9Jul
Con il tentativo di gestire un business in questi giorni, è molto importante avere un Organigramma per mantenere tutto gestibile. Qui ti mostreremo come costruirne uno in Visio 2010.
Questo articolo per gli ospiti è stato scritto dai nostri amici all'indirizzo Office 2010 Club .
Necessità di grafici organizzativi
Oggigiorno la necessità di creare grafici organizzativi sta diventando indispensabile, poiché le aziende iniziano a concentrarsi su assunzioni estese per una disponibilità di vasta portata, aumento della produttività e targeting per mercati diversi. Considerando questo cambiamento rigoroso, la creazione di un organigramma può aiutare le parti interessate a comprendere la sempre crescente struttura organizzativa egerarchia con facilità.Mostra la struttura di base dell'organizzazione e definisce le relazioni tra i dipendenti che lavorano in diversi reparti.
Opportunamente, Microsoft Visio 2010 offre un modo semplice per creare organigrammi. Come in precedenza, i metodi ortodossi di elencare la gerarchia organizzativa sono stati usati per definire la struttura dei dipartimenti e la comunicazione possibile;comunicazioni orizzontali e verticali. Per trasformare questi elenchi che definiscono la struttura organizzativa in un grafico dettagliato, Visio 2010 include un componente aggiuntivo per l'importazione di fogli di calcolo Excel, utile per estrarre dati dal foglio di calcolo per creare un organigramma.
È importante sottolineare che non è necessario dedicarsi al labirinto della definizione delle gerarchie organizzative e della struttura a sfarinamento, poiché è sufficiente specificare la colonna &le intestazioni di riga, insieme ai dati che è necessario importare e creerà automaticamente la definizione del grafico;gerarchie organizzative con credenziali specifiche di ciascun dipendente, suddivise in categorie nei rispettivi reparti.
Creazione di grafici organizzativi in Visio 2010
Per iniziare, abbiamo creato un foglio di calcolo Excel con campi, Name, Supervisor, Designation, Department e Phone .Il campo Nome contiene il nome di tutti i dipendenti che lavorano in diversi reparti, mentre il campo Supervisor contiene il nome di supervisori o lead di team. Questo campo è di vitale importanza per la creazione di Organigramma, in quanto definisce la struttura di base e amp;gerarchia nel grafico.
Ora avviare Visio 2010, andare alla scheda Visualizza, sotto il menu Componenti aggiuntivi, da Opzioni aziendali, fare clic su Creazione guidata grafico organizzazione.
Avvia la Procedura guidata organigramma, nel primo passaggio abilita le informazioni già memorizzate in un file o in un database e fa clic su Avanti.
Mentre importiamo il foglio Excel, selezionare la seconda opzione per importare il foglio di calcolo Excel.
Specificare il percorso del file Excel e fare clic su Avanti per continuare.
In questo passaggio, è necessario specificare i campi che effettivamente definiscono la struttura di un'organizzazione. Nel nostro caso, questi sono Name & Supervisor campi. Dopo aver specificato i campi, fare clic su Avanti per procedere ulteriormente.
Come organigramma è principalmente per mostrare la gerarchia di dipartimenti / dipendenti che lavorano nell'organizzazione insieme a come sono collegati tra loro e chi supervisiona chi. Considerando questo, in questo passaggio tralasceremo il campo Supervisore, perché l'inclusione non sarebbe necessaria in quanto Visio elimina automaticamente la struttura di base definita nel foglio Excel. Aggiungere il resto dei campi nella categoria dei campi visualizzati e fare clic su Avanti.
Ora scegliere i campi che si desidera includere nelle forme del grafico dell'organizzazione e fare clic su Avanti.
Questo passaggio consiste nel suddividere il grafico in più pagine, se hai a che fare con oltre 100 dipendenti, potresti voler specificare i numeri di pagine su cui verrà visualizzato Organigramma. Ma nel nostro caso, abbiamo a che fare con una quantità di dati molto inferiore, quindi abiliteremo . Voglio che la procedura guidata interrompa automaticamente il mio organigramma tra le pagine .Specificare il nome che è necessario mostrare nella parte superiore della pagina. Se si dispone di meno di 20 gerarchie, immettere il nome del dipendente con il punteggio più alto nell'organizzazione e fare clic su Fine per terminare la procedura guidata.
Creerà istantaneamente un organigramma fuori dal foglio di calcolo Excel specificato. Il dipendente con il punteggio più alto verrà mostrato in cima all'organigramma, supervisionando vari dipendenti di diversi reparti. Come mostrato di seguito, i suoi subalterni immediati gestiscono ulteriormente altri dipendenti e così via.
Per le personalizzazioni avanzate, consultare la scheda dell'organigramma , qui troverete diversi gruppi per l'impostazione della gerarchia dell'organigramma e la gestione delle posizioni degli altri dipendenti. Sotto Disponi il gruppo , le disposizioni delle forme possono essere modificate e facilitano la navigazione nel grafico.È inoltre possibile modificare il tipo di posizione e nascondere i subordinati del dipendente selezionato.
Da Picture Gruppo , è possibile inserire un'immagine dei dipendenti, dei reparti, ecc. Dal gruppo di sincronizzazione, è possibile creare una copia sincronizzata ed espandere i subordinati del dipendente selezionato. Sotto il gruppo Dati organizzazione, è possibile modificare l'intero layout dell'Organigramma da Opzioni di visualizzazione incluso;forma display, mostra divisore, abilita / disabilita i campi importati, cambia la posizione del blocco e riempie i colori, ecc.
Se in qualsiasi momento è necessario inserire una nuova posizione o annunciare un posto libero, lo stencil Organigramma è sempre disponibile nella barra laterale di sinistra. Trascinare la forma desiderata del diagramma organizzativo nella pagina del diagramma principale, per mantenere l'integrità della struttura, vale a dire, per l'inserimento di subordinati per uno specifico dipendente, trascinare la forma della posizione sulla casella di forma dipendente esistente.
Ad esempio, abbiamo aggiunto un consulente nell'organizzazione, che è direttamente sotto l'amministratore delegato, per mantenere ciò, abbiamo trascinato la casella del consulente e l'abbiamo semplicemente lasciata sulla scatola del CEO per rendere immediata la posizione subordinata.
L'aggiunta di dettagli a una nuova posizione è un gioco da ragazzi, basta fare clic con il pulsante destro del mouse sulla nuova posizione e fare clic su Proprietà.
Questo aprirà la finestra di dialogo Dati forma, inizierà a riempire tutte le informazioni rilevanti e fare clic su OK.
Qui puoi vedere che la posizione appena creata è facilmente popolata con tutte le informazioni specificate. Ora l'espansione di un organigramma non richiede più la manutenzione di lunghi elenchi. Nella scheda Design, puoi anche provare diversi design e amp;layout sull'organigramma per renderlo più sfarzoso e professionale.
Conclusione
Un organigramma è un ottimo modo per mostrare le gerarchie organizzative dettagliate;con credenziali definite dei dipendenti, struttura dipartimenti, nuovi posti vacanti, nuovi impiegati, dipartimenti aggiunti di recente, e mostra soprattutto il modo più conveniente di interazione tra i vari dipartimenti e amp;impiegati, ecc.