Lupakan The Gimmicks: Inilah Cara Terbaik untuk Mengatur Kotak Masuk Gmail Anda

Email inbox gimmicks terus bermunculan. Pertama Google memperkenalkan Priority Inbox, dan sekarang menggunakan tab kategori. Kotak Pesan yang dibeli Dropbox, yang mengubah kotak masuk menjadi lebih banyak daftar tugas. Microsoft Outlook.com memiliki fitur Sapu yang secara otomatis membersihkan kotak masuk Anda.

Semua ini adalah upaya untuk mengelola inbox email Anda untuk Anda. Gimmicks ini tidak pernah secerdas diri Anda, jadi Anda bisa membuat email Anda lebih cerdas dengan mengambil peran lebih aktif.

Kami akan menggunakan Gmail di sini, namun prinsipnya harus serupa untuk klien email manapun.

Gunakan Inbox Klasik

Pertama, kita akan menyingkirkan kotak masuk yang menarik perhatian yang Gmail gunakan hari ini. Kotak masuk ini tidak pernah mendapatkan kategori dan prioritas dengan benar. Mereka memaksa Anda untuk melewati semua email Anda untuk memastikan Anda tidak melewatkan apapun dan mendorong Anda untuk terus mendapatkan email tanpa spam berisi spam dengan menyapu mereka di bawah karpet.

Untuk menggunakan inbox yang lebih klasik di Gmail, klik ikon perkakas dan pilih Setelan. Klik ke tab Inbox, klik kotak ketik Inbox, dan pilih Unread dulu. Semua tab dan pilihan prioritas akan lenyap.

Berhenti Berlangganan Dari Email Anda Tidak Peduli Tentang

Dengan kategori tab dan prioritas dinonaktifkan, semua email Anda akan diurutkan menjadi satu tumpukan besar. Semua email dan buletin pemberitahuan jaringan sosial yang tidak berguna yang tidak Anda pedulikan akan ada di inbox Anda bersama dengan email penting Anda yang sebenarnya.

Ini bagus - bukan hanya menyapu email yang tidak ingin Anda lihat di bawah karpet, Anda harus menghentikannya agar tidak tiba sepenuhnya.

Pertimbangkan jenis email yang tidak ingin Anda lihat. Jenis email yang tidak berguna umumnya mencakup pemberitahuan Facebook dan Google+, email promosi, dan buletin yang mungkin Anda tidak sengaja masuki. Kapan pun email yang tidak ingin Anda lihat tiba, buka dan gunakan tautan Unsubscribe - biasanya Anda akan menemukannya di bagian paling bawah email - untuk berhenti berlangganan email dan mencegahnya untuk tidak datang lagi di masa mendatang.

( Perhatikan bahwa Anda tidak boleh menggunakan link Unsubscribe jika email benar-benar spam, karena spammer akan menganggap ini sebagai tanda seseorang sedang membaca email dan mengirim lebih banyak spam dengan cara Anda. Klik tombol Spam jika itu adalah spam yang sebenarnyaemail dan klik Berhenti berlangganan jika itu adalah organisasi yang sah.)

Tentu, benar-benar berhenti berlangganan sedikit lebih banyak bekerja di depan, namun ini membuat email Anda jauh lebih mudah dikelola dalam jangka panjang. Kapan pun email yang tidak Anda sadari datang, gunakan tautan Unsubscribe dan segera mencegah email yang datang tidak sampai.

Kirim Email Tak Biasa Anda Tidak Bisa Berhenti berlangganan Dari Sampah

Berdasarkan undang-undang AS( khususnya, UU CAN-SPAM), sebenarnya ilegal bagi perusahaan untuk tidak memberikan tautan berhenti berlangganan di email mereka sehingga Anda dapat memilih untuk tidak menerima email di masa depan..Namun, beberapa perusahaan juga belum mendapat memo atau tidak peduli. Daripada mengajukan tindakan hukum untuk membuka daftar email mereka, Anda cukup membuat filter yang mengirim semua email masa depan dari sampah itu ke tempat sampah Anda, tempat Anda tidak perlu melihatnya.

Saat menangani email seperti itu di Gmail, buka, klik link More, dan pilih Filter messages seperti ini. Tune filter Anda untuk memblokir email - misalnya, jika Anda tidak pernah peduli menerima email lain dari pengirim tersebut, Anda dapat memfilter berdasarkan alamat email mereka. Gunakan filter Anda untuk mengirim semua email semacam itu ke tempat sampah.

Otomatis Mengarsipkan Email yang Tidak Ingin Anda Lihat

Beberapa email penting dimiliki, namun Anda mungkin tidak ingin melihatnya. Misalnya, toko online mungkin akan mengirimkan tanda terima konfirmasi setiap kali Anda membeli sesuatu dari mereka. Sebaiknya Anda memiliki kuitansi seperti itu jika Anda membutuhkannya, namun jika Anda sering membeli produk dan tidak ingin melihat email semacam itu, mungkin Anda ingin mencegahnya masuk ke kotak masuk Anda.

Ini berlaku untuk berbagai jenis email - misalnya, PayPal mengirimkan email "Kami mentransfer uang ke bank Anda" setiap kali Anda menarik uang. Anda mungkin menginginkan email ini untuk catatan Anda, namun Anda mungkin tidak ingin melihatnya di kotak masuk Anda.

Jika Anda secara otomatis mengarsipkan email semacam itu saat masuk, Anda dapat memasukkan proses ini secara autopilot. Cukup buka email seperti itu, klik tombol Lainnya di Gmail, lalu pilih Filter pesan seperti ini. Tune filter Anda untuk mencakup email yang ingin Anda tangkap - mungkin berdasarkan Subjek, jika selalu sama. Beritahu Gmail untuk secara otomatis mengarsipkan email dan menandai mereka sebagai dibaca sehingga mereka tidak akan mengganggu Anda.

Anda juga dapat mengaktifkan Gmail secara otomatis label kepada mereka, seperti "Diarsipkan Secara Otomatis" atau label yang lebih spesifik. Ini akan memungkinkan Anda menemukan email dengan cepat di masa depan jika Anda benar-benar membutuhkannya.

Mengatur Label Otomatis

Jika Anda telah mengikuti proses ini, Anda seharusnya bisa mengurangi volume email yang masuk. Sekarang kami akan membantu Anda mengurutkan email yang Anda minati.

Bagian ini opsional, namun bisa membantu jika Anda menerima banyak email - terutama untuk tujuan yang berbeda. Misalnya, Anda mungkin telah menggabungkan beberapa akun Gmail ke dalam satu kotak masuk dan mendapatkan semua email pribadi dan pekerjaan Anda di tempat yang sama.

Coba buat filter yang secara otomatis mengurutkan email masuk Anda ke label tertentu. Misalnya, Anda dapat memiliki email dari Bank Anda secara otomatis mendapatkan label "Bank".Anda bisa memiliki email pribadi yang mendapatkan label "Personal" dan email kerja yang mendapatkan label "Work".Tanda terima untuk produk yang dibeli bisa mendapatkan label "Tanda Terima".Tidak perlu melakukan bagian ini secara manual - cukup atur Gmail sehingga secara otomatis akan mengurutkan email Anda ke dalam kategori untuk Anda.

Kode warna semua label ini dan Anda dapat meminta klien email Anda secara otomatis mengkategorikan email Anda dan menunjukkan sekilas dari mana mereka berasal. Untuk memberi warna pada label di Gmail, klik kotak warnanya di panel kiri dan pilih warna baru.

Dengan sistem label seperti itu, Anda bahkan dapat memiliki aplikasi Gmail di Android dan pengenal email di platform lain hanya memberi tahu Anda bila pesan baru masuk ke label penting, sehingga mencegah kelebihan pemberitahuan.

Jika ada email tertentu yang ingin Anda soroti - mungkin email dari atasan atau pasangan Anda - Anda dapat menyiapkan filter untuk secara otomatis memberi bintang pesan dari pengirim tersebut saat mereka tiba. Anda dapat memilih jenis kotak masuk "Berbintang pertama" di setelan kotak masuk Gmail Anda, sehingga email penting semacam itu secara otomatis akan naik ke bagian atas kotak masuk Anda. Ini akan terjadi persis sesuai dengan bagaimana Anda mengkonfigurasi Gmail - Anda tidak perlu bertarung dengan sistem prioritas kotak masuk dan mencoba untuk mengajarkan Gmail tentang apa yang sebenarnya penting.

Ini bukan proses set-it-and-forget-it. Tentu, setelah berhenti berlangganan email atau menyiapkan filter, klien email Anda akan terus melakukan tindakan terhadap semua email masuk - namun akan selalu ada jenis email baru yang tiba. Anda harus mengambil tindakan untuk berhenti berlangganan dan memfilternya dengan benar, sehingga mencegah inbox email Anda menjadi tidak terorganisir lagi.

Email gimmicks mencoba mengotomatisasi proses ini - mereka mencoba menyembunyikan email secara otomatis yang tidak ingin Anda lihat, sorot apa yang penting, dan kategorikan email Anda untuk Anda. Tapi, dengan sedikit kerja di muka, Anda bisa mengatur inbox email Anda untuk bekerja sesuai keinginan Anda, sehingga menghilangkan kebutuhan akan semua tipuan ini.