28Jun
Outlook è abbastanza sinonimo di email. Pertanto, al di là di tutte le altre sue caratteristiche, vuoi essere sicuro di sapere come usarlo con la posta elettronica nel modo più efficace possibile.
Abbiamo esaminato alcuni aspetti di Outlook per un po 'di tempo e i veterinari di Office grizzled conosceranno già tutto questo, ma i nuovi utenti, come quelli che hanno bisogno di sapere come usare Outlook in un ambiente di lavoro, potrebbero sapere come usareOutlook su base giornaliera. Detto questo, è un'applicazione di posta elettronica multiforme e matura che gli utenti di Windows dovrebbero avere nella propria casella degli strumenti.
Dato che c'è così tanto da imparare, abbiamo poco tempo da perdere, quindi iniziamo subito a scrivere e inviare messaggi, oltre a una ripartizione di tutte le opzioni che puoi modificare per rendere Outlook più utile e divertenteEsperienza.
Composizione rapida e invio di un messaggio
Se vuoi o devi capire le basi di Outlook, abbiamo scritto una guida pratica per principianti. Ti consigliamo di leggerlo se Outlook è completamente nuovo per te.
Altrimenti, dalla Posta in arrivo di Outlook, è possibile fare clic sul pulsante "Nuova email" o utilizzare "CTRL + N".
La nuova finestra dei messaggi risultante dovrebbe essere piuttosto semplice. Se hai mai utilizzato Microsoft Word o programmi di modifica di testo simili, le funzionalità di base del testo ti sembreranno senza dubbio familiari.
A questo punto, devi specificare a chi stai inviando il messaggio, componi il messaggio e fai clic sul pulsante "Invia".Va tutto bene se stai scrivendo un messaggio one-off e hai finito, ma c'è dell'altro.
A Contatti di aggiornamento
Quando componi una nuova email, la prima cosa che farai probabilmente è inserire il tuo destinatario o destinatario. Puoi farlo digitando semplicemente il loro indirizzo email o puoi cliccare su "A. .." e scegliere i nomi dalla tua rubrica.
Ricorda, se vuoi scegliere rapidamente due o più indirizzi contemporaneamente, tieni premuto CTRL e fai clic su ogni nome che vuoi selezionare, quindi scegli le opzioni di indirizzamento: A e Cc( o Ccn).Quando hai selezionato tutti i destinatari, fai clic su "OK".
Se non hai già una rubrica, ti abbiamo coperto. Puoi importare i tuoi contatti in Outlook da Gmail o da un servizio di posta elettronica simile.
Modifica dell'indirizzo di risposta
Supponiamo che tu abbia più di un account di posta elettronica associato a Outlook. Come si invia email dagli altri account?
Noterai che sul pulsante "Da" c'è una piccola freccia. Fai clic su questo pulsante e vedrai gli altri tuoi account in un elenco a discesa in modo da poter scegliere un altro account di posta elettronica.
In alternativa, è possibile utilizzare un account di posta elettronica non associato a Outlook, ad esempio se si sta utilizzando il computer di qualcun altro o si sta utilizzando il proprio computer al lavoro e si desidera inoltrare le risposte al proprio account personale.
Se lo fai, tieni un paio di cose in mente. Innanzitutto, qualsiasi messaggio inviato verrà copiato nella cartella Posta inviata, quindi non inviare nulla di personale a meno che non intendi eliminarlo e svuotare il Cestino. Inoltre, se invii un messaggio dal tuo lavoro, probabilmente lo memorizzeranno sul loro server di posta.
Firme e stazionario
Potresti già avere familiarità con il concetto di firma o potresti persino usarlo tu stesso. Fondamentalmente, le firme sono parti di testo precompattate speciali che puoi aggiungere a ogni messaggio. Questi possono essere i tuoi dettagli di contatto, informazioni vitali su un prodotto o evento che stai promuovendo, o solo una citazione profonda che ti piace davvero.
In questo esempio, allegheremo una firma che descrive i piani di vacanza futuri. Alleghiamo questa firma a tutte le email provenienti dal nostro account di lavoro, ma non alle risposte e agli invii.
Da qui in poi, finché non rimuovi la firma utilizzando queste impostazioni, l'avviso di ferie apparirà ogni volta che componi un nuovo messaggio di posta elettronica.
stazionario?
Le firme sono abbastanza facili da capire ma che dire di stazionario? Finché è proprio lì, andiamo avanti e discutiamolo. Ad esempio con le firme, probabilmente hai visto la posta stazionaria in una forma o nell'altra, ma fondamentalmente funziona così: poiché stai inviando posta elettronica come HTML, stazionario ti consente semplicemente di assegnare sfondi, stili di carattere e colore diversi al tuomessaggi.
Vedi qui come funziona. Abbiamo selezionato il tema "Orsi" dalla lista, che ci offre uno sfondo con orsacchiotti che lo adornano.
Ovviamente, se sei al lavoro, potresti voler evitare i messaggi con orsacchiotti e simili, ma se vuoi che i tuoi messaggi si distinguano veramente, puoi utilizzare la funzione stazionaria per creare risultati davvero interessanti.
Risposta e inoltro di messaggi
Risposta e inoltro di messaggi è semplice e probabilmente avete già notato gli strumenti di risposta sulla barra multifunzione.
Vedete la risposta, rispondete a tutti( usate con cautela) e avanzate, che sono abbastanza auto-esplicative, ma quale delle altre opzioni?
Se si fa clic su "Riunione", è possibile richiedere una riunione quando si risponde;controlla tutte le opzioni che ottieni quando lo fai.
Tratteremo le riunioni in modo più dettagliato in un prossimo articolo in cui discuteremo dei poteri di calendario di Outlook.
Impostazione delle opzioni di risposta e inoltro
Apriamo le opzioni di risposta e inoltro per un rapido sguardo. Esistono diversi modi per modificare l'aspetto dei messaggi originali quando si risponde o si inoltra, o se è incluso come allegato o non lo è affatto.
È inoltre possibile impostare la modalità di apertura di risposte e inoltro e se i commenti sono preceduti dal proprio nome.
Il resto delle opzioni di posta di Outlook
C'è un sacco di altre cose nelle opzioni di posta, quindi prima di lasciarvi oggi, vogliamo passare un po 'di tempo a parlarne.
Ecco alcune cose di base come le opzioni dell'editor per modificare il modo in cui componi messaggi, le opzioni di ortografia e correzione automatica e le opzioni firma e stazionarie, che abbiamo già trattato.
Molte di queste opzioni si aprono alle opzioni secondarie Ad esempio, se si fa clic su "Opzioni editor. ..", si scoprirà un'intera serie di ulteriori checkbox( suddivise in due categorie, Proofing e Avanzate) da attraversare.
Scorrendo verso il basso, ci sono opzioni di arrivo dei messaggi per selezionare come Outlook ti avvisa quando i messaggi arrivano nella tua casella di posta.
Così come Outlook contrassegna gli elementi come letti quando si utilizza il riquadro di lettura.
È possibile decidere la frequenza con cui i messaggi vengono salvati automaticamente, dove vengono salvati e così via.
Quando si inviano messaggi cosa succede? Con le opzioni "Invia messaggi", seleziona l'importanza e i livelli di sensibilità predefiniti, il controllo automatico dei nomi e alcune altre piccole ma distinte modifiche che puoi apportare alla tua esperienza utente.
Se sei interessato a tenere traccia dei messaggi, ci sono modi per apportare modifiche anche a questo. Ad esempio, è qui che puoi attivare le conferme di lettura, che ti inviano una notifica ogni volta che qualcuno legge la tua email.
Infine, troviamo alcune opzioni per modificare il formato dei messaggi, che probabilmente non userete mai.
Le altre opzioni hanno alcune funzioni utili, come la visualizzazione delle opzioni di incolla( possibilmente fastidiose) e se mostrare i link successivi e precedenti nelle intestazioni dei messaggi durante la lettura di più messaggi nella Posta in arrivo( probabilmente utile).
Ci sono anche opzioni per configurare il modo in cui il programma esegue la pulizia della conversazione, ma tratteremo questo e altri aspetti della gestione della posta di Outlook in un prossimo articolo.
Email è una parte così importante di Outlook, non c'è da meravigliarsi che ci siano molti modi per configurarlo. Inutile dire che, mentre impari a utilizzare Outlook, ti ritrovi a dover tornare alle opzioni in alcuni casi per cambiare alcuni aspetti di come la posta elettronica viene formattata e si comporta.
Non abbiamo esplorato Outlook, abbiamo ancora molto da mostrare, come i modi in cui gestirai l'invio e la ricezioneallegati, calendario, attività e molto altro ancora. Per il momento, tuttavia, vorremmo saperne di più da parte vostra, quindi per favore prendetevi un momento per inviarci una breve nota nel nostro forum di discussione.