13Aug
Mesin faks masih mengangkut truk di kantor-kantor di seluruh dunia. Instansi pemerintah, pengacara, dokter, dan organisasi lamban lainnya seringkali masih memerlukan faks - paling banter, ini adalah kejahatan yang diperlukan.
Faks sering dipandang lebih aman daripada email, meski sebenarnya tidak. Mesin faks berkomunikasi melalui saluran telepon tanpa enkripsi dan mesin faks sering disimpan di area yang sibuk dimana dokumen dapat dengan mudah disambar oleh siapa saja.
Alternatif untuk Mengaudit
Ada banyak alternatif untuk pengiriman faks. Jika Anda tidak dibatasi oleh undang-undang atau karena orang di ujung telepon meminta Anda menggunakan faksimile, cobalah salah satu alternatif berikut: Dokumen Email
- : Ya, email yang sederhana dapat mengganti banyak faksimile. Anda mungkin mengirim faks dokumen yang diketik dari komputer, jadi mengapa repot-repot menggunakan mesin faks? Lampirkan file ke email atau sertakan teks penting di email itu sendiri.
- Pindai dan Email : Jika Anda memiliki mesin faks yang juga berfungsi sebagai pemindai, Anda dapat menggunakannya untuk memindai dokumen kertas ke komputer Anda sebagai file PDF.Lampirkan file PDF tersebut ke email untuk dikirimi mereka. Anda bahkan bisa mencoba menggunakan telepon Anda untuk memindai dokumen - tentu saja, itu tidak akan menjadi kualitas terbaik, namun kami telah melihat beberapa faks berkualitas rendah.
- Upload Dokumen: Beberapa organisasi mengizinkan Anda mengupload file dokumen yang dipindai ini di web dan bukan sekadar mengirimnya melalui email.
- Gunakan Bekicot Mail : Bekicot adalah alternatif yang lebih lambat untuk mengirim faks yang lebih buruk dalam banyak hal, tapi tidak selalu buruk. Jika Anda tidak memiliki mesin faks dan dokumen tidak mendesak, biasanya Anda bisa mengirimkan dokumen ke sebagian besar organisasi daripada mengirimnya faks. Tentu, Anda harus berurusan dengan sistem pos, tapi setidaknya Anda tidak perlu melakukan faks apapun.
Menandatangani Dokumen Tanpa Mencetak Mereka Anda mungkin harus menandatangani dokumen dan mengirimkannya kepada seseorang, dan setelah dicetak, Anda mungkin tergoda untuk mengirim faks. Lagipula, alternatifnya adalah mencetak dokumen, menandatanganinya, memindai kembali ke komputer Anda, dan mengirimkannya melalui email. Daripada membuang waktu Anda melakukan ini, Anda dapat menggunakan perangkat lunak untuk menerapkan tanda tangan asli Anda ke dokumen di komputer Anda. Cukup tangkap tanda tangan Anda satu kali dan itu akan disimpan sebagai gambar yang bisa Anda terapkan ke dokumen. Anda dapat dengan mudah menandatangani dokumen masa depan tanpa mencetaknya.
Jika Anda memiliki tablet dengan stylus, Anda bahkan dapat menggunakan stylus untuk menandatangani dokumen secara langsung di layar Anda.
Faks Dokumen Online
Layanan faks online memungkinkan Anda untuk mengirim faks dokumen tanpa memerlukan mesin faks Anda sendiri atau bahkan saluran telepon. Anda menggunakan antarmuka berbasis web untuk mengupload dokumen dan memasukkan nomor telepon penerima. Layanan itu sendiri menangani semua barang mil terakhir, mengirim faks dokumen Anda ke mesin faks jarak jauh melalui saluran telepon mereka sendiri.
Jika Anda hanya perlu mengirim faks jarang, layanan ini akan memungkinkan Anda mengirim beberapa halaman di sana-sini tanpa mengeluarkan biaya sepeser pun. Jika Anda harus lebih sering dokumen faks, Anda mungkin harus membayar sesuatu - tapi Anda harus membayar mesin faks dan telepon juga.
Layanan ini secara teknis melibatkan pengiriman faks, namun setidaknya mereka tidak merasa ingin menggunakan mesin faks tua yang kikuk dan tidak mengharuskan Anda memiliki telepon rumah.
Menerima Faks Online
Menerima faks bisa menjadi sakit kepala jika Anda memiliki kantor di rumah. Mesin faks Anda harus terus dan terus mendengarkan faks setiap saat. Anda memerlukan saluran khusus untuk menerima faks sehingga Anda tidak melewatkan faks saat Anda sedang berbicara di telepon. Anda mungkin akan meminta orang untuk mengirimkan dokumen kepada Anda pada waktu tertentu jika Anda yakin telepon rumah tidak terikat.
Daripada mengatasi semua omong kosong ini, mintalah orang untuk memindai dan mengirimkan dokumen kepada Anda. Anda juga bisa menggunakan alat lain jika Anda tidak ingin mengandalkan email - misalnya, Anda bisa menggunakan JotForm bersama Dropbox untuk membuat halaman web di mana orang bisa mengunggah file PDF dan mereka akan muncul di folder Dropbox Anda.
Anda juga dapat mencoba menggunakan layanan yang menyediakan nomor faks khusus dan memungkinkan Anda menerima faks di sana. Ini umumnya biaya uang - setelah semua, layanan faks harus membayar untuk nomor telepon darat yang khusus dan memantaunya untuk Anda.eFax menawarkan 10 halaman masuk gratis sebulan, meskipun mereka tidak memberi Anda halaman keluar gratis. HelloFax memungkinkan Anda mengirim lima halaman gratis, tapi hanya itu. Setiap layanan faks online gratis memiliki tangkapan seperti ini - penawaran gratis ada untuk menarik Anda masuk, sementara Anda harus membayar fitur yang paling penting. Faxing melibatkan interfacing dengan mesin faks dan nomor telepon rumah, dan itu tidak gratis. Ini juga sering digunakan untuk tujuan bisnis, dan bisnis bersedia mengeluarkan uang untuk hal semacam ini.
Resort Terakhir: Gunakan Mesin Faks Sebenarnya Tanpa Memiliki Satu
Jika Anda tidak ingin berurusan dengan layanan online atau surat siput dan Anda sama sekali tidak punya pilihan selain mengirim dokumen sesekali sebagai faksimile, masih ada alternatif untuk membeli.mesin faks Anda sendiri dan menggunakan telepon rumah. Anda mungkin bisa mengunjungi toko lokal yang menawarkan penyalinan dan mereka akan membiarkan Anda membayar beberapa sen untuk mengirim faks. Ini tidak ideal jika Anda sering mengirim faks, tapi jika Anda harus mengirim faks satu kali per tahun, ini bisa menjadi pilihan yang oke. Tentu saja, ini masih melibatkan penggunaan mesin faks. Beberapa organisasi hanya meminta faks dan Anda mungkin merasa tidak nyaman mengunggah dokumen yang sangat sensitif ke layanan faks berbasis web. Tidak banyak yang dapat Anda lakukan jika Anda harus berurusan dengan organisasi yang meminta faks.
Faxing akan tetap bersama kami untuk sementara waktu, jika hanya karena peraturan yang mendorong perawatan kesehatan dan organisasi hukum agar tetap menggunakan sistem faks yang lebih tua daripada alternatif modern.
Image Credit: Abhisek Sarda di Flickr, cerita tentang youkai yang mengembara di Flickr, AuthenticEccentric di Flickr
