5Aug
Realizzi documenti veramente lunghi in Word? Se è così, probabilmente sai che Word non sempre gioca bene con loro. Di solito è più intelligente dividere i tuoi documenti lunghi in più file di Word.
Ma, allora, come ci si assicura che le pagine siano numerate correttamente e facilmente creare un sommario e un indice per l'intero documento?È qui che può aiutare la funzione di master document di Word. Ti consente di combinare più file di Word in un singolo file di Word.
Un documento master è un file Word che contiene collegamenti a un set di altri file Word separati, denominati documenti secondari. Il contenuto dei documenti secondari non è inserito nel documento master. Il documento master contiene solo collegamenti ai documenti secondari. Ciò consente di modificare i documenti secondari separatamente. Qualsiasi modifica apportata ai documenti secondari viene incorporata automaticamente nel documento master. Se ci sono più persone che lavorano su un singolo documento, un documento master consente di inviare diverse parti del documento a diverse persone su cui lavorare.
In questo articolo, ti mostriamo le basi per la creazione di un documento master e di documenti secondari da zero e la creazione di un documento master da documenti secondari esistenti. Vi mostriamo anche come aggiungere facilmente un sommario all'inizio del documento master.
Crea un documento master da zero
Se stai iniziando un nuovo documento master senza documenti secondari esistenti, puoi crearne uno da zero. Per fare ciò, creare un nuovo documento Word vuoto e salvarlo, indicando nel nome del file che si tratta di un documento master.
Una volta salvato il file del documento master, fare clic sulla scheda Visualizza e fare clic su Struttura nella sezione Viste del documento della scheda.
Inizia a inserire le intestazioni per il tuo documento in forma di struttura, utilizzando l'elenco a discesa degli stili Livello e le frecce verdi destra e sinistra nella sezione Strumenti struttura della scheda Struttura per modificare i livelli delle intestazioni.
Dopo aver inserito tutti i titoli desiderati, fare clic su Mostra documento nella sezione Documento master della scheda Struttura.
Altre opzioni sono disponibili nella sezione Documento master della scheda Struttura. Seleziona l'intera struttura nel documento e fai clic su Crea.
Fare clic su Crea racchiude ciascun documento nella propria casella. Salva di nuovo il file del documento master a questo punto.
Ogni casella nel documento master diventa un file separato, come mostrato di seguito. Il nome della prima intestazione in ogni casella nel documento master viene utilizzato come nome file per ciascun file del documento secondario.
Per tornare alla vista precedente, come Layout di stampa, fare clic su Chiudi vista struttura nella sezione Chiudi nella scheda Struttura.
Per aggiungere un sommario al documento master, posizionare il cursore all'inizio del documento e fare clic sulla scheda Riferimenti. Fai clic sul pulsante a discesa Sommario nella sezione Sommario. Seleziona una delle opzioni Tabella automatica per inserire un sommario generato automaticamente nel punto di inserimento.
Per visualizzare le interruzioni di sezione inserite da Word quando sono stati creati i documenti secondari, fare clic sulla scheda Home e fare clic sul pulsante del simbolo del paragrafo nella sezione Paragrafo.
Word visualizza le interruzioni di sezione e quali tipi sono.
NOTA: quando si crea un documento master da zero, Word inserisce un'interruzione di sezione continua prima e dopo ciascun documento secondario creato. Questo significa che non ci sono interruzioni di pagina nel tuo documento. Puoi facilmente modificare il tipo di ogni interruzione di sezione.
L'immagine seguente mostra come il documento viene visualizzato in modalità struttura con i documenti secondari che mostrano espanso.
Creazione di un documento master mediante file di parole esistenti
Se si dispone di alcuni documenti esistenti che si desidera includere in un documento master, è possibile creare un nuovo file di documento master e inserire i documenti esistenti come documenti secondari. Per fare ciò, crea un nuovo documento Word vuoto e salvalo come detto in precedenza quando crei un documento master da zero.
Fare clic sulla scheda Visualizza e quindi fare clic su Struttura nella sezione Viste del documento. La scheda Struttura diventa disponibile e attiva. Fai clic su Mostra documento nella sezione Documento master per attivare opzioni aggiuntive. Per aggiungere un documento secondario al documento master, fare clic su Inserisci.
Nella finestra di dialogo Inserisci documento secondario, selezionare la posizione dei documenti che si desidera inserire. Seleziona il primo file e fai clic su Apri.
NOTA: potrebbe essere più semplice se si archiviano i file del documento secondario nella stessa directory del file del documento master.
Se viene visualizzata la seguente finestra di dialogo, che indica lo stile esistente nel documento secondario e nel documento master, fare clic sul pulsante Sì a tutti. Ciò mantiene tutti gli stili nel documento secondario coerente con gli stili nel documento master.
Ripetere i passaggi per l'inserimento di documenti secondari per ciascuno dei documenti che si desidera includere nel documento master. Al termine, è possibile comprimere i documenti secondari, se lo si desidera. A tale scopo, fare clic su Comprimi documenti secondari nella sezione Documento master della scheda Struttura.
È necessario salvare il documento per comprimere i documenti secondari, quindi viene visualizzata la seguente finestra di dialogo se non è stata eseguita. Fare clic su OK per salvare il documento.
Si noti che il percorso completo di ciascun file del documento secondario viene visualizzato in ciascuna casella del documento secondario. Per aprire un documento secondario per la modifica, è possibile fare doppio clic sul simbolo del documento nell'angolo in alto a sinistra della casella del documento secondario o Ctrl + Fare clic sul collegamento al file.
NOTA: quando si importano file di Word esistenti in un file di documento master, Word inserisce un'interruzione di sezione della pagina successiva prima e un'interruzione di sezione continua dopo ogni documento secondario. Anche in questo caso, è possibile modificare facilmente il tipo di ogni interruzione di sezione, se necessario.
Per visualizzare il documento master in una vista non a struttura, fare clic sulla scheda Visualizza e fare clic su Stampa layout o altro tipo di vista nella sezione Viste dei documenti.
È possibile aggiungere un sommario nello stesso modo in cui abbiamo menzionato sopra quando si crea un documento master e documenti parziali da zero.
Una volta inclusi tutti i documenti secondari nel documento master, è possibile aggiungere o modificare intestazioni e piè di pagina, creare il sommario( come illustrato), creare un indice e lavorare su altre parti del documento che sono comuni al documentointero documento.
Per entrambi i metodi discussi in questo articolo per la creazione di documenti master, quando si modifica un documento incluso in un documento master, il contenuto di tale documento secondario viene aggiornato nel documento master. I documenti master
nelle versioni precedenti di Word talvolta danneggiavano i documenti.È possibile riscontrare questo problema in Word 2010. Vedere il sito Microsoft Answers per ulteriori informazioni.