9Aug
Beberapa perusahaan yang bergerak lambat dan agen pemerintah mungkin tidak menerima dokumen melalui email, memaksa Anda untuk mengirim faks masuk. Jika Anda terpaksa mengirim faks, Anda dapat melakukannya dari komputer Anda secara gratis.
Kami sebelumnya telah membahas cara-cara untuk menandatangani dokumen secara elektronik tanpa mencetak dan memindai mereka. Dengan proses ini, Anda dapat secara digital menandatangani dokumen dan mengirimkan faks ke bisnis - semua ada di komputer Anda dan tanpa pencetakan apa pun yang diperlukan.
Bagaimana Mesin Faks Bekerja( dan Mengapa Mereka Sangat Tidak Menyenangkan)
Ini tidak semudah yang seharusnya. Mesin faks semuanya terhubung ke saluran telepon biasa. Bila Anda menggunakan mesin faks standar, mesin faks tersebut akan melakukan panggilan telepon ke nomor yang Anda tentukan. Mesin faks di nomor tujuan menjawab dan dokumen dikirim melalui telepon.
Proses ini ditemukan sebelum Internet dan tampaknya sangat terkenal pada saat ini. Untuk melakukan faks, seseorang mungkin mengetikkan dokumen, mencetaknya, dan memindai ke mesin faks yang mengirimkannya melalui saluran telepon. Orang yang menerima faks kemudian dapat memindai dokumen faks dan mengembalikannya ke file digital. Mereka telah datang lingkaran penuh - dokumen itu dikirim dari satu komputer ke komputer lain dengan banyak pekerjaan tambahan dan kehilangan kualitas gambar.
Idealnya, Anda bisa mengirimkan dokumen melalui email atau metode online yang lebih aman. Banyak perusahaan menganggap faks sebagai metode penyampaian dokumen yang aman, namun sebenarnya tidak - jika seseorang mengintip saluran telepon, mereka dapat dengan mudah mencegat semua dokumen faksimile.
Tidak ada cara untuk terhubung ke mesin faks secara langsung melalui Internet, karena mesin faks hanya terhubung ke saluran telepon. Untuk melakukan faks secara online, kita memerlukan semacam gateway yang menerima dokumen melalui Internet dan mengirimkan dokumen ke mesin faks. Di situlah layanan di bawah ini masuk Beri mereka dokumen dan mereka akan melakukan pekerjaan menjengkelkan untuk menghubungi mesin faks dan mengirim dokumen Anda melalui saluran telepon.
Anda Bisa Faks Dengan Hanya Komputer Anda, Tapi. ..
Anda bisa melewatkan layanan di bawah ini, tentu saja. Microsoft Windows bahkan berisi aplikasi Fax and Scan yang memungkinkan Anda mengirim faks. Hasil tangkapannya adalah Anda memerlukan komputer Anda terhubung ke saluran telepon - ya, ini berarti Anda memerlukan modem faks dial-up. Anda juga memerlukan sambungan telepon rumah dan Anda harus memberitahu orang-orang untuk tidak menelepon saat Anda mengirim faks, sama seperti di hari Internet dial-up lama. Tentu saja, jika Anda mengirim faks banyak, Anda bisa membayar saluran telepon faks khusus - ini mungkin perlu jika Anda menerima banyak faks.
Ini jelas tidak ideal. Tentu, jika Anda perlu mengirim beberapa faks, silakan membeli mesin faks atau modem dan menghubungkannya dengan telepon rumah Anda. Tapi Anda mungkin tidak perlu sering-sering mengirim dan menerima faks - semoga Anda perlu mengirim faks sesekali kapan pun Anda bertemu dengan organisasi yang terjebak di masa lalu.
Memindai Dokumen atau Menggunakan Berkas Digital Yang Ada
Proses dasarnya sederhana. Pertama, Anda perlu memindai dokumen yang ingin Anda fakskan, sama seperti jika Anda mengirim dokumen itu melalui email. Jika Anda tidak memiliki pemindai yang tergeletak di sekitar, Anda mungkin ingin mencoba memindai dengan ponsel cerdas Anda. Jika dokumen sudah menjadi file di komputer Anda, selamat - Anda tidak perlu memindai apapun.
Dengan dokumen sekarang dalam bentuk digital, Anda dapat mengirimkannya ke layanan yang akan melakukan pekerjaan faks yang menjengkelkan untuk Anda.
Kirim Faks Online, Free
Ada begitu banyak layanan faks online di luar sana sehingga sulit untuk membuat keputusan tentang siapa yang harus dipilih. Hal pertama yang perlu dipertimbangkan adalah jenis pengguna Anda, seberapa sering Anda akan melakukan faks, dan fitur apa yang Anda butuhkan.
Power User: RingCentral Fax
Jika Anda akan mengirim faks yang sensitif setiap saat, atau Anda bekerja untuk perusahaan dan Anda mencoba memilih layanan, RingCentral Fax, yang sebagian dimiliki oleh Cisco dan AT & T,mungkin adalah pilihan terbaik untuk kebutuhan Anda, terutama karena mereka memiliki banyak fitur keamanan dan dukungan yang besar untuk beberapa pengguna dengan saluran faks terpisah.
Ini memiliki semua fitur yang dapat Anda bayangkan, termasuk integrasi dengan Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, dan Anda bahkan bisa mendapatkan nomor bebas pulsa. Ini juga memiliki banyak fitur keamanan yang berguna bagi bisnis atau orang yang mentransmisikan informasi yang aman.
Tentu saja, jika Anda hanya ingin mengirim beberapa faks, Anda bisa mendaftar ke salah satu rencana murah mereka yang mulai di bawah $ 7 per bulan. .. dan kemudian baru membatalkannya setelah satu atau dua bulan.Sesekali Pengguna
Jika Anda perlu mengirimkan faks sesekali, sebaiknya MyFax, yang memungkinkan Anda mengirim hingga 10 halaman gratis tanpa harus membayar. Ini tidak terdengar seperti banyak, tapi lebih banyak halaman per bulan daripada kebanyakan orang harus melakukan faks per tahun. Jika Anda perlu mengirim lebih banyak halaman setiap bulan, Anda dapat meng-upgrade ke rencana reguler.
Anda harus mengkonfirmasi alamat email Anda untuk mengirim faks gratis.
Menerima Faks
Jika Anda perlu menerima faksimile, Anda harus mendaftar ke layanan berbayar. Layanan ini perlu menetapkan nomor telepon khusus untuk saluran faks Anda, dan itu memerlukan biaya. RingCentral, MyFax, dan banyak layanan lainnya akan melakukan ini jika Anda membayar.
Untungnya, setidaknya Anda bisa mendapatkan percobaan gratis - RingCentral menawarkan 30 hari menerima faks gratis, misalnya.
Ada banyak layanan faks yang akan digunakan, dan jika Anda hanya perlu mengirim faks sesekali, Anda dapat melakukannya dengan gratis, namun jika Anda ingin menerima faks, Anda harus mendaftar ke pengadilanrekening. Anda selalu bisa membatalkan jika Anda mau.
Image Credit: Matt Jiggins di Flickr, David Voegtle di Flickr