10Sep
menyimpan metadata tersembunyi di dokumen Office Anda, termasuk berapa lama Anda mengerjakannya, nama semua orang yang mengerjakan dokumen, saat dokumen dibuat, dan bahkan versi dokumen sebelumnya.
Sebelum menerbitkan dokumen Office secara publik atau mengirimnya ke seseorang, Anda mungkin ingin memeriksa informasi tersembunyi apa yang berisi dokumen dan menghapus data sensitif tersebut. Metadata ini bisa melanggar privasi Anda atau berpotensi memalukan.
Melihat dan Menghapus Data Tersembunyi
Pada Office 2013 atau Office 2010, klik menu File, klik Info dan alat Inspect Document akan menjadi front-and-center, menginformasikan tentang informasi sensitif yang mungkin berisi dokumen. Informasi ini lebih jelas daripada di Office versi lama, tapi masih mudah dilewatkan jika Anda tidak sadar Office menambahkan data sensitif ini ke dokumen Anda.
Pada Office 2007, klik tombol Orb Office pada pita, arahkan ke Siapkan, dan klik Inspect Document.
Untuk melihat metadata tersembunyi di dokumen, klik tombol Periksa Masalah, klik Periksa Dokumen, dan pilih jenis metadata yang ingin Anda periksa dokumennya. Anda tinggal membiarkan semua pilihan yang dipilih untuk memeriksa dokumen untuk semua jenis metadata.
Klik Inspect and Office akan memeriksa dokumen untuk metadata. Klik tombol Hapus Semua di samping jenis metadata untuk menghapusnya.
Perhatikan bahwa Anda tidak dapat memulihkan sebagian besar metadata ini setelah menghapusnya. Untuk alasan ini, Microsoft merekomendasikan untuk membuat salinan dokumen baru( gunakan fitur Save As) sebelum menghapus metadata dan menerbitkan dokumen. Anda kemudian akan memiliki salinan dokumen dengan metadata. Tentu saja, jika Anda sama sekali tidak menginginkan metadata ini, Anda bisa menghapusnya tanpa khawatir melestarikan salinannya.
Apa Jenis Metadata Apakah Simpan Kantor? Kantor
menyimpan properti dokumen termasuk rincian seperti penulis, subjek, judul, tanggal pembuatan dokumen, saat Anda terakhir memodifikasinya, dan berapa lama Anda habiskan untuk mengerjakan dokumen ini. Properti ini juga akan berisi nama template yang Anda gunakan saat membuat dokumen, tajuk email, dan informasi terkait lainnya. Hal ini berpotensi memalukan - misalnya, Anda dapat mengirimkan laporan TPS ke atasan Anda dan mengatakan bahwa Anda menghabiskan sepanjang hari mengerjakannya sendiri. Tapi metadata bisa mengungkapkan bahwa Anda hanya mengerjakan laporan TPS selama beberapa menit, berkolaborasi dengan orang lain, dan Anda menggunakan template yang bernama "Template TPS Report Useless" saat membuatnya. Lebih buruk lagi, ada implikasi privasi lainnya di sini - Anda mungkin ingin menerbitkan dokumen di web tanpa nama Anda terkait dengannya, namun nama Anda akan muncul di properti dokumen secara default. Header
, footer, watermark, dan teks yang diformat sebagai teks tersembunyi juga bisa disertakan, namun tidak akan muncul jika Anda melakukan skim sepintas dokumen tersebut. Alat ini memberitahu Anda apakah dokumen Anda berisi informasi ini.
Jika Anda berkolaborasi dengan orang lain saat menulis dokumen, akan berisi lebih banyak data. Metadata akan menampilkan nama semua orang yang mengerjakan dokumen serta komentar, tanda revisi, anotasi tinta, dan versi dokumen sebelumnya. Jika Anda menerbitkan dokumen tempat Anda bekerja, Anda mungkin ingin menghapus semua data ini daripada membagikannya.
Bagaimana Menghentikan Office dari Menyimpan Metadata
Sayangnya, Anda harus menggunakan alat Document Inspector untuk menghapus data sensitif dari masing-masing dokumen sebelum mempublikasikan atau membaginya dengan seseorang. Tidak ada cara untuk menghapus informasi ini dari banyak dokumen sekaligus, juga tidak ada pengaturan Office-wide untuk mencegah Office agar tidak menerapkan data ini ke dokumen.
Namun, Anda dapat meminta Office secara otomatis menghapus metadata setiap kali Anda menyimpan file. Anda harus menerapkan pengaturan ini ke setiap dokumen yang Anda gunakan - ini adalah pengaturan dokumen khusus, bukan pengaturan di seluruh sistem.
Untuk mencegah Office menyimpan metadata beserta dokumen Anda, klik menu File, klik Options, dan pilih kategori Trust Center. Klik tombol Trust Center Settings dan pilih Opsi Privasi. Aktifkan pilihan "Hapus informasi pribadi dari properti file pada save".Jika muncul berwarna abu-abu, klik tombol Inspektur Dokumen di bawah, jalankan Document Inspector, dan lepaskan semua informasi pribadi dokumen. Anda kemudian harus bisa mengklik kotak centang.
Ingat, Anda harus mengubah opsi ini untuk setiap dokumen secara terpisah.
Informasi ini bisa bermanfaat, dan beberapa di antaranya bahkan penting untuk kolaborasi atau bagi perusahaan untuk melacak siapa yang mengerjakan sebuah dokumen. Tapi ketika tiba saatnya untuk menerbitkan dokumen, Anda mungkin ingin menghapus metadata ini.
