Riduzione del tempo trascorso Invio e ricezione di e-mail

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L'email può semplificare la comunicazione, ma può anche farti perdere tempo. Scopri come elaborare la posta in arrivo e scrivere la posta in uscita per risparmiare tempo.

Secondo un'indagine del 2005, le interviste ai dipendenti hanno rivelato che il tempo perso per e-mail ha causato a un'azienda con 10.000 dipendenti di perdere circa $ 152 milioni in salari all'anno.

Email ha chiaramente i suoi lati negativi. Le e-mail non chiare distraggono i dipendenti da importanti attività lavorative, canali di comunicazione cloud e spesso creano lavoro extra. Evita le insidie ​​della posta elettronica seguendo i suggerimenti di seguito.

Come posta elettronica in arrivo può sprecare il tuo tempo

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Ci sono molti tipi di messaggi di posta elettronica che possono sprecare il tuo tempo. Quelli che:

• potrebbero essere abbattuti da più messaggi e condensati in uno completo
• Non direttamente correlati a te
• Fai riferimento a te ma non in modo diretto, il che ti lascia incerto su come o se dovresti rispondere( e mangiaup time)
instagram viewer
• Non dirigere l'utente a intraprendere un'azione( che è improduttiva)
• Distrarre e / o incoraggiare a perdere tempo sul Web
• Non sono adatti per l'email e avere più senso attraverso un canale di comunicazione dinamico comeuna riunione di lavoro o un formato più adatto al contenuto( come un documento autonomo ricco di informazioni)

Come elaborare in modo efficiente l'e-mail in entrata

Per poter leggere ed elaborare le e-mail in modo efficiente, è necessario concentrarsi su due cose: capire ilmessaggio dell'e-mail( o mancanza) e decidere quale azione intraprendere in risposta.

Fase 1: illustrazione del messaggio( o mancanza)

Ogni volta che leggi una nuova e-mail, dedica il minor tempo possibile a capire:

• Se l'interlocutore ti sta indirizzando direttamente o indirettamente
• Se l'oratore ti ha detto cosaaspettarsi da te
• Se questo è fatto in modo chiaro
• Se il messaggio generale è rilevante per te
• Se il messaggio complessivo sembra appropriato, dato il contesto della tua relazione con il mittente( o la mancanza di, se stanno cercando di avviare un'impresarelazione per esempio)

Questo ti aiuterà a capire quale sia il messaggio dell'e-mail e come vuoi rispondere. Cioè, se intendi rispondere in primo luogo.

È particolarmente importante notare se l'oratore sta facendo una o più cose che possono indurre a sprecare tempo prezioso, come ad esempio:

• Essere poco chiaro su ciò che stanno cercando di dire
• Usare la lingua in un modo confuso o eufemistico per evitare di parlare intermini concreti( ad esempio "Penso che abbiamo bisogno di avere un cuore a cuore ad un certo punto" contro "Puoi chiamarmi questa settimana in modo che possiamo parlare al telefono di qualcosa di importante?")
• Rambling o andare fuori tema
• Compreso le informazioni chenon è affar tuo, inappropriato, offensivo o incoerente
• Cc o bcc su messaggi che non sono rilevanti per te
• Ripetizione dello stesso messaggio tramite vari messaggi di posta elettronica, o ripetizione di ciò che è già stato trattato in precedenti comunicazioni diverse dall'email
• Scrivere su qualcosa che hai già discusso e risolto - in modo smemorante o incurante

In questi tipi di situazioni, essereparticolarmente attenta a rispondere in modo efficace che riduca al minimo il tempo speso per la comunicazione. Perché è facile lasciare che i precedenti scenari di posta elettronica ambigui riducano il tuo tempo.

Passaggio 2: decidere quale azione intraprendere

Dopo aver saputo di cosa tratta il messaggio, individuare il modo più produttivo per rispondere. Ecco alcune risposte tipiche:

• Spostamento della conversazione su un supporto di comunicazione migliore, ad esempio telefono e teleconferenze
• Risposta a una domanda ricorrente di più persone, non tramite e-mail, ma tramite un supporto più ricco di informazioni che può essere condiviso, ad esempio un documento Google
• Notrispondere a messaggi che non rendono chiaro ciò che l'oratore si aspetta da te( anche se si sente un po 'scortese)
• Affrontare messaggi poco chiari con domande concrete dirette e brevi, come "Quando vuoi che il rapporto sia completato da? "O" Come vorresti che io contribuisca a questo progetto? "
• Prelevare il telefono e chiamare la persona ogni volta che si verifica un dramma o un'interruzione della comunicazione: la sua estrazione tramite e-mail richiederà più tempo e potrebbe intensificare il conflitto

Passo3: Ripristina attività

Ancora più importante, dopo aver risposto a un'email( che potrebbe consistere nel non rispondere e invece eliminare la message), è necessario tornare su attività.Passa alla prossima email in attesa nella tua casella di posta, o cambia marcia e torna a fare effettivamente il lavoro anziché rispondere alle richieste degli altri.

In che modo inviare l'e-mail può perdere tempo

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Inoltre, ci sono molti tipi di messaggi e-mail che invii che possono farti perdere tempo. Quelle che:

• vengono estrapolate inutilmente in diversi messaggi, ognuno dei quali richiede tempo e pensiero per adattarsi, invece di uno completo
• Non direttamente correlato al destinatario, che è uno spreco di sforzi da parte dell'utente
• Non sonoabbastanza chiaro, e attingere a lunghe conversazioni via email e / o equivoci, o nessuna azione produttiva( il che significa che dovrai trascorrere del tempo a ricominciare la conversazione più tardi)
• Non dirigere il destinatario a prendere qualche azione, che èimproduttivo
• Distrae e incoraggia il destinatario a perdere tempo sul web - il che significa che incoraggia lo stesso di te
• Non sono adatti per il formato email, ma comunicano meglio attraverso la conversazione in tempo reale o attraverso un documento istruttivo o ricco di informazioni comecome manuale, articolo di blog, pagina di domande frequenti, report aziendale o presentazione di PowerPoint

Come inviare messaggi di posta elettronica in modo efficiente

Per scriveree-mail che non perdono tempo a lungo termine( per non parlare del tempo del destinatario), è necessario concentrarsi su cinque cose: comunicare un messaggio chiaro, richiedere al destinatario di prendere provvedimenti, usare una buona struttura, modificare prima di premere invioe seguire efficacemente.

Passaggio 1: ottieni chiaro sul tuo messaggio

Prima ancora di scrivere una e-mail, è necessario essere chiari sul messaggio. Determina:

• Che cosa vuoi comunicare
• Perché vuoi comunicarlo
• Che azione vuoi che il tuo destinatario prenda
• Come puoi convincerli a prendere questa azione

Ecco alcuni motivi comuni per inviare email:

• Per ricordare a qualcuno diuna scadenza
• Per dare istruzioni scritte a qualcuno su un'attività
• Per fare una breve domanda a cui è possibile rispondere adeguatamente attraverso la scrittura
• Per rispondere a una domanda veloce a cui è possibile rispondere adeguatamente attraverso la scrittura
• Per trasmettere informazioni time-sensitive
• Per offrire date disponibiliper pianificare una riunione
• Per eseguire il follow up dopo una riunione e mostrare apprezzamento

In tutti questi esempi, ad eccezione dell'ultima, si desidera che il destinatario prenda qualche azione( anche se si tratta solo di una risposta).

A volte l'azione non sembra un'azione. Forse vuoi:

• Passa un consiglio per il tuo collega
• Fai sapere ai tuoi amici che sei atterrato in sicurezza alla destinazione del tuo viaggio
• Fai un breve aggiornamento su come stai facendo la tua nuova destinazione e su come puoi essere raggiunto nel prossimodiverse settimane

In ciascuna di queste situazioni, non stai dicendo al tuo destinatario di fare una certa azione. Tuttavia, è implicito che non ci si aspetta che intraprenda alcuna azione, a patto che tu dia l'email alla chiusura, o almeno firmando il tuo nome. Capiscono che la comunicazione può facilmente finire con la tua email;che non hanno bisogno di rispondere.

Passaggio 2: Richiedere il destinatario Recitare misure

Per scrivere e-mail efficaci che ti fanno risparmiare tempo, è necessario renderle fruibili. E devi assicurarti che il tuo destinatario sia chiaro su quale azione ci si aspetta da loro.

Se non stai mirando a questo, ma stai cercando di spiegare la tua storia di vita o spieghi perché stai aspettando il prossimo modello di iPhone invece di ottenere l'ultimo, puoi dimenticarti di risparmiare tempo perché la scrittura di un amico prendeun sacco di pensiero e tempo.

Concentrarsi su quanto segue quando si rendono applicabili le e-mail:

• Impostazione delle scadenze
• Definizione dei piani di emergenza
• Offrire opzioni potenziali per la prossima linea di condotta( ad esempio, tempi disponibili per una riunione di persona, posizioni disponibili per incontrarsi)
• Fornire un'opinione quando richiesto per un
• Effettuare una richiesta che è adatta per la scrittura ed è in realtà più conveniente che utilizzare un'altra modalità di comunicazione
• Fornire una serie di indicazioni per un'attività che il destinatario ha accettato di eseguire

Essere proattivo e assertivo quando delinearepassi attuabili. Evita di porre domande aperte a meno che non ci sia altra opzione. Perché le domande a risposta aperta sono l'opposto del contenuto fruibile.

Ecco alcuni esempi:

• Invece di chiedere al destinatario di darti il ​​loro programma( e sprecare un'email nel processo) - iniziare inviando loro gli orari di riunione disponibili.
• Invece di chiedere al destinatario cosa pensano di una determinata decisione aziendale, delineare la decisione potenziale e richiedere il feedback sulla costruzione;in questo modo non dovranno inventare qualcosa da soli e avranno invece qualcosa da lavorare con

. Mantenere le email utilizzabili fornendo istruzioni chiare al lettore e mantenendo il contenuto utilizzabile anziché aperto.

Soprattutto, è necessario assicurarsi che qualsiasi azione prevista dal lettore venga comunicata in modo chiaro. Non dare per scontato che sappiano che vuoi organizzare un incontro questa settimana solo tu offri i tuoi orari disponibili. Non dare per scontato che sappiano a quale attività si applica la tua serie di istruzioni. Esprimetelo esplicitamente e fate loro sapere cosa volete che facciano.

Passaggio 3: Creazione di una buona struttura

Una volta che il messaggio è stato definito chiaramente e reso possibile l'azione, è giunto il momento di organizzarlo in modo tale da trasmettere quella chiarezza e le vostre richieste attuabili. Paragrafi

: Una regola generale da seguire è mantenere i paragrafi sotto cinque frasi. Non è solo difficile focalizzarsi su lunghi paragrafi durante la lettura del web, ma i paragrafi goffi danno l'opportunità al ricevente di perdere la concentrazione e perdere i punti più importanti. Questo porta quindi a risposte sciatte o ridondanti, che offusca il canale di comunicazione. Frasi

: Utilizzare la voce attiva quando si scrivono frasi. Mantenere le frasi brevi e al punto. Evita le tangenti o spieghi inutilmente i tuoi ragionamenti o sentimenti riguardo alle cose. Invece, attenersi ai fatti e quali azioni si richiede che il destinatario prende.

Words: Cerca di non usare parole grosse o gergali, a meno che tu non sappia che il tuo pubblico li capirà.Evita battute e riferimenti culturali che potrebbero essere fraintesi, perché tutto ciò che può essere facilmente interpretato in modo errato è un potenziale ostacolo a una comunicazione efficace.

Evita parole extra e frasi qualificanti."Data la situazione attuale in cui questo sta accadendo attualmente, penso che potrebbe essere saggio. .." è una dichiarazione qualificante che non solo spreca parole e tempo, ma distrae dal messaggio reale. Invece, basta indicare la tua raccomandazione senza dover qualificarla.

Un altro esempio: "Mi chiedevo se potessi chiederti. .." Taglia questa frase e fai semplicemente la domanda. Aumenterà anche la tua sicurezza, perché non cercherai inconsciamente il permesso di comunicare in modo proattivo.

Punteggiatura

: Mantieni la punteggiatura semplice. Le parole e le frasi qualificanti sono efficaci solo se utilizzate per stabilire la cortesia al momento dell'avvio della comunicazione con qualcuno con cui ti piacerebbe avere una relazione d'affari o personale. In questi casi, non necessariamente vuoi essere imminente, ma usa alcune frasi educate per mostrare rispetto per il loro tempo.

Riduci al minimo l'uso di virgole - questo naturalmente ti aiuta a mantenere le frasi corte. Evita il linguaggio pigro ispirato al testo, con l'uso eccessivo di virgole punto-punto e punti consecutivi. Invece, punteggia le tue frasi con un inglese corretto e utilizza le contrazioni quando ha senso, perché rendono più leggibile il flusso.

Inoltre, considera la punteggiatura di elenchi con punti elenco e l'uso di una linea di trattini per suddividere le sezioni principali( che possono includere uno o più paragrafi).I punti elenco e le interruzioni di sezione di

migliorano la leggibilità del web e aiutano a organizzare il messaggio in modo più chiaro.

Passaggio 4: Modifica prima di inviare

Prima di inviare un'e-mail, impiegare 1-2 minuti per leggerla ad alta voce. Questo ti aiuterà a cogliere errori o a notare parti imbarazzanti che normalmente non diresti di persona. Elimina quelle parole in più e semplifica la punteggiatura. Elenchi puntati e abbatti i tuoi paragrafi.

Quando puoi rispondere alle seguenti domande con un "sì", allora sei pronto a premere "invia":

• Il messaggio è chiaro?
• Le aspettative sono perseguibili e chiaramente dichiarate?
• Il mio destinatario sarà in grado di ricevere correttamente il mio messaggio? Il successo significa che sanno quale risposta ci si aspetta da loro.
• Se i ruoli fossero stati invertiti, sarei in grado di ricevere correttamente questo messaggio?

Passaggio 5: Follow-up efficace

Inoltre, sii proattivo nel seguire le tue e-mail. Se qualcuno non risponde a una richiesta diretta, non perdere tempo a chiedersi cosa è successo. Invece, invia un'e-mail di cortesia gentile ma diretta per controllare con loro. Applicare i principi sopra elencati. E non perdere troppo tempo cercando di ottenere una risposta;se il destinatario non comunica con te, sappi quando spostarti o avvicinarti di persona.

Usa l'e-mail per risparmiare tempo L'e-mail

può farti risparmiare molto tempo se sai come usarlo in modo efficiente. E questo vale sia per l'invio che per la ricezione dei messaggi. L'e-mail

viene utilizzata al meglio per inviare messaggi utilizzabili adeguatamente comunicati tramite scrittura. Se si sfruttano i vantaggi della posta elettronica e si evitano le molte insidie ​​che causano perdite di tempo, serve come strumento potente.