30Jun
Jika Anda telah menggunakan Outlook untuk jumlah waktu yang signifikan, Anda mungkin memiliki beberapa peraturan yang disiapkan untuk membantu Anda mengelola gelombang pasang email Anda. Jika Anda memiliki komputer baru, atau Anda menginstal ulang Windows, Anda tidak perlu mengaturnya lagi-hanya mengekspornya.
Aturan di Outlook adalah serangkaian langkah yang Anda buat secara otomatis mengambil tindakan spesifik pada pesan email saat pesan diterima. Misalnya, Anda dapat secara otomatis menampilkan pemberitahuan saat menerima email penting, memindahkan email sejenis ke folder tertentu, atau memberi tanda pada sebuah pesan untuk ditindaklanjuti pada waktu tertentu.
Syukurlah, Outlook memiliki cara untuk mendukung peraturan ini. Ini berguna jika Anda harus menginstal ulang Windows, mengatur Outlook di komputer baru, atau berbagi peraturan Anda dengan orang lain.
Cara Mengekspor Aturan Outlook Anda
Untuk memulai, pastikan tab "Home" aktif. Di bagian "Pindahkan", klik "Aturan" dan pilih "Kelola Aturan &Alerts "dari menu drop-down. CATATAN
: Anda juga dapat mengakses aturan dan peringatan dengan mengklik tab "File" dan kemudian mengklik "Manage Rules &Tanda "pada layar" Informasi Akun ".
Kotak dialog "Rules and Alerts" ditampilkan. Pada tab "Aturan E-mail", klik "Opsi" pada bilah alat di atas daftar aturan yang telah Anda buat. CATATAN
: Semua peraturan yang tercantum di sini akan dicadangkan, bukan hanya aturan yang dipilih.
Pada kotak dialog "Options", klik "Export Rules".
Kotak dialog "Save Exported Rules as" ditampilkan. Arahkan ke folder tempat Anda ingin menyimpan file cadangan aturan Anda. Masukkan nama untuk file cadangan Anda di kotak edit "File name".Aturan "Rules Wizard rules( *. rwz)" dipilih secara default pada daftar drop-down "Save as type" dan ekstensi. rwz ditambahkan ke file secara otomatis. Jika Anda membagikan peraturan dengan orang lain menggunakan Outlook versi yang sama dengan Anda, klik "Simpan".Jika Anda berbagi file aturan dengan seseorang yang menggunakan Outlook versi lama, Anda harus memilih jenis file aturan yang berbeda sebelum menyimpan file, seperti yang dibahas di bawah ini.
Selain format file aturan untuk versi Outlook saat ini, daftar drop-down "Save as type" menyediakan tiga format tambahan untuk file aturan, untuk orang-orang yang masih menggunakan Outlook 2002, 2000, atau 98. Pilih satudari pilihan tersebut sesuai kebutuhan, lalu klik "OK" untuk menyimpan file rules. CATATAN
: Jika Anda membagikan peraturan dengan beberapa orang menggunakan Outlook versi lama yang berbeda, pilih versi yang paling awal, karena file aturan lama selalu dapat dibuka di Outlook versi yang lebih baru.
Setelah Anda mengekspor file aturan Anda, klik "OK" pada kotak dialog "Options" dan "Rules and Alerts" untuk kembali ke layar Mail utama( atau layar "Informasi Akun", tergantung dari lokasi Anda).
Sekarang Anda dapat mencadangkan file. rwz yang dihasilkan ke drive eksternal atau jaringan manapun atau membaginya dengan orang lain.
Cara Mengimpor Aturan Outlook Anda
Sekarang, katakanlah Anda telah menyiapkan komputer baru Anda, menginstal Office, mengimpor file data Outlook yang Anda daftarkan( peraturan tidak tersimpan dalam file data Outlook) dari komputer lama Anda, dan Andasiap mengecek emailMari impor aturan yang Anda buat dan distandarkan, sehingga Outlook dapat secara otomatis melakukan tindakan terhadap email saat masuk. Buka kotak dialog "Aturan dan Peringatan" di salah satu dari dua cara yang telah kami bahas sebelumnya. Perhatikan bahwa daftar aturan kosong. Untuk memperbaikinya dan mengimpor peraturan Anda, klik "Opsi".
Pada kotak dialog "Options", klik "Import Rules".
Kotak dialog "Import Rules from" ditampilkan. Arahkan ke folder tempat Anda menyimpan file cadangan aturan Anda, pilih file. rwz, lalu klik "Open".
Anda akan melihat daftar aturan di kotak dialog "Aturan dan Peringatan", di balik kotak dialog "Pilihan" yang masih terbuka, terisi dengan aturan khusus Anda. Klik "OK" pada kotak dialog "Options" untuk menutupnya dan kembali ke kotak dialog "Rules and Alerts".
Jika Anda mengecek email sebelum mengimpor peraturan Anda, Anda dapat menjalankan peraturan sekarang di email yang telah Anda terima. Untuk melakukan ini, klik "Run Rules Now" pada toolbar di atas daftar aturan pada kotak dialog "Rules and Alerts".
Pada kotak dialog "Run Rules Now", pilih aturan yang ingin Anda jalankan dan klik "Run Now".Setelah aturan dijalankan, klik "Close" dan kemudian klik "OK" pada kotak dialog "Rules and Alerts" untuk menutupnya. Sekarang, peraturan Anda akan berjalan otomatis, memeriksa email yang Anda terima dan melakukan tindakan yang Anda tentukan, semua ada di balik layar. CATATAN
: Beberapa peraturan mungkin tidak bekerja pada komputer lain jika ada folder khusus, orang, dll yang digunakan dalam peraturan yang dibuat di komputer asli, namun tidak tersedia di komputer lain.