כיצד לייעץ טקסט ממסמכים אחרים ב - Microsoft

כנראה יש לך טקסט שאתה מקליד לעתים קרובות במסמכי Word שלך, כגון כתובות.במקום להקליד מחדש טקסט זה בכל פעם שאתה צריך את זה, אתה יכול לשים את זה טקסט משותף למסמך Word אחד ולהתייחס אליו במסמכים אחרים, זה אפילו לעדכן באופן אוטומטי בכל המסמכים שלך אם תשנה אותו.

נניח שאתה רוצה לשים את הכתובת שלך בכותרת התחתונה של המסמכים שלך, אך הכתובת משתנה מעת לעת.באפשרותך לאחסן את הכתובת במסמך Word נפרד, משותף ולהשתמש בשדה בדוח כדי למשוך את הטקסט מהמסמך המשותף, ולעדכן בכל פעם שהוא משתנה.נראה לך איך לעשות את זה.

כדי להתחיל, צור מסמך Word חדש שישמש כמאגר שלך עבור הכתובת שברצונך להכניס למסמכי Word אחרים.שמור אותו במיקום שיהיה נגיש על ידי מסמכים אחרים.לדוגמה, אל תשמור אותו בכונן רשת שאליו אין לך תמיד גישה.

אנחנו הולכים להשתמש סימניות כדי להתייחס לכתובת במסמך המשותף שלנו.הקלד את מחרוזת הטקסט שברצונך להכניס למסמכים אחרים( במקרה שלנו, את הכתובת).צור סימניה על ידי הדגשת השם ועבור אל הוסף & gt;הפוך ונותן לה שם, כמו "כתובת".עיין במדריך שלנו לסימניות ב- Word לקבלת מידע על יצירתן.

שים לב שלשמות הסימניות אין רווחים.אנו ממליצים לשים את שם הסימנייה מעל לכל פריט בקובץ המידע הרגיל, כך שתוכל לדעת בקלות באיזה שם להשתמש לאיזה פריט.זה שימושי במיוחד אם אתה מתכנן יש הרבה פריטים לשימוש חוזר במסמך משותף זה.בדוגמה שלנו, הוספנו את הכתובת שלנו למסמך המידע המשותף והצבנו את שם הסימנייה, "כתובת", מעל הפריט.

לאחר שהוספת את הפריט למסמך המשותף שלך, תוכל לשמור ולסגור.פתח את המסמך שבו ברצונך להוסיף את הכתובת ומקם את הסמן במקום הרצוי לטקסט.לדוגמה, אנחנו הולכים להוסיף כותרת תחתונה ולהוסיף את הכתובת שם.

אנחנו הולכים להשתמש בקוד השדה INCLUDETEXT כדי להתייחס לסימנייה שיצרנו במסמך המשותף.כדי לעשות זאת, הקש "Ctrl + F9" כדי להוסיף את סוגריים עבור קוד השדה.

הערה: לא ניתן להקליד סוגריים נורמליים סביב קודי שדה.עליך להשתמש ב- "Ctrl + F9" כדי להכניס את הסוגריים הנכונים.

הסמן ממוקם באופן אוטומטי בין הסוגריים.הקלד את הטקסט הבא בין הסוגריים, והחלף את נתיב "& lt; ל- file & gt;" עם הנתיב המלא המוחלט למילה הנפוצה שלך המכילה את השם שברצונך להוסיף.החלף את שם הסימנייה & lt; gt; "עם שם הסימנייה שהקצית לפריט במסמך המשותף.

INCLUDETEXT "& lt; path to file & gt;"& lt; שם הסימניות & gt;

הערה: אל תזין את הסוגריים בקוד השדה.

לדוגמה, הקלדנו את הפרטים הבאים בין סוגריים של קוד השדה:

INCLUDETEXT "C: \\ משתמשים \\ Lori \\ מסמכים \\ מידע משותף \\ CommonInformation.docx" כתובת

הערה: עליך להשתמש בתווים אחוריים כפוליםנתיב, כמו שעשינו.כמו כן, הקפד להשתמש ציטוטים ישר, לא ציטוטים חכם, בעת הקלדת הקוד לעיל לתוך השדה.

כדי לתפוס את הכתובת מהמסמך המשותף ולהכניס אותה לקוד השדה שהזנת זה עתה, לחץ לחיצה ימנית על קוד השדה ובחר "Update Field" מהתפריט הקופץ.

הכתובת מוצגת במסמך.סוגריים עדיין מציגים את הכתובת אם יש לך את האפשרות "הצג סימניות" ב.שוב, עיין במאמר שלנו על סימניות כדי ללמוד כיצד לבטל אפשרות זו.כמו כן, קוד השדה עשוי להיות מוצל.עם זאת, תוכל גם לכבות את זה.

אם ברצונך לשנות את קוד השדה, תוכל להציג שוב את הקוד במקום את התוצאה.כדי לעשות זאת, לחץ לחיצה ימנית על הפריט שהתקבל ובחר "Toggle Field Codes" מהתפריט המוקפץ.הטקסט שהקלדת בקוד השדה מופיע שוב וניתן לערוך אותו.פשוט, עדכן את השדה כדי להציג את התוצאה החדשה.

לאחר שיצרת את המסמך המשותף שלך, תוכל להשתמש בו כדי לאחסן פריטים אחרים שאתה מקליד לעתים קרובות במסמכי Word שלך.כל שעליך לעשות הוא להשתמש בשדה נפרד INCLUDETEXT במסמכי Word שלך עבור כל פיסת מידע שברצונך להוסיף באופן אוטומטי מתוך המסמך המשותף שלך.