5Aug
Questo articolo per gli ospiti è stato scritto da Askar, il geek dietro al sito tecnologico DemoGeek.
Se lavori in una squadra o quando hai a che fare con i tuoi clienti, potresti voler assicurarti di distribuire i tuoi documenti nel modo giusto in modo che le informazioni nel documento raggiungano il pubblico giusto e la riservatezza delle informazioni sia rispettata.
Word 2007 ha una funzionalità con cui è possibile preparare formalmente il documento di Word per una corretta distribuzione a un gruppo di persone o anche a qualsiasi individuo con un determinato fattore di credibilità.Preparazione
Avviare Word 2007 e creare il documento nel modo desiderato.
Una volta che sei soddisfatto del documento e sei pronto per la distribuzione, fermati un attimo prima di colpire l'applicazione di posta elettronica e segui questi semplici passaggi per preparare il documento alla distribuzione. Tieni presente che questi passaggi sono isolati e ciò significa che puoi scegliere i passaggi che desideri seguire.
Fare clic sul pulsante Office e fare clic sull'opzione di menu " Preparare ".Ci sono 7 diverse opzioni che dovresti essere in grado di vedere. Spiegherò ognuna di queste opzioni in modo che tu possa scegliere e scegliere la giusta combinazione di opzioni per i tuoi requisiti di distribuzione.
Document Properties
Il primo nella lista è l'opzione " Properties" con la quale è possibile inserire le informazioni sui metadati sul documento.
È possibile inserire il nome dell'autore del documento, titolo, oggetto, parole chiave, categoria, stato e commenti.
Alcuni di questi possono essere visualizzati tramite il file & gt; & gt; Proprietà Finestra di dialogo .
Ricorda che una volta finalizzato il documento non sarai in grado di vedere queste proprietà ma fino ad allora puoi associare le proprietà con il tuo documento affinché altri possano avere un'idea del documento prima di aprirlo.
Ispeziona documento
La seconda opzione nell'elenco è l'opzione " Inspect Document ".Come parte della preparazione per la distribuzione del documento, è possibile esaminare il documento per commenti, revisioni, segni di revisione, annotazioni sull'inchiostro. Puoi controllare i metadati nascosti o qualsiasi informazione personale che è stata salvata con il documento.È possibile ispezionare qualsiasi dato XML personalizzato che è stato memorizzato con il documento. Puoi anche controllare eventuali informazioni su intestazioni, piè di pagina e eventuali filigrane. Infine, puoi anche controllare eventuali testi nascosti nel documento.
Scegliere le opzioni di ispezione che si desidera verificare prima di distribuire il documento e quando si preme il pulsante " Ispeziona " Word ispezionerà il documento e informerà l'utente di tutti gli elementi rilevati durante l'ispezione.
Gli articoli che richiedono la tua attenzione sarebbero contrassegnati da un punto esclamativo e puoi scegliere di ri-ispezionare se lo desideri.
Encrypt Document
Terzo nell'elenco è l'opzione " Encrypt Document ".Scegli questa opzione se desideri che il documento venga visualizzato solo da alcune persone di cui ti fidi. Ti permette di criptare il documento con una password a tua scelta e gli utenti devono inserire questa password per visualizzare il documento.
Scegliere una password che è possibile distribuire al gruppo. Il mio consiglio è di non scegliere una password che usi personalmente, ma piuttosto una password che nessuno può utilizzare per risalire ai tuoi account online o agli account sensibili che utilizzi personalmente.
Confermare la password ancora una volta. Le password fanno distinzione tra maiuscole e minuscole e assicurarsi di conservare / ricordare la password in quanto non c'è modo di recuperare la password se si dimentica e non c'è modo di aprire il file se si dimentica la password.
Una volta crittografato, si dovrebbe essere in grado di vedere che l'opzione di menu ha un colore di sfondo piccolo per indicare che questo documento è crittografato.
Quando le persone del gruppo di distribuzione cercano di aprire un documento crittografato, verrà richiesto di immettere una password.
Senza una password non saranno in grado di aprire il documento.
Limita l'autorizzazione
Quarto nell'elenco è l'opzione " Restrict Permission ".È possibile utilizzare l'opzione "Limita autorizzazioni" per limitare ciò che le persone possono fare con il documento. Se il documento è sensibile, è possibile utilizzare "Limita autorizzazioni" per impedirgli di modificare, copiare e stampare il documento.
Restrict Permission utilizza il client Windows Rights Management per implementare le restrizioni.
Potrebbe essere richiesto di installare lo strumento di gestione dei diritti di Windows .Non preoccuparti, vai avanti e installalo, è dalla fonte attendibile. Una volta installato, dovresti essere in grado di configurare ciò che le persone possono fare con il documento.
Aggiungi una firma digitale
Quinto nella lista è l'opzione " Aggiungi una firma digitale ".Le firme digitali garantiscono l'integrità del documento. Pensa alle firme digitali come a una firma cartacea ma fatta per via elettronica per comodità.Quando un documento ha una firma digitale, significa integrità e affidabilità del documento. Questo sarebbe utile se stai distribuendo il documento a un gruppo molto ampio di pubblico.
Fai clic sull'opzione " Aggiungi una firma digitale " e Word ti chiederà con la finestra di dialogo sopra per cercare i fornitori di firme digitali su Office Marketplace.
Sul Marketplace online di Office dovresti essere in grado di trovare un provider di firma digitale che puoi utilizzare per firmare il documento.
Esegui controllo compatibilità
Passa prima all'ultima opzione " Esegui controllo compatibilità ".Se si sono utilizzate funzionalità specifiche di Word 2007 e si sospetta che il pubblico possa utilizzare versioni precedenti di Word, è possibile eseguire il Verifica compatibilità per assicurarsi che il documento possa essere letto da tutto il pubblico.
Word 2007 eseguirà una serie di controlli di compatibilità predefiniti e, se riscontra problemi di compatibilità, li elencherà nella finestra di dialogo precedente, se non si è pronti a passare alla fase finale prima di distribuire il documento.
Contrassegna come finale
Questo dovrebbe essere l'ultimo passaggio che si desidera seguire prima di distribuire il documento al gruppo. Come indica il nome questa azione segnerà il documento come tutti impostati per la distribuzione.
Poiché questo apporta modifiche significative al documento, ti verrà richiesto di assicurarti di contrassegnare il documento come definitivo.
Una volta che un documento è stato contrassegnato come Finale, il documento non può essere modificato e verrà pulito da eventuali letture di prova, commenti, ecc.
I documenti finalizzati ottengono una nuova icona sulla barra di stato che assomiglia più a un foglio di carta su un foglio.
Ottenere un documento preparato per la distribuzione può aiutarti a evitare alcuni errori evidenti che comporti quando distribuisci un documento a un grande gruppo di persone. Non devi seguire tutti i passaggi;piuttosto puoi scegliere quello che vuoi / preferisci. Word 2007 è abbastanza flessibile da fare ciò che gli si chiede di fare quando si prepara un documento per la distribuzione.
Spero che tu lo abbia trovato utile e spero che tu faccia uso delle funzionalità di Word 2007 per finalizzare correttamente un documento prima della distribuzione. Se avete domande o commenti, fatemelo sapere nei commenti.