9Jul
Bila Anda tahu Anda akan keluar dari kantor selama beberapa hari, Anda dapat mengatur Asisten Keluar Kantor untuk membalas secara otomatis, membiarkan orang tahu bahwa Anda menikmati liburan Anda saat mereka terjebak di tempat kerja.
Untuk membuat balasan dari kantor di Outlook, kami akan membuat template email dengan pesan yang ingin kami gunakan dan kemudian membuat peraturan yang akan mengirimkan balasan dengan pesan tersebut ke semua email yang kami terima selama rentang tanggal tertentu. CATATAN
: Outlook harus terbuka agar peraturan dapat dijalankan dan balasan dari kantor Anda dikirim. Jadi, pastikan Anda membiarkan komputer Anda menyala dan Outlook berjalan saat Anda berada di luar kantor.
Langkah Pertama: Buat Template Pesan
Untuk membuat template pesan di Outlook, pastikan tab "Home" aktif dan klik tombol "Email Baru" di bagian Baru.
Masukkan pesan yang ingin Anda kirim sebagai balasan otomatis di kotak pesan. Jangan masukkan alamat email atau Subjek. Kemudian, klik tab "File".
Klik "Save As" pada daftar pilihan di sisi kiri layar belakang panggung.
Pada kotak dialog Save As, pilih "Outlook Template( *. oft)" dari dropdown "Save as type".
Anda dibawa ke folder template pengguna. Masukkan nama untuk template di kotak "File name", simpan ekstensi ".oft", dan klik "Save".
Jika Anda ingin menyalin template email balasan dari kantor ke PC lain atau mengembalikannya, path lengkap ke folder template pengguna adalah C: \ Users \ & lt; username & gt; \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates. Ganti & lt; nama pengguna & gt;dengan nama pengguna Windows Anda.
Tutup jendela pesan dengan mengklik tombol "X" di pojok kanan atas.
Kotak dialog akan muncul menanyakan apakah Anda ingin menyimpan draf pesan. Anda tidak perlu karena Anda menyimpannya sebagai template, tapi Anda bisa jika Anda mau. Klik "Ya" jika Anda ingin menyimpan draf, atau "Tidak" jika tidak.
Langkah Dua: Buat Aturan untuk Balasan Otomatis ke Pesan Email Baru
Sekarang, bahwa kita memiliki template email balasan dari kantor kami, kami akan membuat peraturan untuk menggunakan template tersebut untuk membalas semua pesan yang masuk selama rentang tanggal tertentu..Pastikan tab "Home" aktif.
Di bagian Pindah, klik tombol "Aturan" dan pilih "Manage Rules &Lansiran "dari menu tarik turun.
Anda juga bisa mengklik tab "File" untuk mengakses layar belakang panggung. Pastikan layar "Info" aktif( klik "Info" di sebelah kiri jika perlu) dan kemudian klik "Manage Rules &Tanda "tombol.
Pada kotak dialog Rules and Alerts, pastikan alamat email yang Anda inginkan untuk menerapkan aturan ini dipilih di dropdown "Apply changes to this folder".Jika Anda ingin peraturan ini diterapkan ke semua akun di Outlook, kami akan menunjukkan cara melakukannya nanti di artikel ini. Klik tab "Aturan Email" jika belum aktif, lalu klik tombol "Aturan Baru".
Pada layar pertama kotak dialog Wizard Aturan, klik "Terapkan aturan pada pesan yang saya terima" di bagian "Mulai dari aturan kosong".Opsi ini ditambahkan ke kotak "Langkah 2: Edit deskripsi aturan( klik sebuah nilai yang digarisbawahi)".Tidak ada yang perlu diedit untuk bagian peraturan ini, jadi klik tombol "Berikutnya" untuk melanjutkan.
Layar kedua pada kotak dialog Wizard Aturan memungkinkan Anda untuk memilih kondisi yang akan diperiksa saat menerima email. Agar balasan di luar kantor dikirim saat rentang tanggal tertentu, periksa kotak "diterima dalam rentang tanggal tertentu" di kotak "Langkah 1: Pilih kondisi".Kondisi ini ditambahkan ke kotak "Langkah 2: Edit deskripsi aturan( klik nilai digarisbawahi)", seperti sebelumnya, tapi kali ini, ada bagian dari deskripsi yang akan diedit. Untuk menambahkan rentang tanggal, klik tautan "dalam rentang tanggal tertentu" di kotak Langkah 2.
Pada kotak dialog Date Received, centang kotak "After", klik pada dropdown, dan klik tanggal yang ingin Anda matikan secara otomatis dari kantor yang dikirim. Misalnya, jika Anda ingin agar di luar kantor Anda membalas untuk mulai dikirim pada tanggal 8 Februari, pilih 7 Februari untuk tanggal Setelahnya.
Kemudian, centang kotak "Before", pilih tanggal dari dropdown tanggal di sebelah kanan kotak centang Sebelum. Tanggal yang Anda pilih seharusnya sehari setelah Anda ingin agar di luar kantor menjawab agar berhenti dikirim. Misalnya, jika Anda ingin 15 Februari menjadi hari terakhir balasan balasan Anda di luar kantor, pilih 16 Februari sebagai tanggal Before.
Tanggal yang Anda pilih ditambahkan ke kondisi di kotak Langkah 2.Klik tombol "Next" pada kotak dialog Wizard Aturan untuk melanjutkan.
Pada layar ketiga pada kotak dialog Wizard Aturan, Anda memilih apa yang ingin Anda lakukan dengan email masuk selama rentang tanggal. Kami ingin membalas semua email menggunakan template yang kami buat di bagian pertama, jadi kami memeriksa kotak "balas menggunakan template tertentu" di kotak "Langkah 1: Pilih tindakan( s)".Untuk memilih template yang kami buat, klik link "template tertentu" di kotak "Langkah 2: Edit deskripsi aturan( klik sebuah nilai yang digarisbawahi)".
Pada kotak dialog Select a Reply Template, pilih "User Templates in File System" dari dropdown "Look in".
Pilih template yang Anda buat( dalam kasus kami, template "Out of Office Reply") dan klik tombol "Open".
Jalur lengkap ke template yang dipilih ditambahkan ke tindakan yang dipilih. Klik tombol "Next" untuk melanjutkan.
Pada layar Aturan Aturan keempat, Anda dapat memilih pengecualian yang ingin Anda terapkan pada aturan tersebut, misalnya jika Anda ingin mengecualikan orang atau grup tertentu( "kecuali dari orang atau grup umum").Kami tidak akan menambahkan pengecualian pada peraturan kami, jadi klik tombol "Next" untuk melanjutkan.
Masukkan nama untuk aturan di kotak "Langkah 1: Tentukan nama untuk aturan ini".Kotak "Turn on this rule" dicentang secara default, jadi aturan akan otomatis dinyalakan. Jangan khawatir. Ini tidak akan berjalan sampai setelah tanggal Setelah Anda ditentukan.
Kami tidak ingin menjalankan aturan pada pesan yang sudah ada di inbox kami, jadi tinggalkan kotak "Run this rule now on messages already in Inbox" tanpa dicentang. Jika Anda ingin menjalankan aturan ini di semua akun email Anda di Outlook, centang kotak "Buat aturan ini di semua akun".Klik tombol "Finish".
Aturan ini ditambahkan ke daftar. Klik "OK" untuk menutup kotak dialog Rules and Alerts.
Sekarang, ketika seseorang mengirimi Anda email pada tanggal yang Anda tentukan, mereka akan secara otomatis menerima pesan tersebut di template email yang Anda buat.
Meskipun pengirim menerima balasan otomatis yang mengatakan bahwa Anda berada di luar kantor, Anda masih mendapatkan email mereka dengan ikon yang menunjukkan bahwa balasan otomatis telah dikirim. Namun, Anda bisa merasa dibenarkan dalam mengabaikannya sampai Anda kembali.
Setelah rentang tanggal pada aturan tersebut berlalu, aturan tersebut tidak akan berlaku untuk email masuk. Namun, Anda tetap bisa mematikan aturan. Untuk melakukannya, buka kotak dialog Rules and Alerts lagi seperti yang dijelaskan sebelumnya dan hapus centang pada kotak di sebelah kiri aturan dalam daftar. Klik "OK" untuk menutup kotak dialog.
Bila Anda menggunakan peraturan ini untuk mengirim balasan keluar kantor secara otomatis, balasan dikirim satu kali ke setiap pengirim selama satu sesi Outlook. Sesi adalah saat Anda membuka Outlook sampai Anda keluar dari aplikasi. Ini mencegah balasan duplikat dikirim ke pengirim yang sama yang mengirimkan beberapa pesan kepada Anda. Trek Outlook yang telah menerima respons otomatis selama setiap sesi namun daftar ini disetel ulang saat Anda keluar dari Outlook. Jadi, biarkan Outlook terbuka( jangan keluar dan buka kembali) sehingga aturan akan berjalan dan balasan otomatis dari kantor dikirimkan ke semua orang yang mengirimi Anda email sehingga pengirim tidak menerima banyak balasan dari kantor.