כיצד עדיף ניהול דוא"ל ב - Outlook עם צעדים מהירים וכללים

אם אתה אומר לנו דוא"ל נפלה מן האופנה, היינו מבקשים ממך להעיף מבט תיבות הדואר הנכנס שלנו.היכולת למיין ולארגן את הבלגן של הודעות שמגיעים מדי יום היא המפתח למדי לשמירה על שפיות במקום העבודה.

זה לא רק על דואר זבל או.דואר זבל עדיין קיים, עובדה מטרידה של החיים, אבל יש דרכים להתמודד עם זה.זה ריסוק של דוא"ל אחרים שאנו מקבלים - עדכונים על תוכנה, הזמנות לאירועים, רשימות דיוור שאנחנו [יש] מנוי אבל לא זוכר לבטל את המנוי - כל אשר מחייב דרך כלשהי לארגן, למיין, ומסרים הודעות למקום הנכון שלהם, בין אם זה תיקייה ייעודית או אשפה.

דיברנו לא מעט על Outlook, כולל יסודות דואר אלקטרוני כמו חיבור ושליחה, דרכים להוסיף ולקבל קבצים מצורפים, כמו גם לייבא אנשי קשר ולנהל פנקסי כתובות.אנחנו רוצים להפנות את תשומת לבנו כעת לתמונה הגדולה יותר, על ידי התמקדות בניהול תיבת הדואר הנכנס.

מאסטרינג Outlook Inbox שלך

Outlook יש שפע של תכונות מובנות כדי לעזור לך לסנן את הדואר שלך למקומות הנכונים.כדי להתחיל, אם תלחץ לחיצה ימנית על הודעה או על העכבר עד לרצועת הכלים, תבחין שיש תכונה הנקראת צעדים מהירים.

אם נרחיב אותה מהרצועה, נוכל לראות את התכונה הזו במלואה.

הדבר הראשון שיש לזכור הוא צעדים מהירים הם בעצם כללים( יש תכונה הנקראת כללים, אשר נדון בקרוב).הדבר השני שיש לזכור הוא, שלא כמו כללים, אשר עובד מאחורי הקלעים ללא קלט שלך, צעדים מהירים להסתמך על הקלט שלך לעבודה.

הדבר הראשון שתעשה הוא לבחור את שלב מהיר אתה רוצה ליצור.בואו נעשה דוגמה פשוטה כדי להמחיש את הנקודה שלנו.

בשלב המהיר הזה, אנו בוחרים הודעה שנחשבת לנו שונה ולחץ על שלב מהיר, אשר יעביר את ההודעה לתיקיה 'אחר' ויקרא את ההודעה כנקראה.

אם תלחץ על הלחצן 'אפשרויות', תוכל לראות כיצד המערכת המהירה נבנית, ואתה יכול גם לערוך אותה, כגון הוספה או הסרה של חלקים ממנה או ממנה.

לדוגמה, בצילום מסך זה, תוכל להסיר את השלב שבו ההודעות מסומנות כ'נקראה ', כך שהכל מועבר לתיקיה' שונות ', אך הסטטוס שלו נשאר ללא שינוי.

זה איך עבודה מהירה צעדים, אנחנו יכולים להשקיע לא מעט זמן מראה לך דרכים שונות הם יכולים להיות מיושם, אבל אנחנו רוצים לעבור על הכללים כדי להמחיש את ההבדל.

הכללים הבסיסיים של כללים

כפי שציינו, צעדים מהירים הם משהו שאתה פועל על כאשר כללים לתפקד באופן אוטומטי, מאחורי הקלעים, על פי הקריטריונים שתציין.כאשר תלחץ על הלחצן "כללים", עליך לבחור באפשרות "צור כלל. .." מהרשימה הנפתחת.

התנאים העיקריים ליצירת הכלל הם די בסיסיים ואתה אולי אפילו לא צריך להתעמק לתוך כל אפשרויות מתקדמות, אז בואו נלך קדימה לבחון כמה היבטים פשוטים שלהם.

בתמונה הבאה, אתה רואה שאתה יכול לנתב דואר משולחים מסוימים, או על סמך הנושא, או למי הוא נשלח.משם, אתה יכול לקבל התראה Outlook לך חזותית ו / או עם קול.אתה יכול גם להעביר את ההודעה לתיקיה מסוימת, אשר בניגוד לשימוש מהיר שלב, יקרה ללא קלט שלך.

אם תלחץ על הלחצן 'צור כלל', תופיע תיבת הדו-שיח הבאה של האשף.

ניתן גם ללחוץ על "כלל חדש" מהחלון כללים והתראות.

פעולה זו תפתח את החלון 'אשף הכללים הראשון', המנחה אותך בתהליך.

הכללים מסובכים להפליא אם אתה כבר יודע מה אתה רוצה את הכלל לעשות.לחץ על "אפשרויות מתקדמות. .." ותראה למה אנחנו מתכוונים.לא רק אתה תראה את האפשרויות מתוך בסיסי יצירת כלל המסך, תמצא עולם חדש של כללים אחרים אתה יכול להשתמש.

תאר לעצמך אז ניקח את הצעד המהיר שיצרנו קודם ונרצה להפוך אותו לכלל.ברצוננו לבחור את הקריטריונים שלנו מהאפשרויות המוצגות למעלה ולאחר מכן ללחוץ על "הבא". במקרה זה, אנחנו הולכים להעביר דואר שנשלח לחשבון How-To Geek שלנו.

במסך הבא, אנו בוחרים את האפשרות "עבור לתיקיה ספציפית" ולאחר מכן בתחתית אנו לוחצים על הקישור המסומן "העבר אותו לתיקיה שצוינה". לאחר מכן אנו מציגים אפשרויות שיאפשרו לנו להעביר דואר אלכל תיקייה אנו בוחרים, אשר במקרה זה הוא "אחר."

בלחיצה על "הבא", תישאל אם יש חריגים לכלל החדש הזה.אם לא, אז אתה יכול ללחוץ על "הבא" ואתה תתקדם אל המסך הסופי, שבו תתבקש לתת שם את הכלל החדש שלך, אם אתה רוצה להפעיל אותו, להפעיל אותו עם סיום זה, ולבסוף, תוכל לבדוק אותו.

זהו זה, לחץ על "סיום" ואתה טוב ללכת.תוכל לראות את הכלל הזה על ידי לחיצה על הלחצן "כללים" ולאחר מכן על "נהל כללים והתראות" מהבחירות הנפתחות.

אתה יכול לחזור בכל עת לשנות את הכלל שלך, להוסיף חדשים, לעשות עותקים, למחוק, פונקציות אחרות.אל תשכח, אם אתה רוצה לשמור על הכלל, אבל לא רוצה שזה יפעל כל הזמן, אתה יכול פשוט להסיר את התיבה הקטנה ליד זה.

אם ברצונך לקבל מידע נוסף על העברת הודעות באופן אוטומטי לתיקיה מסוימת, מומלץ לבדוק את המאמר.

מחיקה והתעלמות הודעות דואר אלקטרוני

תקבל הרבה דואר אלקטרוני שאתה לא רוצה או צריך, אם זה קדימה מן ההורה יתר על המידה, או ישר דואר זבל, שמירה על תיבת הדואר הנכנס שלך מאולף ומטופח יהיהאתגר גדול אם אתה לא יודע איך להשתמש בכלים לרשותך.

כפי שאתה יכול לראות בולט מוצג על רצועת הכלים, יש סעיף מוקדש כולו למחוק דברים, הבולט ביותר הוא כפתור "מחק" גדול X ענק שלה. אתה יכול גם פשוט לבחור הודעה או קבוצה של הודעות ולחץ על כפתור זה אופשוט הקש על "מחק" במקלדת.

בואו נסתכל על זה למחוק סעיף קצת יותר ולראות מה עוד יש להציע.ראשית, יש את הלחצן "התעלם".

מה עושה התעלם?כאשר אתה בוחר הודעה או שיחה ולחץ על "התעלם", מופיעה תיבת דו-שיח.

ההבדל בין זה פשוט למחוק את השיחה היא כי התעלמות זה יחול על זה וכל ההודעות העתידיות, כלומר אם אתה ברשימת דיוור המשיבים לשמור על עונה הכל, אתה כבר לא רואה אותם, וזה די darnמוֹעִיל.

האפשרות הבולטת השנייה היא התכונה 'ניקוי'.לחיצה על הלחצן "נקה" תפעיל תפריט נפתח עם האפשרויות הבאות

בכל אפשרות שתבחר, תראה תיבת דו-שיח שתציע את אותה תוצאה, כל ההודעות המיותרות יועברו לאשפה.

אם תלחץ על הלחצן "הגדרות", תועבר לאפשרויות 'ניקוי שיחה'.כפי שניתן לראות, ניתן להשתמש בתכונה 'ניקוי' כדי להעביר לארכיון שיחות ישנות ומיותרות לתיקיה חלופית, שהיא כנראה האפשרות השימושית ביותר כאן.לעתים קרובות עדיף פשוט לשמור דברים בארכיון ולא למחוק אותו, רק במקרה שאתה צריך להתייחס אליו במועד מאוחר יותר.

בעוד שתכונות אלה נהדרות, ואנו רואים את הכשרון הברור בהן, הן לא ישפיעו על אותו קודש של תיבות דואר נכנס: דואר זבל.

דואר זבל, דואר זבל ללכת משם!

דואר זבל לא מקבל את אותו סוג של כותרות זה עשה פעם כי על פי רוב, מסנני דואר זבל מודרנית לעשות עבודה די טובה ב לנכש את כל זה.אם אתה משתמש ב- Gmail או בשירותי דוא"ל אחרים, סביר להניח שאינך רואה הרבה ממנו, וזה לא אומר שזה לא קיים, במיוחד אם אתה עושה את טעות מטעה של הסכמה לתת לחברה לשתף את הכתובת שלךעם שותפים השיווק שלהם, או שאתה לוחץ על התיבה הלא נכונה בטעות להירשם להיות ברשימת תפוצה.

הנקודה היא, דואר זבל עדיין קורה, אבל Outlook נותן לך דרכים בתקווה לשמור את זה במידה רבה תחת שליטה עם מסננים זבל.כאשר אתה מקבל הודעה כי הוא בבירור זבל או דואר זבל, אתה יכול לבחור את ההודעה ולאחר מכן לחץ על "זבל" כפתור רשימה נפתחת של אפשרויות.עבור הודעות לא רצויות, תבחר באפשרות "חסימת השולח", אך עבור כל השאר, תרצה לשנות את אפשרויות דואר הזבל.

ככל שהרמת הסינון שלך מגבילה יותר, כך הסיכוי הטוב ביותר למשהו שאתה באמת רוצה או צריך לראות עלול לסנן בשוגג.במקרה כזה, יהיה עליך לטפל בהודעות הדואר האלקטרוני המושפעות באמצעות האפשרויות שנבחרו במסך המסך הקודם.

זה רעיון טוב להשקיע קצת זמן לחקור את אפשרויות דואר הזבל.תוכל להגדיר רשימה לבנה של שולחים מסוימים ולנמענים מסוימים, תוך חסימה מפורשת של שולחים שאתה יודע שאינך בוטח בהם.

שמירה על תיבת הדואר הנכנס שלך רזה מתכוון לוקח מסירות ותשומת לב לפרטים.למען האמת, כמה כללים מעוצבים היטב יכול לפצות על הרבה עבודה, אבל תמיד יש אתגרים חדשים.זכור את הכלים האלה - צעדים מהירים, כללים, התעלמות ומסנני זבל - ואתה תהיה בדרכך לאילוף הדואר האלקטרוני שלך.

בואו לשמוע ממך עכשיו.ספר לנו על הצעדים המהירים והכללים המועדפים עליך, או כיצד אתה מטפל בדואר זבל.פורום הדיונים שלנו פתוח, אז להשאיל לנו את ההערות שלך ואת השאלות.