Cut Back on Time Spent Mengirim dan Menerima Email

Foto oleh H adalah untuk Home

Email dapat mempermudah komunikasi, namun juga bisa menghabiskan waktu Anda. Pelajari cara memproses email masuk dan menulis email keluar untuk menghemat waktu.

Menurut sebuah survei dari tahun 2005, wawancara karyawan mengungkapkan bahwa terbuang waktu pada email menyebabkan perusahaan dengan 10.000 karyawan kehilangan sekitar $ 152 juta dalam bentuk upah per tahun. Email

jelas memiliki kelemahannya. Email yang tidak jelas mengalihkan perhatian karyawan dari pekerjaan penting terkait pekerjaan, saluran komunikasi awan, dan sering kali membuat pekerjaan ekstra. Hindari jebakan email dengan mengikuti saran di bawah ini.

Bagaimana Email yang Masuk Bisa Limbah Waktu Anda

Ada banyak jenis pesan email yang bisa membuang waktu Anda. Mereka yang:

• Dapat ditebang dari beberapa pesan dan dikondensasi menjadi satu yang komprehensif.
• Jangan berhubungan langsung dengan Anda
• Berhubungan dengan Anda tetapi tidak dengan cara langsung, yang membuat Anda tidak yakin bagaimana atau apakah Anda harus menanggapi( dan makanup time)
instagram viewer
• Jangan mengarahkan Anda untuk melakukan beberapa tindakan( yang tidak produktif)
• Distract dan / atau mendorong Anda untuk membuang waktu di web
• Tidak sesuai untuk email, dan lebih masuk akal melalui saluran komunikasi yang dinamis sepertipertemuan bisnis atau beberapa format yang lebih sesuai untuk konten( seperti dokumen mandiri yang kaya informasi)

Cara Mengolah Email yang Masuk Dengan Efisien

Agar dapat membaca dan memproses email secara efisien, Anda perlu memusatkan perhatian pada dua hal - mencari tahupesan email( atau kekurangan) dan memutuskan tindakan apa yang harus diambil sebagai tanggapan.

Langkah 1: Pahami Pesan( Atau Kurangnya)

Kapan pun Anda membaca email baru, luangkan sedikit waktu untuk mencari tahu:

• Apakah pembicara menangani Anda secara langsung atau tidak langsung
• Apakah pembicara telah memberi tahu Anda apa yang mereka lakukanmengharapkan Anda
• Apakah itu dilakukan dengan cara yang jelas
• Apakah keseluruhan pesan relevan bagi Anda
• Apakah keseluruhan pesan sesuai, sesuai konteks hubungan Anda dengan pengirim( atau kurang, jika mereka mencoba untuk memulai bisnishubungan misalnya)

Ini akan membantu Anda memastikan pesan email apa, dan bagaimana Anda ingin meresponsnya. Artinya, jika Anda berniat untuk merespons di tempat pertama.

Penting untuk dicatat jika pembicara sedang melakukan satu atau lebih hal yang dapat memancing Anda membuang waktu berharga, seperti:

• Tidak jelas tentang apa yang ingin mereka katakan
• Menggunakan bahasa dengan cara yang membingungkan atau eufemistik untuk menghindari berbicaraistilah konkret( misalnya "Saya pikir kita perlu memiliki hati ke hati pada titik tertentu" versus "Dapatkah Anda menghubungi saya minggu ini agar kita dapat berbicara di telepon tentang sesuatu yang penting?")
• Rambling atau pergi ke topik
• Termasuk informasi bahwabukan urusan bisnis Anda, tidak pantas, menyinggung, atau tidak mengenakkan dari
• Cc atau membujuk Anda atas pesan yang tidak relevan bagi Anda
• Mengulangi pesan yang sama melalui berbagai email, atau mengulangi apa yang telah tercakup dalam komunikasi sebelumnya selain email
• Menulis tentang sesuatu yang telah Anda diskusikan dan selesaikan - dengan cara yang pelupa atau sembrono

Dalam situasi seperti ini, jadilahterutama hati-hati untuk merespon dengan cara yang efektif yang meminimalkan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk komunikasi. Karena mudah membiarkan skenario email ambigu di atas menguras waktu Anda.

Langkah 2: Tentukan Tindakan Apa yang Harus Dilakukan

Setelah Anda tahu pesannya, cari tahu cara paling produktif untuk meresponsnya. Berikut adalah beberapa tanggapan khas:

• Pergeseran percakapan ke media komunikasi yang lebih baik seperti telepon dan panggilan konferensi
• Menanggapi pertanyaan berulang yang diajukan oleh banyak orang - bukan melalui email - namun melalui media yang lebih kaya informasi yang dapat dibagi, seperti Google Doc
• Tidakmenanggapi pesan yang tidak memperjelas apa yang diharapkan pembicara dari Anda( meski terasa agak tidak sopan)
• Mengatasi pesan yang tidak jelas dengan pertanyaan konkret langsung dan singkat, seperti, "Bila Anda ingin laporan selesai? "Atau" Bagaimana Anda ingin saya berkontribusi pada proyek ini? "
• Mengangkat telepon dan memanggil orang kapan saja terjadi drama atau gangguan komunikasi mulai terjadi - menariknya keluar melalui email hanya akan memakan waktu lebih lama dan dapat mengintensifkan konflik

Langkah3: Kembali ke Tugas

Yang terpenting, setelah Anda menanggapi email( yang mungkin terdiri dari tidak menanggapi dan malah menghapus message), Anda perlu kembali mengerjakan tugas. Pindah ke email berikutnya yang menunggu di kotak masuk Anda, atau ganti gigi dan kembali ke melakukan pekerjaan sebenarnya daripada merespons permintaan orang lain.

Bagaimana Mengirim Email Bisa Limbah Waktu Anda

Foto oleh Adikos

Selain itu, ada banyak jenis pesan email yang Anda kirim yang dapat membuang waktu Anda. Hal-hal yang:

• Ditetapkan dengan tidak perlu menjadi beberapa pesan, yang masing-masing memerlukan waktu dan pemikiran untuk disesuaikan, bukan satu yang komprehensif
• Jangan langsung berhubungan dengan penerimanya, yang merupakan pemborosan usaha Anda
• Bukancukup jelas, dan menarik keluar ke percakapan email yang panjang dan / atau kesalahpahaman, atau tidak ada tindakan produktif sama sekali( yang berarti Anda harus meluangkan waktu untuk memulai percakapan lagi nanti)
• Jangan mengarahkan penerima untuk melakukan beberapa tindakan, yaituketidakadilan
• yang tidak produktif dan mendorong penerima untuk membuang waktu di web - yang berarti mendorong hal yang sama kepada Anda
• Tidak sesuai untuk format email, namun lebih baik dikomunikasikan melalui percakapan real-time atau melalui dokumen instruksional atau informasi yang kaya.sebagai manual, artikel blog, halaman FAQ, laporan perusahaan, atau presentasi PowerPoint

Cara Mengirim Email dengan Efisien

Agar bisa menulisemail yang tidak membuang waktu Anda dalam jangka panjang( belum lagi waktu penerima Anda), Anda perlu fokus pada lima hal: mengkomunikasikan pesan yang jelas, meminta penerima menerima langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti, menggunakan struktur yang baik, mengedit sebelum Anda menekan kirim, dan menindaklanjuti dengan efektif.

Langkah 1: Jelaskan Pesan Anda

Bahkan sebelum Anda membuat draf email, Anda harus menjelaskan pesannya dengan jelas. Tentukan:

• Apa yang ingin Anda komunikasikan
• Mengapa Anda ingin mengkomunikasikannya
• Tindakan apa yang Anda inginkan agar diterima oleh penerima
• Bagaimana Anda dapat membujuk mereka untuk mengambil tindakan tersebut dengan benar

Berikut adalah beberapa alasan umum untuk mengirim email:

• Untuk mengingatkan seseorang akanbatas waktu
• Untuk memberi seseorang instruksi tertulis mengenai sebuah tugas
• Untuk mengajukan pertanyaan singkat yang dapat dijawab secara memadai melalui penulisan
• Untuk menjawab pertanyaan singkat yang dapat dijawab secara memadai melalui penulisan
• Untuk menyampaikan informasi sensitif waktu
• Untuk menawarkan tanggal yang tersediauntuk menjadwalkan pertemuan
• Untuk menindaklanjuti setelah rapat dan menunjukkan penghargaan

Dalam semua contoh ini, kecuali untuk yang terakhir, Anda ingin penerima Anda melakukan tindakan( walaupun itu hanya membalas Anda).

Terkadang tindakannya tidak tampak seperti tindakan. Mungkin Anda ingin:

• Pass sepanjang tip untuk rekan kerja Anda
• Biarkan teman Anda tahu bahwa Anda mendarat dengan selamat di tempat tujuan perjalanan Anda
• Berikan pembaruan singkat tentang apa yang Anda lakukan di tempat tujuan baru Anda dan bagaimana Anda bisa dihubungi pada hari berikutnya.beberapa minggu

Dalam setiap situasi ini, Anda tidak memberi tahu penerima Anda untuk melakukan tindakan tertentu. Namun, tersirat bahwa mereka tidak diharapkan untuk melakukan tindakan apapun, selama Anda memberikan penutupan email secara benar, atau setidaknya dengan menandatangani nama Anda. Mereka mengerti bahwa komunikasi dapat dengan mudah diakhiri dengan email Anda;bahwa mereka tidak perlu merespon.

Langkah 2: Meminta Penerima Anda Mengambil Langkah yang dapat Bertindak

Untuk menulis email efektif yang menghemat waktu Anda, Anda perlu membuatnya dapat ditindaklanjuti. Dan Anda perlu memastikan bahwa penerima Anda jelas mengenai tindakan apa yang diharapkan dari mereka.

Jika Anda tidak membidik hal ini, namun mencoba untuk menguraikan kisah hidup Anda atau menjelaskan mengapa Anda bertahan untuk model iPhone berikutnya alih-alih mendapatkan yang terbaru, Anda dapat melupakan penghematan waktu karena pena pal menulis membutuhkanbanyak pemikiran dan waktu.

Fokus pada hal-hal berikut saat membuat email dapat ditindaklanjuti:

• Menetapkan tenggat waktu
• Menguraikan rencana kontinjensi
• Menawarkan opsi potensial untuk tindakan berikutnya( misalnya, saat Anda siap untuk pertemuan di tempat, lokasi yang tersedia untuk Anda temui)
• Memberikan pendapat saat meminta satu
• Membuat permintaan yang sesuai untuk penulisan dan sebenarnya lebih mudah dilakukan dengan menggunakan mode komunikasi lain
• Memberikan serangkaian arahan untuk tugas yang telah disetujui oleh penerima Anda untuk melaksanakan

Jadilah proaktif dan tegas saat menguraikanlangkah ditindaklanjuti. Hindari mengajukan pertanyaan terbuka kecuali jika tidak ada pilihan lain. Karena pertanyaan terbuka berlawanan dengan konten yang dapat ditindaklanjuti.

Berikut adalah beberapa contohnya:

• Alih-alih meminta penerima Anda memberikan jadwal mereka( dan membuang email dalam prosesnya) - mulailah dengan mengirimkan waktu pertemuan yang ada kepada Anda.
• Alih-alih meminta penerima Anda apa pendapat mereka tentang keputusan bisnis tertentu, garis besar keputusan potensial dan permintaan membangun umpan balik;Dengan cara itu mereka tidak perlu mengemukakan sesuatu dengan sendirinya dan malah akan melakukan sesuatu untuk bekerja dengan

Anda tetap menerima email yang dapat ditindaklanjuti dengan memberikan instruksi yang jelas kepada pembaca dan menjaga konten tetap dapat ditindaklanjuti daripada terbuka.

Yang terpenting, Anda perlu memastikan bahwa tindakan apa pun yang Anda harapkan dari pembaca Anda secara jelas dikomunikasikan. Jangan berasumsi mereka tahu bahwa Anda ingin mengadakan pertemuan minggu ini hanya Anda menawarkan waktu Anda yang tersedia. Jangan berasumsi mereka tahu tugas pekerjaan yang menjadi petunjuk instruksi Anda. Nyatakan secara eksplisit dan ramah biarkan mereka tahu apa yang Anda ingin mereka lakukan.

Langkah 3: Ciptakan Struktur yang Baik

Yang Anda jelaskan pesan Anda dan Anda telah membuatnya dapat ditindaklanjuti, inilah saatnya untuk mengaturnya sedemikian rupa untuk menyampaikan kejelasan dan permintaan Anda yang dapat ditindaklanjuti.

Paragraf: Aturan umum yang harus diikuti adalah menjaga paragraf di bawah lima kalimat. Ini tidak hanya sulit untuk fokus pada paragraf panjang saat membaca web, tapi paragraf kikuk memberi kesempatan kepada penerima untuk kehilangan fokus dan mungkin melewatkan poin yang paling penting. Hal ini kemudian menyebabkan respons yang ceroboh atau berlebihan, yang melapisi saluran komunikasi. Kalimat

: Gunakan suara aktif saat menulis kalimat. Jauhkan kalimat singkat dan to the point. Hindari pergi dengan garis singgung atau tidak perlu menjelaskan alasan atau perasaan Anda tentang berbagai hal. Sebagai gantinya, berpegang pada fakta dan tindakan apa yang Anda minta agar penerima Anda ambil.

Words: Cobalah untuk tidak menggunakan kata-kata atau slang besar, kecuali jika Anda tahu audiens Anda akan memahaminya. Hindari lelucon dan rujukan budaya yang bisa disalahpahami, karena apapun yang bisa dengan mudah disalahartikan adalah penghalang potensial untuk komunikasi yang efektif.

Hindari kata-kata tambahan dan frasa kualifikasi."Mengingat situasi saat ini dimana hal ini sedang terjadi, saya pikir mungkin bijaksana untuk. .." adalah sebuah pernyataan kualifikasi yang tidak hanya menyia-nyiakan kata-kata dan waktu, namun mengalihkan perhatian dari pesan sebenarnya. Sebagai gantinya, nyatakan rekomendasi Anda tanpa harus memenuhi syarat.

Contoh lain: "Saya bertanya-tanya apakah saya bisa bertanya kepada Anda. .." Potong frase ini dan hanya mengajukan pertanyaan. Ini juga akan meningkatkan kepercayaan diri Anda, karena Anda tidak sadar akan meminta izin untuk berkomunikasi secara proaktif.

Tanda baca

: Jaga tanda baca sederhana. Kata dan frase yang memenuhi syarat hanya efisien bila digunakan untuk menetapkan sopan santun saat memulai komunikasi dengan seseorang yang ingin Anda temui atau berhubungan dengan bisnis. Dalam kasus seperti itu, Anda tidak ingin menjadi yang akan datang, namun gunakan beberapa ungkapan sopan untuk menunjukkan rasa hormat terhadap waktu mereka.

Minimalkan penggunaan koma - ini tentu membantu Anda menjaga kalimat tetap pendek. Hindari omong kosong yang diilhami teks, dengan menggunakan koma dot-dot-dot dan koma secara berlebihan. Sebagai gantinya, tandai kalimat Anda dengan bahasa Inggris yang tepat dan gunakan kontraksi saat masuk akal, karena mereka membuat aliran baca menjadi lebih baik.

Selain itu, pertimbangkan untuk membubuhkan daftar dengan titik-titik peluru, dan gunakan garis tanda hubung untuk memecah bagian utama( yang mungkin termasuk satu atau beberapa paragraf).

Poin peluru dan jeda bagian meningkatkan keterbacaan web, serta membantu Anda mengatur pesan dengan lebih jelas.

Langkah 4: Edit Sebelum Mengirimkan

Sebelum mengirim email, luangkan waktu 1-2 menit untuk membacanya dengan lantang. Ini akan membantu Anda menangkap kesalahan atau melihat bagian yang canggung yang biasanya tidak Anda katakan secara langsung. Lepas kata-kata tambahan itu dan sederhanakan tanda baca. Melacak daftar dan mengurangi paragraf Anda.

Bila Anda bisa menjawab pertanyaan berikut dengan "ya," maka Anda siap untuk menekan "kirim":

• Apakah pesannya jelas?
• Apakah harapan dapat ditindaklanjuti dan dinyatakan dengan jelas?
• Apakah penerima saya dapat berhasil menerima pesan saya? Kesuksesan berarti mereka tahu respon apa yang diharapkan dari mereka.
• Jika perannya terbalik, apakah saya bisa berhasil menerima pesan ini?

Langkah 5: Tindak Lanjuti Secara Efektif

Selain itu, jadilah proaktif dalam menindaklanjuti email Anda. Jika seseorang tidak menanggapi permintaan langsung, jangan sia-siakan waktu bertanya-tanya apa yang terjadi. Sebagai gantinya, kirimkan email tindak lanjut yang sopan tapi langsung untuk melapor masuk dengan mereka. Terapkan prinsip-prinsip yang tercantum di atas. Dan jangan buang waktu terlalu lama untuk mencoba mendapat tanggapan;Jika penerima tidak berkomunikasi dengan Anda, ketahuilah kapan harus melanjutkan atau mendekati mereka secara langsung.

Gunakan Email untuk Menyimpan Waktu Email

dapat menghemat banyak waktu jika Anda tahu cara menggunakannya secara efisien. Dan ini berlaku baik untuk pengiriman dan penerimaan pesan. Email

paling baik digunakan untuk menyampaikan pesan yang dapat ditindaklanjuti yang dikomunikasikan secara memadai melalui tulisan. Jika Anda memanfaatkan manfaat email dan menghindari banyak perangkap membuang-buang waktu, ini berfungsi sebagai alat yang hebat.