baru. Hal pertama yang mungkin melompat keluar pada Anda adalah betapa sibuknya itu muncul tapi jangan takut, jika Anda melihat melewati banyak fitur pada Ribbon, Anda akan melihat bahwa ini adalah bentuk kontak standar yang sangat bagus.

Mari kita potong untuk mengejar dan membuat kontak untuk How-To Geek dengan mengisi nilai yang sesuai. Anda juga bisa menambahkan gambar, yang tidak perlu, tapi tetap sentuhan yang bagus untuk buku alamat yang hambar dan membosankan.

Setelah selesai memasukkan kontak atau kontak Anda, Anda akan ingin mengklik "Save &Close "atau anda bisa klik" Save &Baru "untuk menghasilkan kontak lain. Ayo lakukan ituKami memiliki pilihan antara membuat kontak baru atau kontak baru untuk perusahaan yang sama.

Dalam kasus ini, kita akan memilih yang terakhir untuk menghemat waktu saat mengetik, setelah itu kita akan klik "Save &Close "untuk mengungkapkan entri buku alamat baru kami.

Tidak buruk, kita sudah memiliki dua kontak yang bisa kita kirimi email tapi, man, ini menyita waktu. Akan jauh lebih mudah jika kita bisa memindahkan informasi kontak dari sumber lain ke Outlook.

Jika Anda menggunakan layanan email web atau yang lainnya, kontak Anda kemungkinan besar ada dan perlu diimpor ke Outlook. Jika Anda ingin memasukkan setiap kontak satu per satu, maka Anda pasti dipersilahkan untuk melakukannya, tapi sebaiknya impor daftar kontak utama Anda, entah itu dari Thunderbird, atau Gmail, atau layanan email lainnya.

Mengimpor dan Mengekspor Catatan Kontak

Terlepas dari apakah Anda menggunakan Gmail atau Yahoo Mail! , atau Anda memiliki akun email dari tahun 1997 yang telah dipelihara dan dipelihara dengan hati-hati, kontak dan semua, mau tidak mau Anda mungkin perlu memasukkan kontak ke kontak Outlook Anda.secara masal.

Untuk melakukan ini, Anda dapat mengekspor kontak dari sumber lain dan kemudian mengimpornya ke Outlook. Biasanya hal ini mudah dilakukan hanya dengan mengakses pengaturan atau opsi dari akun email Anda atau klien dan kemudian memilih opsi kontak ekspor.

Biasanya, semua yang perlu Anda lakukan adalah kemudian mengimpornya ke Outlook. Ini adalah proses yang cukup mudah, dan akan serupa di kebanyakan aplikasi email. Sebaiknya Anda membaca artikel kami, yang menjelaskan bagaimana mengekspor dan mengimpor kontak ke Outlook, dan sebaliknya. VCard

?Apa itu vCard

Anda mungkin pernah mendengar vCard( File Kartu Virtual atau. VCF), mungkin Anda sudah pernah menerima atau menggunakannya.vCards, adalah format kartu bisnis elektronik standar yang bisa Anda tukar dengan orang lain seperti melalui tanda tangan atau lampiran email.

Apapun, ada beberapa cara agar Anda bisa menangani vCards di Outlook. Skenario yang paling mungkin adalah di mana Anda mungkin perlu mengimpor kontak dari atau mengekspor ke vCard. How-To Geek memiliki deskripsi lengkap tentang proses ini, yang akan segera membawa Anda ke kecepatan pada itu.

Terkadang, Anda mungkin memiliki banyak vCard yang tersimpan dalam satu file vCard. Jika Anda mencoba untuk mengonversi file ini, hanya vCard pertama di file yang akan diimpor. Untuk mengatasi keterbatasan ini, Anda harus terlebih dulu mengkonversi ke file. CSV dan kemudian mengimpornya ke Outlook. Sebaiknya Anda membaca artikel ini untuk deskripsi lengkap tentang proses itu.

Akhirnya, Anda dapat mengekspor semua kontak Anda ke vCard individual atau satu kartu utama tunggal, seperti yang dijelaskan pada paragraf sebelumnya. Sekali lagi, kita memiliki sedikit tutorial tentang bagaimana melakukan ini, jadi dengan itu Anda harus mempercepat kecepatan untuk membuat Anda masuk dan keluar dari Outlook dengan relatif mudah.

Membuat dan Mengelola Grup Kontak

Mari kita bahas kelompok sekarang karena bisa cepat melepaskan pesan ke sekelompok jiwa terpilih menjamin Anda tidak lupa untuk memasukkan seseorang dan menghemat Anda dari mengetik setiap nama di kolom Ke: .

Untuk membuat grup kontak, klik "New Contact Group" di Ribbon.

Setelah terbuka, Anda harus memutuskan terlebih dahulu apa yang ingin Anda panggil grup Anda( inilah nama kami "CES 2015") dan kemudian klik "Add Members" dan pilih "From Outlook Contacts." Anda juga dapat membuat kontak baru diterbang, atau memilih buku alamat lain, seperti jika Anda ingin memasukkan orang-orang dari direktori perusahaan Anda.

Dari daftar, kami memilih anggota kelompok kami. Ingat, Anda dapat memilih anggota dengan memegang "CTRL" dan mengklik kiri setiap anggota. Apapun, kapan pun Anda ingin menambahkan anggota baru, Anda pilih nama atau nama dan klik tombol "Anggota - & gt;", yang akan menambahkannya ke grup.

Setelah selesai, klik "OK."

Anda akan dikembalikan ke layar manajemen grup, di mana Anda dapat meninjau anggota grup baru Anda dan membuat perubahan lainnya. Misalnya, Anda dapat meneruskan grup sebagai kontak VCard atau Outlook, menambahkan catatan tentang grup, mengirim email ke seluruh grup, atau membuat rapat hanya dengan anggota grup tersebut.

Dalam kasus kami, kami hanya akan mengklik "Save &Close "untuk secara resmi membuat grup dan kembali ke jendela utama Outlook. Kami melihat sekarang grup baru kami dalam daftar kontak kami, dilambangkan dengan ikon grup. Ke kanan, Anda dapat melihat anggota kelompok dan ada ikon untuk melakukan tindakan. Dalam contoh ini, hanya ikon e-mail yang tersedia, serta tombol "Edit".

Anda harus mencatat bahwa cara tercepat untuk mengirim email ke grup adalah dengan mengetikkan nama itu di kolom Ke: , jadi dalam kasus ini, kita dapat mengetikkan "CES 2015" dan Outlook akan tahu untuk mengirim pesan ke semua orang dalamkelompok.

People Options

Jika Anda mengklik "File - & gt;Options ", Anda dapat mengkonfigurasi Outlook dengan beberapa cara dalam beberapa kategori yang berbeda.

Berikut adalah pilihan orang-orang Anda. Tidak seperti kategori lain dalam opsi Outlook, opsi People sedikit dan cukup mudah untuk dipilah.

Pilihan yang akan Anda temukan di sini akan membiarkan Anda memutuskan bagaimana nama diajukan, apakah akan menunjukkan indeks tambahan, dan untuk menampilkan status dan foto online.