13Aug
stanno ancora trasportando camion negli uffici di tutto il mondo. Le agenzie governative, gli avvocati, i medici e altre organizzazioni a lento movimento spesso richiedono ancora fax - nella migliore delle ipotesi, è un male necessario. Il fax
è spesso considerato più sicuro della posta elettronica, anche se in realtà non lo è.I fax comunicano su linee telefoniche senza crittografia e gli apparecchi fax sono spesso tenuti in aree trafficate in cui i documenti potrebbero essere facilmente catturati da chiunque.
Alternative al fax
Ci sono molte alternative al fax. Se non sei limitato da leggi o perché la persona dall'altra parte richiede l'uso di fax, prova una di queste alternative:
- Email Documents : Sì, l'umile email può sostituire molti fax. Probabilmente stai inviando via fax un documento digitato da un computer, quindi perché preoccuparsi di usare un apparecchio fax? Allega il file a un'e-mail o includi semplicemente il testo importante in una e-mail.
- Scansione e invio di e-mail : se si dispone di un apparecchio fax che funge anche da scanner, è possibile utilizzarlo per eseguire la scansione di documenti cartacei sul computer come file PDF.Allegare quei file PDF ad una e-mail per inviarli insieme. Potresti anche provare a usare il tuo telefono per scansionare il documento - certo, non sarà la migliore qualità, ma abbiamo visto alcuni fax di bassa qualità.
- Upload Documents: Alcune organizzazioni potrebbero consentire di caricare questi file di documenti scansionati sul Web piuttosto che inviarli semplicemente via email.
- Utilizzare Snail Mail : la posta di lumaca è un'alternativa più lenta al fax che è peggiore in molti modi, ma non sempre è male. Se non si dispone di un apparecchio fax e il documento non è urgente, in genere è possibile inviare un documento alla maggior parte delle organizzazioni anziché inviarlo via fax. Certo, devi avere a che fare con il sistema postale, ma almeno non devi faxare nulla.
Firma documenti senza stamparli
Potrebbe essere necessario firmare documenti e inviarli a qualcuno, e una volta stampati potrebbero essere tentati di inviarli via fax. Dopo tutto, l'alternativa sarebbe quella di stampare il documento, firmarlo, scansionarlo di nuovo nel computer e inviarlo via email. Piuttosto che perdere tempo a farlo, puoi utilizzare il software per applicare la tua vera firma a un documento sul tuo computer.È sufficiente acquisire la firma una volta e verrà archiviata come un'immagine che è possibile applicare ai documenti.È possibile firmare facilmente i documenti futuri senza stamparli.
Se si dispone di un tablet con uno stilo, è anche possibile utilizzare lo stilo per firmare un documento direttamente sullo schermo.
Fax di un documento in linea
I servizi di fax online consentono di inviare un documento via fax senza la necessità di un fax personale o di una linea telefonica. Si utilizza un'interfaccia basata sul Web per caricare un documento e immettere il numero di telefono del destinatario. Il servizio stesso si occupa di tutto il materiale dell'ultimo miglio, inviando il documento via fax al fax remoto tramite le proprie linee telefoniche.
Se hai solo bisogno di inviare fax raramente, questi servizi ti permetteranno di inviare alcune pagine qua e là senza spendere un centesimo. Se devi inviare documenti via fax più spesso, potresti dover pagare qualcosa, ma dovresti comunque pagare per un apparecchio fax e una linea telefonica.
Questi servizi implicano tecnicamente l'invio di fax, ma almeno non sembrano utilizzare un vecchio fax ingombrante e non è necessario disporre di un telefono fisso.
Ricezione di un fax online
La ricezione di un fax può essere un mal di testa se si dispone di un ufficio domestico. Il tuo fax deve essere acceso e ascoltare i fax tutto il tempo. Hai bisogno di una linea dedicata per ricevere fax in modo da non perdere nessun fax quando sei al telefono. Potresti provare a chiedere alle persone di inviarti via fax un documento in un momento specifico quando sei sicuro che il tuo telefono fisso non sia legato.
Piuttosto che affrontare tutte queste sciocchezze, chiedere alle persone di scansionare e inviare per e-mail i documenti. Puoi anche utilizzare altri strumenti se non vuoi fare affidamento sulla posta elettronica: ad esempio, puoi utilizzare JotForm insieme a Dropbox per creare una pagina Web in cui le persone possano caricare file PDF e apparire in una cartella nel tuo Dropbox.
Puoi anche provare a utilizzare un servizio che ti fornisce un numero di fax dedicato e ti consente di ricevere fax lì.Questi in genere costano denaro - dopo tutto, il servizio fax deve pagare per un numero di telefono fisso dedicato e monitorarlo per voi.eFax offre 10 pagine in entrata gratuite al mese, anche se non ti danno alcuna pagina in uscita gratuita. HelloFax ti consente di inviare cinque pagine libere, ma il gioco è fatto. Ogni servizio di fax online gratuito ha una presa in questo modo - esiste l'offerta gratuita per attirarti, mentre devi pagare per le funzionalità più importanti. L'invio di fax implica l'interfacciamento con fax e numeri di telefono di rete fissa, e questo non è gratuito.È anche usato spesso per scopi commerciali, e le aziende sono disposte a spendere soldi per questo genere di cose.
L'ultima risorsa: utilizzare una macchina fax reale senza possedere un
Se non si desidera gestire i servizi online o la posta ordinaria e non si ha assolutamente altra scelta che inviare il documento occasionale come fax, c'è comunque un'alternativa all'acquistoil proprio apparecchio fax e l'utilizzo di un telefono fisso. Probabilmente puoi visitare un negozio locale che offre la copia e ti permetteranno di pagare qualche centesimo per inviare un fax. Questo non è l'ideale se si inviano spesso fax, ma se si deve inviare un fax una volta all'anno, questa può essere un'opzione valida.
Ovviamente, questo comporta ancora l'utilizzo di un apparecchio fax. Alcune organizzazioni richiedono solo fax e potresti non sentirti a tuo agio nel caricare documenti estremamente sensibili in un servizio di fax basato sul Web. Non c'è molto che puoi fare se devi confrontarti con un'organizzazione che richiede fax.
Faxing rimarrà con noi ancora per un po ', anche se solo a causa di normative che incoraggiano l'assistenza sanitaria e le organizzazioni legali a continuare a utilizzare il vecchio sistema fax invece di alternative moderne.
Image Credit: Abhisek Sarda su Flickr, racconti di un youkai errante su Flickr, AuthenticEccentric su Flickr
