Apa itu BCC, dan Mengapa Anda Orang Mengerikan Jika Anda Tidak Menggunakannya?

Beberapa fasilitas dalam alur kerja digital modern begitu banyak tersedia namun sangat diabaikan( atau langsung disalahgunakan) sebagai fungsi email BCC.Jika Anda salah menyalahgunakan atau mengabaikan kekuatannya( dan ada kemungkinan Anda), saatnya untuk bertobat dan, dalam prosesnya, mengurangi spam dan melindungi privasi teman dan keluarga Anda.

Apa itu BCC dan dari mana asalnya?

Ada tiga slot alamat di setiap klien email: TO, CC, dan BCC, yang mewakili "[kirim] ke", "salinan karbon", dan "salinan karbon buta".Denotasi ini merupakan peninggalan dari dunia yang mendahului surat elektronik: surat fisik dan memo.

Dalam memo bisnis abad pertengahan, misalnya, akan ada slot TO untuk penerima utama, slot CC untuk individu yang perlu berkomunikasi, namun bukan penerima utama, dan slot ketiga, BCC,Bagi individu yang perlu berkomunikasi juga, karena alasan apapun, identitas mereka akan ditahan dari memo yang diedarkan ke penerima di TO dan CC pada slot alamat.

Setelah kemunculan surat elektronik, konvensi yang sama yang digunakan dalam surat surat dan memo telah disalin, baik dari keakraban dan karena tetap berguna walaupun pesan tersebut tidak lagi disalin dan disampaikan secara fisik.

Jika konvensi ini ada selama beberapa dekade sebelum munculnya email dan terus berlanjut selama setengah abad, atau dari mana masalah itu muncul? Ada dua bentuk penyalahgunaan BCC: penyalinan kolon buta pasif-agresif( bentuk berbahaya dari masalah) dan lalai untuk menggunakan penyalinan buta-karbon untuk melindungi privasi( masalah yang timbul dari ketidaktahuan).Mari kita lihat bagaimana dan mengapa untuk menghindari masing-masing.

Katakan Tidak pada Penggabungan Karbon Buta Pasif-Agresif

Penggunaan paling buruk dari salinan karbon buta adalah secara pasif menjerat seorang rekan kerja dengan agresif. Jenis penyalahgunaan BCC ini terjadi ketika karyawan menggunakan fungsi BCC sebagai cara untuk secara tidak langsung melawan rekan kerja mereka, mengisap atasan mereka, atau terlibat dalam hijink di tempat kerja disfungsional. Gambar

milik Komik EC.

Seorang karyawan, misalnya, mungkin menempatkan atasan mereka sebagai penerima alamat BCC pada email yang mereka kirim ke karyawan lain sehingga atasan mereka melihat bahwa mereka berkomunikasi dengan karyawan lain atau bahwa karyawan lainnya gagal memenuhi semacam kewajibanatau tenggat waktu. Komunikasi rahasia-tupai semacam ini umumnya tidak disukai di tempat kerja dan kita tidak akan menyetujui perilaku apa pun yang menghasilkan lingkungan kerja yang agresif dan kecil.

Saran kami hanya untuk masalah ini adalah: Hentikan.

Kecuali departemen SDM atau atasan Anda secara eksplisit mendatangi Anda dan menginstruksikan Anda untuk BCC komunikasi Anda, Anda harus menghindari praktik tersebut.

Jika orang-orang di luar komunikasi utama perlu disimpan dalam lingkaran, bahkan yang lebih tinggi, praktik terbaik adalah memasukkan mereka sebagai penerima CC dan memberi tahu KEPADA penerima tentang siapa yang disertakan dan untuk alasan apa.

Hal ini tidak hanya membangun dialog yang lebih dewasa di tempat kerja, namun juga membantu Anda menghindari peristiwa yang sangat memalukan: jika atasan Anda atau penerima BCC lainnya menggunakan fungsi balasan-semua mereka secara efektif membuka kedoknya sendiri dan mengungkapkan bahwa mereka telah mengetahui rahasiaisi email sebelumnyaCoba jelaskan yang itu kepada rekan kerja yang Anda berkonspirasi melawan pendingin air.

Untungnya, jumlah orang yang jahat menggunakan fungsi BCC kecil, yang membawa kita pada orang-orang yang merupakan bagian terbesar dari penyalahgunaan: tanpa disadari. Teman-teman

Jangan Menyalin Karbon Teman

Jika mayoritas orang tidak menggunakan fungsi BCC dengan tidak benar sebagai bagian dari kampanye perang psikologis terhadap rekan kerja mereka, lalu ke mana hal itu meninggalkan kita? Ini membuat kita dengan jutaan orang-orang yang tanpa sadar mengabaikan bahkan menggunakan fungsi BCC di tempat pertama. Gambar

milik Perpustakaan Umum Denver, Koleksi Sejarah Barat.

Mengapa fungsi BCC begitu penting? Ini memungkinkan Anda mengirim email ke seseorang tanpa orang tersebut melihat orang lain yang menerima email tersebut, yang secara efektif melindungi informasi pribadi mereka. Berikut adalah contoh email ke depan, dimusnahkan dari arsip email kami sendiri:

Setiap blur biru dalam gambar yang disaring privasi di atas adalah alamat email. Tidak hanya ada lebih dari 40 alamat email dalam daftar penerima penerusan yang kami masuki, namun ada dua pasang blokir sisa di email yang diteruskan( lihat di atas) yang mencakup 13 dan 8 alamat email. Ini berarti ada lebih dari 60 alamat email di isi keseluruhan email.

Sekarang, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri "Jadi apa? Apa bedanya? "Itu penting karena beberapa alasan. Pertama dan terutama, ada masalah privasi yang sederhana dan memperlakukan privasi orang-orang di daftar kontak Anda( baik itu teman, keluarga, atau rekan bisnis) dengan hormat. Tak perlu dikatakan lagi bahwa orang-orang yang melepaskan email ke depan dan massa dengan puluhan teman dan rekan mereka tidak meluangkan waktu untuk menghubungi setiap dari puluhan penerima tersebut dan menanyakan apakah mereka ingin informasi kontak mereka dibagikan dengan orang lain didaftar alamatIni benar-benar tidak sopan untuk berbagi informasi kontak tanpa seizin individu yang bersangkutan.

Ini menjadi lebih tidak sopan dan merepotkan semakin beragam kerumunan orang yang Anda kirimi email. Jika Anda mengirim email kepada sepuluh orang di sebuah organisasi kewarganegaraan kecil yang sudah saling mengenal, masalahnya mungkin diperdebatkan. Jika Anda seorang guru dan Anda mengirimkan puluhan email( jika bukan ratusan) siswa beberapa materi tambahan, tiba-tiba Anda membagikan informasi kontak pribadi dari banyak orang dengan banyak orang lain yang mungkin tidak mereka inginkan untuk berbagi dengan mereka..

Lebih parah lagi, jika ada orang yang secara tidak sengaja memukul "Balas Semua" ke salah satu email yang Anda kirim dengan slot TO dan CC yang terisi penuh, setiap orang di daftar penerima asli menerima jawabannya. Paling banter, itu relatif tidak berbahaya tapi pasti membuang-buang waktu orang lain saat mereka membuka email untuk melihat apa yang baru dalam diskusi. Paling buruk, seperti yang telah terjadi berkali-kali di perusahaan-perusahaan di seluruh dunia, email tersebut dapat memakan nyawanya sendiri karena ratusan karyawan membalas, berdebat, dan sebaliknya berinteraksi dengan email tersebut. Reaksi balasan semacam itu bisa mencakup ribuan email dan bahkan bisa menelurkan perang api( ada satu perang api di Tandem Computers pada akhir abad 20 yang berlangsung selama tahun ).

Kedua, dan kekhawatiran yang lebih praktis bagi Anda yang tidak peduli tentang etiket email yang baik dan melindungi privasi teman-teman Anda, email massal semacam ini secara tidak sengaja membuat daftar alamat email kecil yang rapi untuk perangkat lunak berbahaya dan spammer untuk panen. Jika alamat email Anda berakhir pada email besar yang dikirim ke seluruh dunia pepatah, Anda dapat yakin bahwa di suatu tempat di sepanjang garis Anda akan sampai pada daftar spam. Lebih parah lagi lagi, jika salah satu pengguna yang berakhir dengan email yang diteruskan Anda yang duduk di dalam perut kotak masuk mereka akhirnya terkena malware yang bereplikasi melalui daftar kontak dan alamat email yang ditemukan di kotak masuk, Anda mungkin akan berakhir dengan email berbahaya.menemukan jalan untuk Anda.

Menggunakan BCC dengan Bijak

Jika Anda berada di kamp yang terakhir, mereka yang mengabaikan fungsi BCC, Anda mungkin bertanya kepada diri sendiri apa yang dapat Anda lakukan untuk menghindari kecurangan privasi dan keamanan yang kami sebutkan di atas. Jangan khawatir, begitu Anda menyadari betapa mengerikannya mengabaikan fungsi BCC, menjadi semakin jelas apa yang perlu Anda lakukan untuk membersihkan diri dari perilaku email Anda yang sebelumnya buruk.

Pertama, dan yang terpenting, Anda memulai dengan bertanya pada diri sendiri "Apakah saya benar-benar perlu mengirim email ini ke semua orang di daftar kontak saya? Tiga puluh dari mereka? Salah satu dari mereka? "Jawaban atas pertanyaan untuk kebanyakan email adalah: Tidak. Tidak, Anda tidak perlu mengeluarkan email pribadi atau meneruskan ke semua orang dalam daftar kontak Anda.

Kedua, ketika Anda melakukan menemukan alasan yang sah untuk mengirimi Anda email sebanyak-banyaknya pada satu waktu. Seperti, misalnya, Anda beralih ke penyedia email baru atau Anda ingin mengirim alamat surat baru Anda ke seratus teman dan saudara Anda, satu-satunya hal yang perlu dilakukan adalah memasukkan alamat mereka di slot BCC.Ini memastikan bahwa semua kejahatan email TO / CC massal dihilangkan: alamat email semua penerima dijaga tetap pribadi, tidak ada kemungkinan bot spam atau perangkat lunak perusak di komputer penerima salah memanipulasi email penerima lain, danJika ada di antara mereka yang perlu membalas kepada Anda untuk mengajukan pertanyaan atau pertanyaan semacam itu, mereka tidak akan mengeluarkan pertanyaan atau komentar mereka kepada setiap orang lain.

BCC meningkatkan privasi, meningkatkan keamanan, dan mengurangi kotak masuk yang harus teman-teman dan rekan kerja Anda lewati. Sama sekali tidak ada alasan untuk menghindari penggunaan saat melakukannya sesederhana meletakkan alamat di slot alamat yang berbeda.