25Aug
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Non preoccuparti di non avere il tempo di inserire noiosamente tutte le tue transazioni finanziarie in un foglio di calcolo o un programma complicato. Il sistema di buste per conservare i registri finanziari è a bassa manutenzione, conveniente e facile da implementare in poco tempo. Tutto ciò di cui hai bisogno sono alcune buste, un elastico, una penna, un temperino, un evidenziatore, una scatola di immagazzinaggio, un'ora alla fine del mese e tutte le ricevute del mese.
Il sistema di buste è un modo semplice e divertente per salvare, organizzare e archiviare le ricevute e conservare registrazioni finanziarie affidabili.
Passaggio 1: salvare tutte le ricevute durante il mese
Per tutto il mese, ottenere una ricevuta per ogni acquisto effettuato. Se un cassiere non ti dà la ricevuta, non dimenticare di chiedere. Quando effettui acquisti online, assicurati di stampare immediatamente le ricevute. Se è possibile, stampali su carta sottile e formattali in modo che siano simili per forma e dimensioni alle ricevute normali.
Conserva le ricevute nel portafoglio fino a quando non iniziano a traboccare, quindi riversale in una busta designata a casa. Assicurati di etichettare la busta qualcosa come "Current Receipts" e conservarla in un luogo sicuro e di facile accesso.
Passaggio 2: organizzazione delle ricevute alla fine del mese
Prima di poter archiviare i record in modo ordinato, è necessario organizzare le ricevute. E prima che tu possa organizzarli, devi finalizzare ogni ricevuta individualmente.
Analizzare ciascuno di essi e evidenziare:
- La data
- L'importo totale speso( o rimborsato)
- Il tipo di transazione( ad esempio contanti, debito, assegno, buono regalo)
Assicurarsi di utilizzare un evidenziatore di colore chiaro in modo che l'inchiostrodalla ricevuta ancora mostra attraverso. Alcune ricevute hanno un inchiostro molto chiaro che svanisce una volta evidenziato sopra. In tal caso è sufficiente evidenziare al di sotto delle informazioni in linea retta, in modo che non contenga le informazioni.
Dopo l'evidenziazione, annotare le note direttamente sulle ricevute secondo necessità:
- Prendere nota delle spese deducibili dalle tasse che possono essere correlate al business o per beneficenza
- Ritorna nota, perché sono state fatte, quanti soldi sono stati rimborsati e i nuovi totali netti
- Etichettare eventuali ricevute in cui non è immediatamente evidente dove è stato effettuato l'acquisto, a chi è stato realizzato, o perché è stato creato
- Annotare eventuali note varie che ti aiuteranno a conservare record migliori, eventualmente a ottenere rendimenti futuri, budget in futuro, eessere un consumatore migliore( es. notare come l'utilizzo di un determinato coupon ti ha salvato la metà, quando si è verificata una grande vendita, ecc.)
Se trovi che non c'è abbastanza spazio su una particolare ricevuta per prendere queste note, scrivile supiccolo pezzo di carta e pinzarlo sul retro della ricevuta corrispondente. Assicurati di scrivere un promemoria sulla ricevuta stessa per fare riferimento alle note aggiuntive nella pagina successiva.
Ecco come dovrebbe apparire una ricevuta finale( notare che è un punto fermo ad altre ricevute al di sotto di essa):
Una volta terminato di prendere appunti, organizzare il batch in ordine cronologico e pinzarlo. In alternativa, è possibile utilizzare una graffetta. Non importa se utilizzi invece l'ordine cronologico inverso( con le ricevute più recenti in alto), ma qualsiasi cosa tu scelga - tienilo coerente. In caso contrario, sarà difficile trovare le singole ricevute in un secondo momento quando è necessario passare da un sistema di ordinazione all'altro.
Passaggio 3: Archivia le ricevute con buste e scatole
Una volta preparato il lotto mensile di ricevute, posizionarlo in una busta. Potrebbe essere necessario piegare alcune ricevute in modo che il batch si adatti. Prendi in considerazione la codifica a colori di una busta per la stagione o il mese, se questo ti aiuta a rimanere organizzato.
Quindi piegare la busta chiusa( senza sigillarla) e capovolgerla. Utilizzare un pennarello nero o scuro per etichettare la busta. Segui l'esempio di seguito, con il mese e l'anno in alto a sinistra o l'etichetta in un modo per cui è più facile lavorare con te.
Dopo aver raccolto più di un mese, raggruppa le buste in ordine cronologico( mantieni coerente con l'ordine che hai per le ricevute effettive).Metti un elastico attorno al fascio.
Alla fine dell'anno, avrai tutti i tuoi documenti finanziari raggruppati in dodici buste. Nel corso di più anni, raccoglierai più pacchetti.
Conserva i tuoi pacchi busta in una scatola. Mantieni la scatola in un posto sicuro e facilmente accessibile. Nel tempo potresti accumulare più scatole, che saranno facili da impilare e conservare. E ogni volta che devi fare riferimento ai tuoi registri finanziari, saranno facili da trovare e accedere.
È ideale utilizzare una scatola visivamente accattivante che rappresenti i tuoi obiettivi finanziari. La casella nell'esempio seguente mostra comode sedie in una scena rilassante sulla spiaggia, poiché più tempo di vacanza è una misura del successo finanziario.
Con il sistema di buste facile da implementare, puoi tenere tutti i tuoi record finanziari in un unico posto senza problemi. E puoi tenerlo divertente usando penne colorate, evidenziatori e buste, e una scatola visivamente accattivante che ti tiene concentrato sul successo finanziario!
