11Sep
Kita semua memiliki beberapa potongan besar teks yang harus kita ketik secara teratur-seperti alamat Anda, nama atau frasa yang panjang, atau bahkan tabel dan gambar yang sering Anda gunakan. Fitur AutoText di Word memungkinkan Anda menyimpan potongan teks ini dan memasukkannya dengan cepat dengan beberapa penekanan tombol, sehingga Anda bisa membuang sedikit waktu untuk mengetik.
Fitur AutoText telah menjadi bagian dari Office untuk waktu yang lama, namun sekarang merupakan bagian dari Quick Parts, yang ditambahkan ke Office 2007. Selain entri AutoText, fitur Quick Parts memungkinkan Anda menyisipkan properti dokumen( seperti judul danpenulis) dan bidang( seperti tanggal dan nomor halaman).Bagian Cepat dan entri AutoTeks juga dikenal sebagai "Blok Bangunan" dan Word dilengkapi dengan banyak blok bangunan yang telah ditentukan. Anda juga dapat menambahkan sebanyak mungkin blok bangunan ubahsuaian sesuai keinginan. CATATAN
: Sebelumnya kami telah menulis tentang cara membuat referensi teks dari dokumen lain di Word sehingga Anda dapat memasukkan konten yang dapat digunakan kembali ke dokumen lain yang akan diperbarui secara otomatis. Trik yang dibahas di artikel itu mirip dengan menggunakan entri AutoTeks. Namun, begitu konten dimasukkan menggunakan entri AutoTeks, konten itu TIDAK akan diperbarui secara otomatis saat Anda mengubah entri AutoTeks.
Ada perangkat lunak lain di luar sana, seperti PhraseExpress gratis untuk Windows, yang melakukan tugas serupa di seluruh sistem. Itu bagus karena bekerja di setiap aplikasi, bukan hanya Word, tapi AutoText memiliki beberapa kelebihan sendiri-yaitu, ia memiliki opsi pemformatan lebih banyak( terutama huruf Word) daripada PhraseExpress, dan tersedia di manapun Word berada. Jadi, jika Anda tidak diizinkan untuk menginstal program pihak ketiga di komputer kantor Anda, misalnya Anda tetap dapat menggunakan AutoText.
Anda hanya dapat menyimpan entri AutoTeks dalam templat, tidak dalam dokumen itu sendiri. Secara default, entri AutoText baru disimpan dalam template Normal.dotm. Ini membatasi ketersediaan entri AutoTeks Anda ke komputer Anda saja, kecuali Anda berbagi template Normal.dotm Anda dengan mesin lain. Anda bisa menambahkan entri AutoText ke template custom, namun ada batasan dengan hal inilah yang akan kita bahas nanti di artikel ini.
Cara Membuat Entri AutoText Baru
Untuk memulai, buat dokumen Word baru dan masukkan konten( teks, gambar, tabel, dll.) Yang ingin Anda tambahkan sebagai entri AutoTeks. Kemudian, sorot konten dan klik tab "Insert".
Jika Anda ingin teks entri AutoTeks Anda disimpan dengan pemformatan paragraf untuk semua paragraf di entri, termasuk paragraf terakhir, pastikan tanda paragraf pada akhir paragraf terakhir disertakan dalam pilihan Anda. Tanda paragraf menyimpan format paragraf. Bila Anda tidak memilih tanda paragraf di akhir paragraf, paragraf tersebut mengambil gaya paragraf teks sekitarnya saat Anda memasukkannya. Jika Anda tidak melihat tanda paragraf di akhir setiap paragraf, Anda dapat memilih untuk menampilkannya dalam opsi. Pemformatan karakter apa pun yang Anda terapkan pada konten AutoTeks Anda secara otomatis tersimpan di entri AutoTeks.
Di bagian "Teks", klik tombol "Explore Quick Parts" dan gerakkan mouse ke "AutoText" pada menu drop-down. Kemudian, pilih "Save Selection to AutoText Gallery" dari submenu. CATATAN
: Anda mungkin melihat opsi "Save Selection to Quick Part Gallery" yang tersedia langsung pada menu "Quick Parts".Opsi ini menambahkan teks yang dipilih sebagai entri "Bagian Cepat", bukan entri "AutoText".Entri "Quick Parts" dan "AutoText" keduanya merupakan blok bangunan. Anda bisa menambahkan entri seperti itu, tapi kita akan membahas menambahkannya sebagai entri AutoTeks.
Kotak dialog "Create New Building Block" ditampilkan. Masukkan nama untuk entri AutoTeks di kotak edit "Name".
Sebaiknya buat nama entri AutoTeks Anda cukup berbeda sehingga Anda hanya perlu mengetikkan beberapa karakter nama untuk memasukkan setiap entri ke dalam dokumen. Jika beberapa entri AutoTeks memiliki nama yang sangat mirip, Anda harus mengetikkan cukup nama itu sehingga Word tahu entri mana yang ingin Anda sisipkan.
Anda juga bisa mengganti kategori untuk entri ini. Daftar drop-down "Kategori" menyediakan opsi "Buat Kategori Baru" yang memungkinkan Anda menambahkan entri AutoTeks ini ke kategori khusus. Anda juga dapat mengubah "Galeri" tempat entri dibuat.
Daftar "" Options drop-down memungkinkan Anda untuk menentukan bagaimana entri dimasukkan ke dalam dokumen. Jika Anda memasukkan sedikit teks, seperti nama perusahaan, pilih "Sisipkan konten saja" yang memasukkan isi inline entri pada kursor. Anda juga dapat memasukkan konten sebagai paragraf sendiri atau pada halamannya sendiri( cocok untuk membuat halaman sampul standar).
Terima pengaturan default untuk daftar drop-down "Save in".Ini akan menyimpan entri AutoText di template Normal Anda.
Setelah Anda menyiapkan entri AutoTeks baru Anda, klik "OK".
Saat Anda menutup dokumen Word terakhir yang telah Anda buka, kotak dialog berikut mungkin muncul menanyakan apakah Anda ingin menyimpan perubahan yang dibuat pada template Normal.dotm, jika Anda telah mengaktifkan pilihan yang diminta untuk menyimpan template Normal. Untuk menyimpan entri AutoText Anda di template "Normal.dotm", klik "Simpan".
Cara Memasukkan Entri AutoTeks ke Dokumen
Setelah membuat entri AutoText baru, mari masukkan ke dalam dokumen. Buat dokumen Word baru atau buka dokumen Word yang sudah ada. Klik tab "Insert" lagi dan gerakkan mouse ke "AutoText" pada menu drop-down. Anda akan melihat bahwa entri AutoTeks yang Anda tambahkan tersedia langsung di submenu "AutoText".Pilih untuk memasukkan konten di entri itu.
Anda juga dapat memasukkan entri AutoText hanya dengan mengetikkan nama entri AutoTeks. Sebuah popup kecil menampilkan dengan nama entri AutoText yang sesuai dan petunjuk yang memberitahu Anda untuk menekan "Enter" untuk memasukkan. Tekan "Enter" untuk memasukkan seluruh entri AutoTeks ke dalam dokumen Anda. Anda juga bisa menekan "F3".
Isi entri AutoTeks dimasukkan, lengkap dengan jeda dan pemformatan asli.
Untuk membuatnya lebih cepat dan mudah untuk memasukkan entri AutoTeks, Anda dapat menambahkan tombol "AutoText" ke Quick Access Toolbar.
Cara Menghidupkan "Tampilkan Saran AutoComplete"
Jika Anda tidak melihat saran AutoComplete saat Anda mengetikkan nama entri AutoTeks Anda, mungkin Anda harus mengaktifkan opsi "Show AutoComplete Suggestions".
Untuk mengaktifkan "Show AutoComplete Suggestions", buka dokumen Word yang ada atau buat yang baru dan klik tab "File".
Pada layar di belakang layar, klik "Options" pada daftar pilihan di sebelah kiri.
Klik "Advanced" pada daftar item di sebelah kiri kotak dialog "Word Options".
Di bagian "Editing options", klik kotak centang "Show AutoComplete suggestions", jadi ada tanda centang di kotaknya.
Sekarang, Anda sekarang bisa menekan "Enter" setelah mengetikkan bagian dari nama entri AutoTeks untuk memasukkannya.
Cara Mengedit Konten Entri AutoText Yang Ada
Katakanlah Anda pindah ke rumah baru dan Anda perlu mengubah alamat Anda di entri AutoTeks Anda. Itu mudah dilakukan. Cukup ketik entri seperti yang Anda inginkan dalam dokumen Word baru, pilih, dan kemudian mengakses submenu "AutoText" seperti yang telah kita bahas sebelumnya. Pilih opsi "Save Selection to AutoText Gallery" pada submenu di bawah entri AutoText yang ada.
Masukkan nama yang sama dengan entri AutoText yang ada di kotak edit "Name" dan klik "OK".
Kotak dialog konfirmasi ditampilkan. Klik "Yes" untuk mengganti entri AutoText sebelumnya dengan yang baru.
Sekarang, Anda dapat memasukkan entri AutoText yang diperbarui ke dokumen Word baru atau yang sudah ada seperti sebelumnya. CATATAN
: Ingat, mengubah entri AutoText TIDAK mengubah isi entri itu dalam dokumen yang ada dimana Anda telah memasukkannya. Isi yang direvisi dari entri AutoTeks hanya digunakan saat memasukkan entri kapan saja setelah mengubahnya.
Cara Mengedit Properti dari Entri AutoTeks Yang Ada
Selain mengedit isi entri AutoTeks, Anda juga dapat mengubah properti entri, seperti template tempat penyimpanan, kategori, dan sebagainya.
Untuk melakukan ini, buat dokumen Word baru atau buka dokumen Word yang sudah ada. Klik tab "Insert" dan kemudian klik tombol "Explore Quick Parts" di bagian "Text".Pilih "Building Blocks Organizer" pada menu drop-down.
Kotak dialog "Building Blocks Organizer" ditampilkan. Daftar semua "blok bangunan" ditampilkan, menunjukkan "Nama" masing-masing dan "Galeri", "Kategori", dan "Template" mana mereka berada. Nama tersebut tercantum dalam urutan abjad sesuai dengan "Galeri".Entri "Alamat" baru kami tercantum di bagian atas karena ada di galeri "AutoText".Klik pada entri untuk memilihnya. Tampilan pratinjau entri ditampilkan di sisi kanan kotak dialog.
Setelah memilih entri "Address", klik "Edit Properties" di bawah daftar "blok bangunan".
Kotak dialog yang sama ditampilkan seperti saat Anda membuat entri AutoTeks;Namun, sekarang disebut "Modify Building Block".Kita akan mengubah "Option" menjadi "Insert content dalam paragrafnya sendiri, jadi alamat selalu dimasukkan mulai dari baris yang terpisah, biarpun kursor berada di ujung baris yang lain. Klik "OK" setelah Anda membuat perubahan.
Kotak dialog konfirmasi ditampilkan lagi, mengonfirmasi bahwa Anda ingin mengganti entri AutoTeks dengan yang sudah direvisi. Klik "Ya".
Cara Menghapus Entri AutoTeks
Jika Anda mendapati bahwa Anda tidak memerlukan entri AutoText lagi, Anda dapat menghapusnya dari kumpulan blok bangunan. Untuk menghapus entri AutoTeks, buka kotak dialog "Building Blocks Organizer", seperti yang dijelaskan pada bagian terakhir. Pilih entri AutoTeks yang ingin Anda hapus dan klik "Hapus" di bawah daftar "blok bangunan".
Kotak dialog konfirmasi akan menanyakan apakah Anda yakin ingin menghapus blok bangunan yang dipilih, dalam hal ini sebuah entri AutoTeks. Klik "Ya" untuk menghapus entri. Anda akan kembali ke kotak dialog "Building Blocks Organizer".Klik "Close" untuk menutupnya dan kembali ke dokumen Anda.
AutoText tampaknya memiliki satu kata kunci saat menggunakan template khusus. Kami menguji penambahan entri AutoTeks ke template khusus, namun saat kami membuat dokumen baru berdasarkan template itu, entri AutoTeks tidak tersedia. Namun, ketika kami membuat dokumen baru berdasarkan template Normal dan kemudian melampirkan template khusus ke dokumen itu, entri AutoTeks tersedia. Jadi, jika Anda ingin menyimpan entri AutoTeks di template kustom Anda sendiri, pastikan untuk melampirkan template ke dokumen Anda setelah membuatnya atau entri AutoTeks Anda tidak akan tersedia. Jika Anda menemukan sebaliknya, beri tahu kami di komentarnya.
Versi lama Word( 2003 dan sebelumnya) memungkinkan Anda menyalin entri AutoTeks dari satu template ke template lainnya. Namun, seperti pada Word 2007, fungsi itu telah dihapus.
