1Aug
Hari ini, kami membahas hal-hal "membosankan" Outlook. Pemeliharaan dan keamanan, seperti, menjaga dan mengamankan file data Outlook 2013 - penuh dengan semua data penting Anda - dengan memback up dan mengarsipkannya.
Sejauh ini, jika Anda menggunakan Outlook untuk menulis dan mengirim e-mail, dan Anda telah meluangkan waktu untuk mengimpor kontak G-mail Anda ke dalam buku alamat Anda, atau kenyataan bahwa Anda bahkan menggunakanBuku alamat pengalamatan, berarti Anda memiliki banyak data yang perlu dilindungi.
Demikian pula, Anda juga mungkin menghabiskan banyak waktu dan pekerjaan untuk membuat kalender, menambahkan tugas dan daftar tugas, dan mungkin bahkan memiliki banyak catatan yang ingin Anda selamatkan.
Semua ini bermuara pada adalah memastikan bahwa Anda setidaknya kadang-kadang membuat cadangan file data Anda karena seperti yang dapat kita saksikan, sangat membuat frustrasi dan depresi untuk kehilangan semua data Anda dan harus memulai lagi dari awal.
Mail Control Panel
Untuk memulai, mari kita lihat sekilas panel kontrol Mail di Windows.
Seperti ditunjukkan gambar, Anda memiliki akses ke tiga area utama pada pengaturan Outlook Anda. Yang mengatakan, mengklik tombol "Account E-mail Accounts. .." atau "Data Files. .." akan membuka jendela yang sama, pada tab yang sesuai.
Pada screenshot berikut, kita melihat tab E-mail, yang akan membiarkan Anda melakukan tindakan pada akun e-mail Anda seperti memperbaiki atau mengubahnya. Anda juga dapat melihat di mana data disimpan untuk setiap akun.
Jika Anda ingin memengaruhi file data ini secara langsung, Anda harus mengklik tab "Data Files".Ada beberapa hal praktis yang bisa Anda lakukan di sini.
Sebagai contoh, Anda bisa mengklik tombol "Open File Location" untuk melihat lokasi file data Anda. Ini berguna, karena Anda ingin tahu di mana mereka berada dalam kasus yang Anda perlukan untuk memindai dan memperbaikinya( dibahas di bagian selanjutnya).
Ada lagi fitur keren yang bisa Anda gunakan dari jendela Pengaturan Akun. Jika file data Anda telah menjadi besar dan menghabiskan banyak ruang disk( beberapa orang mengumpulkan gigabyte pada gigabyte e-mail lama), Anda bisa memampatkannya.
Klik tombol "Settings" pada tab Data Files dan kemudian klik "Compact Now" untuk mengurangi ukuran file data Outlook Anda.
Panel kontrol Mail adalah cara yang andal untuk menjaga file data dan profil Anda, namun ini bukan satu-satunya cara, dan aplikasi Outlook juga akan membiarkan Anda mengelola ke kotak surat Anda. Kami akan menunjukkan kontrol ini tepat setelah kami mendemonstrasikan cara memperbaiki file data Anda.
Menjalankan Alat Pemeliharaan PST
Jika Anda tidak menyadarinya sekarang, data Outlook disimpan dalam file. PST atau. OST, dan sebagian besar waktu, tidak ada yang salah dengan itu.
Sayangnya, terkadang data Anda menjadi rusak, yang tidak sama dengan mengatakan bahwa itu buruk atau tidak dapat dipulihkan selain pemulihan, Anda hanya perlu menjalankan alat Perbaikan Inbox yang disertakan. Alat Perbaikan Kotak Masuk atau "ScanPST" akan memindai dan memperbaiki file folder pribadi Anda, memvalidasi dan memperbaiki kesalahan saat membuat salinan cadangan dari file. PST atau. OST Anda jika terjadi kesalahan selama pemulihan.
Alat ScanPST dapat ditemukan di folder penginstalan Outlook Anda, biasanya C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15.Saat Anda menemukannya, klik dua kali utilitas ScanPST untuk memulainya.
Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah browse ke tempat file. PST atau. OST Anda berada. Pada screenshot berikut, Anda melihat di mana letaknya di komputer kita. Kita memilih satu dan klik "Open."
Jika alat ScanPST menemukan kesalahan, itu akan menginformasikan sebanyak dan menawarkan perbaikan. Klik tombol aptly-titled untuk memulai perbaikan tersebut. Setelah selesai, alat ScanPST akan memberi tahu Anda bahwa file Outlook Anda telah berhasil diperbaiki.
Anda dapat menutup alat atau mengulangi proses pada file data lain sesuai kebutuhan.
Mengarsipkan Data Secara Otomatis
Mari berkelebat dengan beberapa informasi penting tentang cara terbaik mengarsipkan dan mencadangkan data Anda. Hal pertama yang ingin kita diskusikan adalah pilihan AutoArchive Anda. Untuk memulai, klik tab "File" di Ribbon sehingga Anda melihat layar berikut.
Segera perhatikan, Anda dapat memilih akun mana yang ingin Anda kunjungi( jika ada) dengan mengklik menu drop-down yang berada di atas tombol Add Account.
Mari kita klik tombol "Alat Pembersihan" dan pilih "Pembersihan Kotak Pesan" dari pilihan. Berikut adalah pilihan yang akan Anda lihat. Semuanya di sini didedikasikan untuk memangkas lemak dari kotak masuk dan pengarsipan pesan lama Anda.
Mengklik tombol "AutoArchive" berarti Outlook akan mengarsipkan folder email yang telah dikonfigurasikan seperti itu. Untuk mengatur pilihan autoarchive Anda, Anda harus mengklik kanan pada folder surat dan pilih tab "AutoArchive".
Di sini kita melihat jendela folder khas Properties window. Tab AutoArchive akan membiarkan Anda menyesuaikan bagaimana folder diarsipkan secara otomatis. Perhatikan, pada screenshot ini, kita memiliki folder yang dikonfigurasikan ke AutoArchive sesuai jadwal dan tindakannya sendiri.
Anda juga dapat menetapkan folder tersebut ke autoarchive sesuai dengan pengaturan autoarchive default keseluruhan Outlook. Jika Anda mengatur folder ke pengaturan default, dan kemudian klik "Default Archive Settings. .." Anda akan melihat dialog berikut( karena "default", perubahan apa pun yang Anda tetapkan di sini akan berlaku untuk setiap folder yang dikonfigurasikan ke default autoarchive).
Jangan lupa, Anda juga bisa menemukan pengaturan ini dengan membuka Options dan mengklik "Advanced" heading.
Mari beralih sekarang untuk secara manual mengarsipkan data Anda.
Mengarsipkan Data Secara Manual
Secara sederhana, jika Anda tidak ingin menggunakan autoarchive, atau ingin memfasilitasi prosedur pengarsipan sendiri, kembali ke Alat Pembersihan yang terdapat di layar Informasi Akun, dan klik dan pilih "Arsipkan" kebuka dialog berikut
Cukup mudah, Anda cukup ingin memilih folder yang ingin Anda arsipkan, pilih tanggal untuk item arsip Anda, lalu pilih folder yang akan menyimpan arsip Anda agar disimpan. Itu saja, kamu sudah selesai!
Mencadangkan dan Memulihkan File Data Outlook Anda
Mencadangkan file data Outlook Anda semudah menyalin file. OST atau. PST ke hard drive lain, server awan, thumb drive, atau media penyimpanan lainnya. Anda ingat bagaimana menemukan file data Anda?
Buka panel kontrol Mail dan klik tombol "Data Files".Klik "Open File Location. .." dan Anda kemudian dapat membuat cadangan file data Anda.
Di samping catatan, Anda dapat memindahkan file data Anda secara permanen ke lokasi awan, seperti folder OneDrive atau Dropbox, sehingga memastikan data Outlook Anda selalu didukung secara teknis. Untuk mengembalikan file data cadangan Anda, mari kembali ke tab File dan pilih "Open Outlook Data File."
Pada screenshot berikut, File Explorer secara otomatis terbuka ke arsip kami, namun Anda dapat dengan jelas melihat-lihat di mana pun file data Andaberada.
Pilih file yang Anda inginkan, dan klik "Open" sehingga Anda dapat mengakses data yang tersimpan dalam file. Setelah dipulihkan, Anda dapat melihat dan melihat item seperti biasa.
Jika Anda tidak lagi perlu mengakses file data cadangan Anda, Anda bisa klik kanan pada folder paling atas dan pilih opsi tutup.
Mencadangkan dan memulihkan file data sebagian besar merupakan aktivitas manual namun jika Anda membuat folder Anda sering diarsipkan secara otomatis, dan arsip tersebut akan disimpan ke lokasi seperti folder awan, berarti Anda memiliki sedikit keamanan di sana.
Cara terbaik untuk memastikan Anda tidak kehilangan data bagaimanapun, adalah secara rutin membuat cadangan file data Anda secara grosir. Punya sesuatu yang ingin Anda tambahkan? Tolong beritahu kami di forum diskusi kami. Seperti biasa, kami menantikan umpan balik Anda.