9Jul
Dengan mencoba mengelola bisnis akhir-akhir ini, sangat penting untuk memiliki Bagan Organisasi agar semuanya dapat dikelola. Di sini kami akan menunjukkan cara membangunnya di Visio 2010.
Artikel Tamu ini ditulis oleh teman-teman kami di Office 2010 Club .
Butuh Diagram Organisasi
Kebutuhan untuk membuat Diagram Organisasi menjadi sangat diperlukan akhir-akhir ini, karena perusahaan mulai berfokus pada perekrutan yang luas untuk ketersediaan jangkauan jauh, peningkatan produktivitas dan penargetan pasar yang beragam. Mengingat perubahan yang ketat ini, membuat bagan organisasi dapat membantu pemangku kepentingan dalam memahami struktur organisasi &hirarki dengan mudah. Ini menunjukkan struktur dasar organisasi sekaligus mendefinisikan hubungan antara karyawan yang bekerja di berbagai departemen.
Secara kebetulan, Microsoft Visio 2010 menawarkan cara mudah untuk membuat bagan organisasi. Seperti sebelumnya, cara daftar hierarki organisasi ortodoks telah digunakan untuk menentukan struktur departemen beserta komunikasi yang mungkin termasuk;komunikasi horizontal dan vertikal. Untuk mengubah daftar ini yang mendefinisikan struktur organisasi, menjadi bagan terperinci, Visio 2010 menyertakan add-in untuk mengimpor spreadsheet Excel, yang berguna untuk menarik data dari spreadsheet untuk membuat bagan organisasi.
Yang penting, Anda tidak perlu memanjakan diri dengan labirin dalam menentukan hierarki organisasi dan struktur kapur tulis, karena Anda hanya perlu menentukan kolom &header baris, beserta data yang Anda butuhkan untuk diimpor dan secara otomatis akan membuat chart define;hirarki organisasi dengan kredensial yang ditentukan dari masing-masing karyawan, dikategorikan dalam departemen mereka yang sesuai.
Membuat Diagram Organisasi di Visio 2010
Untuk memulai, kami telah membuat spreadsheet Excel yang memiliki bidang, Nama , Supervisor, Designation, Department and Phone .Bidang Nama berisi nama semua karyawan yang bekerja di departemen yang berbeda, sedangkan bidang Supervisor berisi nama pengawas atau pimpinan tim. Bidang ini sangat penting untuk membuat Bagan Organisasi, karena mendefinisikan struktur dasar &hirarki dalam bagan
Sekarang jalankan Visio 2010, buka tab View, di bawah menu Add-Ons, dari pilihan Bisnis, klik Organisation Wizard.
Ini akan memulai Organization Chart Wizard, pada langkah pertama, aktifkan Informasi yang sudah tersimpan dalam file atau database pilihan , dan klik Next.
Saat kita mengimpor lembar Excel, pilih opsi kedua untuk mengimpor spreadsheet Excel.
Tentukan path file Excel dan klik Next untuk melanjutkan.
Pada langkah ini, Anda perlu menentukan bidang yang benar-benar mendefinisikan struktur organisasi. Dalam kasus kami, ini adalah Name & Supervisor bidang .Setelah menentukan bidang, klik Berikutnya untuk Lanjutkan lebih lanjut.
Sebagai bagan organisasi terutama untuk menunjukkan hirarki departemen / karyawan yang bekerja dalam organisasi bersama dengan bagaimana mereka terkait, dan siapa yang mengawasi siapa. Menimbang ini, pada langkah ini kita akan meninggalkan bidang Supervisor, karena inklusi tidak akan diperlukan karena Visio secara otomatis mengkalkulasikan struktur dasar yang didefinisikan dalam lembar Excel. Tambahkan sisa kolom di bawah Ditampilkan kategori , dan klik Next.
Sekarang pilih bidang yang ingin Anda sertakan dalam bentuk Struktur Organisasi dan klik Berikutnya.
Langkah ini adalah tentang memecah grafik menjadi beberapa halaman, jika Anda berurusan dengan 100+ karyawan, Anda mungkin ingin menentukan jumlah halaman di mana Diagram Organisasi akan ditampilkan. Tapi dalam kasus kami, kami berurusan dengan jumlah data yang jauh lebih sedikit, jadi kami akan mengaktifkan Saya ingin wizard tersebut secara otomatis mematahkan bagan organisasi saya di seluruh opsi .Tentukan nama yang perlu ditampilkan di bagian atas halaman. Jika Anda memiliki kurang dari 20 hierarki, masukkan nama karyawan dengan peringkat tertinggi di organisasi dan klik Finish untuk mengakhiri wizard.
Ini akan segera membuat bagan Organisasi dari spreadsheet Excel yang ditentukan. Karyawan peringkat tertinggi akan ditampilkan di atas bagan organisasi, mengawasi berbagai karyawan dari berbagai departemen. Seperti yang ditunjukkan di bawah ini, bawahannya segera mengelola karyawan lain dan seterusnya.
Untuk penyesuaian terlebih dahulu, pergilah ke tab Org Chart , di sini Anda akan menemukan berbagai kelompok untuk menyiapkan hierarki Org Chart dan mengelola posisi karyawan lainnya. Di bawah Mengatur kelompok , pengaturan bentuk dapat diubah dan memberikan navigasi yang mudah melalui grafik. Anda juga bisa mengubah jenis posisi dan menyembunyikan bawahan dari karyawan terpilih.
Dari grup Picture , Anda dapat memasukkan gambar karyawan, departemen, dll. Dari grup sinkronisasi, Anda memiliki pilihan untuk membuat salinan yang disinkronkan dan memperluas bawahan karyawan terpilih. Di bawah grup Data Organisasi, Anda dapat mengubah keseluruhan tata letak bagan Organisasi dari Display Options termasuk;bentuk tampilan, show divider, enable / disable bidang yang diimpor, ubah posisi blok, dan isilah warna, dll.
Jika pada suatu saat, Anda perlu memasukkan posisi baru atau mengumumkan lowongan, stensil Chart Organization selalu tersedia di sidebar kiri..Tarik bentuk Struktur Organisasi yang diinginkan ke dalam halaman diagram utama, untuk menjaga integritas struktur, yaitu, untuk memasukkan bawahan untuk karyawan tertentu, seret bentuk posisi di atas kotak bentuk karyawan yang ada.
Sebagai contoh, Kami telah menambahkan seorang konsultan dalam organisasi, yang berada langsung di bawah CEO, untuk mempertahankan hal ini, kami telah menyeret kotak Consultant dan menjatuhkannya ke kotak CEO untuk membuat posisi bawahan segera.
Menambahkan rincian ke posisi baru adalah mudah, cukup klik kanan kotak posisi baru dan klik Properties.
Ini akan membuka dialog Shape Data, mulai mengisi semua informasi yang relevan dan klik OK.
Di sini Anda dapat melihat posisi yang baru dibuat dengan mudah dihuni dengan semua informasi yang ditentukan. Sekarang memperluas Bagan Organisasi tidak memerlukan perawatan daftar panjang lagi. Di bawah tab Design, Anda juga bisa mencoba berbagai desain &Tata letak di atas bagan organisasi agar terlihat lebih flamboyan dan profesional.
Kesimpulan
Bagan Organisasi adalah cara yang bagus untuk menunjukkan hierarki organisasi yang terperinci;dengan kredensial yang jelas dari karyawan, struktur departemen, lowongan baru, karyawan baru yang dipekerjakan, departemen yang baru ditambahkan, dan yang terpenting menunjukkan cara interaksi yang paling nyaman antara berbagai departemen &karyawan, dll.