גזור אחורה בזמן שנשלח וקבלה דוא"ל

צילום על ידי H עבור דף הבית

דוא"ל יכול להפוך את התקשורת לקלה יותר, אבל זה גם יכול לנקז את הזמן שלך.למד כיצד לעבד דוא"ל נכנס ולכתוב דוא"ל יוצא כדי לחסוך זמן.

על פי סקר משנת 2005, ראיונות עובדים גילו כי זמן מבוזבז על דואר אלקטרוני גרם הארגון עם 10,000 עובדים לאבד משוער 152,000,000 $ בשכר בשנה.

דוא"ל ברור יש downsides שלה.הודעות דוא"ל לא ברורות להסיח את העובדים ממשימות הקשורות לעבודה חשוב, ערוצי תקשורת ענן, ולעתים קרובות ליצור עבודה נוספת.הימנע את החסרונות של הדוא"ל על ידי ביצוע ההצעות הבאות.

איך דואר אלקטרוני נכנס יכול לבזבז את הזמן שלך

צילום על ידי Dvortygirl

ישנם סוגים רבים של הודעות דואר אלקטרוני שיכול לבזבז את הזמן שלך.אלה:

• יכול להיות מנותק מתוך הודעות מרובות מרוכז לתוך אחד מקיף
• אל תתייחס ישירות אליך
• האם מתייחסים אליך אבל לא באופן ישיר, אשר משאיר אותך בטוח איך או אם אתה צריך להגיב( ואוכל(
• ) לא להנחות אותך ו / או לעודד אותך לבזבז זמן על האינטרנט
• האם אינך מתאים לאימייל, ולהבין יותר באמצעות ערוץ תקשורת דינמי כגוןפגישה עסקית או פורמט זה מתאים יותר לתוכן( כמו מסמך העומד בפני עצמו מידע עשיר)

כיצד לעבד דואר נכנס נכנס ביעילות

כדי לקרוא ולעבד הודעות דוא"ל ביעילות, אתה צריך להתמקד בשני דברים - להבין אתההודעה של הדוא"ל( או היעדר) והחלטה על הפעולה שיש לנקוט בתגובה.

שלב 1: להבין את ההודעה( או חוסר)

בכל פעם שאתה קורא דוא"ל חדש, לקחת כמה שיותר זמן להבין:

• בין אם הדובר פונה אליך ישירות או בעקיפין
• בין אם הדובר סיפר לך מה הםמצפה לך
• בין אם זה נעשה בצורה ברורה
• בין אם ההודעה הכללית רלוונטית לך
• אם המסר הכולל נראה מתאים, בהתחשב בהקשר של הקשר שלך עם השולח( או חוסר, אם הם מנסים ליזום עסקמערכת יחסים למשל)

זה יעזור לך לוודא מה המסר של הדוא"ל, וכיצד אתה רוצה להגיב.כלומר, אם אתה מתכוון להגיב מלכתחילה.

חשוב במיוחד לציין אם הדובר עושה אחד או יותר דברים שיכולים לפתות אותך לבזבז זמן יקר, כגון:

• להיות לא ברור על מה שהם מנסים לומר
• שימוש בשפה בצורה מבלבלת או בלשון נקייה כדי להימנע מדברים(למשל, "אני חושב שאנחנו צריכים לקבל לב אל בשלב מסוים" לעומת "אתה יכול להתקשר אלי השבוע כדי שנוכל לדבר בטלפון על משהו חשוב?")
• רמבלין או הולך הנושא
• כולל מידע כיהוא לא העסק שלך, לא מתאים, פוגע או לא מובחן
• עותק או bcc'ing לך על הודעות שאינן רלוונטיות לך
• חוזר על אותה הודעה באמצעות הודעות דוא"ל שונות, או לחזור על מה שכבר היה מכוסה בתקשורת הקודמת מלבד דוא"ל
• כותב על משהו שכבר דנו ופתרת - בצורה שכחה או רשלנית

במצבים אלה של מצבים, להיותבמיוחד זהיר להגיב בצורה יעילה, כי ממזער כמה זמן אתה מבלה על התקשורת.כי זה קל לתת את תרחישים הדוא"ל מעורפל לעיל לנקז את הזמן שלך.

שלב 2: להחליט על מה לנקוט פעולה

אחרי שאתה יודע מה המסר הוא, להבין את הדרך היעילה ביותר להגיב.הנה כמה תגובות אופייניות:

• העברת השיחה לאמצעי תקשורת טוב יותר, כגון שיחות טלפון ושיחות ועידה
• בתגובה לשאלה חוזרת הנשאלת על ידי מספר אנשים - לא באמצעות דוא"ל - אלא באמצעות מדיום עשיר יותר במידע שניתן לשתף, כגון מסמך Google
• להגיב על הודעות שאינן מבהירות מה הדובר מצפה ממך( גם אם הוא מרגיש קצת לא מנומס)
• כתובת מסרים ברורים עם שאלות קונקרטיות ישירות וקצרה, כגון, "כאשר אתה רוצה לקבל את הדו"ח הושלם על ידי"או" איך היית רוצה שאני אתרום לפרויקט הזה? "
• להרים את הטלפון ולקרוא לאדם בכל פעם דרמה או התמוטטות תקשורת מתחיל להתרחש - ציור זה דרך הדוא"ל רק לוקח יותר זמן ועשויים להגביר את הסכסוך

צעד3: קבל חזרה על המשימה

והכי חשוב, לאחר שתגיב לדוא"ל( אשר עשוי לכלול לא להגיב במקום למחוק את ההודעה), יוu צריך לחזור על המשימה.עבור לדוא"ל הבא הממתין בתיבת הדואר הנכנס שלך, או העבר הילוכים וחזור לעבודה בפועל במקום להגיב לבקשות של אנשים אחרים.

איך לשלוח דוא"ל יכול לבזבז את הזמן שלך

צילום על ידי Adikos

בנוסף, ישנם סוגים רבים של הודעת דואר אלקטרוני אתה שולח זה יכול לבזבז את הזמן שלך.אלה:

• נשלחים ללא צורך למספר הודעות, שכל אחת מהן לוקחת זמן ומחשבה על חייט, במקום אחת מקיפה אחת
• אל תתייחס ישירות אל המקבל, וזה בזבוז של מאמץ מצידך
• ברור מספיק, ולמשוך לתוך שיחות דוא"ל ארוכות ו / או אי הבנות, או שום פעולה יצרנית בכלל( כלומר, תצטרך להשקיע זמן ליזום את השיחה שוב מאוחר יותר)
• אל תכוון את הנמען לנקוט פעולה כלשהי, וזהמפחית ומעודד את הנמען לבזבז זמן באינטרנט - מה שאומר שהוא מעודד את אותו הדבר
• אינם מתאימים לפורמט האימייל, אך מתקשרים טוב יותר באמצעות שיחה בזמן אמת או באמצעות מסמך הדרכה או מידע עשיר כגוןכמו מדריך, מאמר בלוג, דף שאלות נפוצות, דוח החברה, או מצגת PowerPoint

כיצד לשלוח דוא"ל ביעילות

כדי לכתוב הודעות דוא"לכי לא לבזבז את הזמן שלך בטווח הארוך( שלא לדבר על הזמן של הנמען שלך), אתה צריך להתמקד בחמישה דברים: תקשורת מסר ברור, המבקש הנמען שלך לנקוט צעדים לפעולה, באמצעות מבנה טוב, עריכה לפני שאתה מכה לשלוח,ו מעקב יעיל.

שלב 1: קבל ברור על ההודעה

שלך לפני שאתה אפילו טיוטת דוא"ל, אתה צריך לקבל ברור על ההודעה.קבע:

• מה אתה רוצה לתקשר
• למה אתה רוצה לתקשר את זה
• מה הפעולה שאתה רוצה הנמען שלך לקחת
• איך אתה יכול לשכנע אותם לנקוט פעולה כזו

הנה כמה סיבות נפוצות לשליחת דוא"ל:

• להזכיר מישהותאריך יעד
• כדי לתת למישהו הוראות כתובות על משימה
• כדי לשאול שאלה מהירה שניתן לענות עליה בצורה נכונה באמצעות כתיבה
• כדי לענות על שאלה מהירה שניתן לענות עליה בצורה נכונה באמצעות הכתיבה
• להעביר מידע רגיש לזמן
• כדי להציע תאריכים זמיניםעבור תזמון פגישה
• כדי לעקוב אחרי פגישה ולהראות הערכה

בכל הדוגמאות האלה, למעט האחרון, אתה רוצה הנמען שלך לנקוט פעולה כלשהי( גם אם זה רק משיב לך).

לפעמים הפעולה לא נראית כמו פעולה.אולי אתה רוצה:

• לעבור לאורך עצה עבור עמית לעבודה שלך
• תן לחברים שלך יודע נחת בבטחה ליעד הנסיעה שלך
• לתת עדכון קצר על איך אתה עושה ביעד החדש שלך וכיצד ניתן להגיע אליך הבאמספר שבועות

בכל אחד מהמצבים האלה, אינך אומר לנמען שלך לנקוט פעולה מסוימת.עם זאת, משתמע כי הם לא צפויים לנקוט פעולה כלשהי, כל עוד אתה נותן את הדוא"ל סגירת נאותה, או לפחות על ידי חתימת שמך.הם מבינים כי התקשורת יכולה בקלות להסתיים עם הדוא"ל שלך;כי הם לא צריכים להגיב.

שלב 2: בקש מהנמען שלך לנקוט צעדים לפעולה

כדי לכתוב הודעות אימייל יעילות שיחסכו לך זמן, עליך להפוך אותן לפעולות.ואתה צריך לוודא כי הנמען שלך ברור על מה הפעולה הצפויה מהם.

אם אתה לא מכוון לזה, אבל הם מנסים לאיית את סיפור החיים שלך או להסביר למה אתה מחזיקה את הדגם הבא iPhone במקום לקבל את אחד האחרונים, אתה יכול לשכוח על שמירת זמן, כי כתיבה עט עט לוקחהרבה מחשבה וזמן.

דגש על הפעולות הבאות בעת ביצוע פעולות דואר אלקטרוני:

• הגדרת מועדים
• הגדרת תוכניות מגירה
• הצעת אפשרויות פוטנציאליות עבור מהלך הפעולה הבא( לדוגמה, פעמים אתה זמין לפגישה אישית, מקומות שבהם אתה עומד להיפגש)
• מתן חוות דעת כאשר מתבקשים
• אחד ביצוע בקשה המתאימה לכתיבה והוא למעשה נוח יותר כי באמצעות מצב אחר של תקשורת
• מתן קבוצה של כיוונים למשימה שהנמען שלך הסכים לבצע

להיות יוזם ואסרטיבית כאשר outliningצעדים לפעולה.הימנע לשאול שאלות פתוחות, אלא אם כן אין אפשרות אחרת.בגלל שאלות פתוחות הם ההפך של תוכן לפעולה.

להלן מספר דוגמאות:

• במקום לבקש מהנמען שלך לתת לך את לוח הזמנים שלו( ובזבוז של הודעת דוא"ל בתהליך) - התחל על ידי שליחת זמני הפגישה שלך.
• במקום לשאול את הנמען מה הם חושבים על החלטה עסקית מסוימת, מתווה את ההחלטה הפוטנציאלית ולבקש לבנות משוב;בדרך זו הם לא יצטרכו לבוא עם משהו משלהם יהיה במקום יש משהו לעבוד עם

אתה לשמור על פעולה דוא"ל על ידי מתן הוראות ברורות לקורא ושמירה על התוכן לפעולה ולא פתוח.

והכי חשוב, אתה צריך לוודא שכל פעולה שאתה מצפה מהקורא שלך הוא בבירור תקשורת.אל תניח שהם יודעים שאתה רוצה להקים פגישה השבוע רק להציע את הזמנים הזמינים.אל תניחו שהם יודעים איזו משימת עבודה חלה עליהם.ציין את זה במפורש בחביבות לתת להם לדעת מה אתה רוצה שהם יעשו.

שלב 3: יצירת מבנה טוב

אחד יש לך את המסר שלך מוגדר בבירור ואתה עשה את זה actionable, הגיע הזמן לארגן את זה בצורה כזו להעביר את הבהירות ואת הבקשות שלך לפעולה.

פסקה: כלל כללי לעקוב הוא שמירה על פסקאות תחת חמישה משפטים.זה לא רק קשה להתמקד פסקאות ארוכות בזמן הקריאה באינטרנט, אבל פסקאות clunky לתת הזדמנות המקבל לאבד להתמקד ואולי להחמיץ את הנקודות החשובות ביותר.זה ואז מוביל תגובות מרושל או מיותר, אשר עננים את ערוץ התקשורת.

משפטים: השתמש בקול הפעיל בעת כתיבת משפטים.שמור משפטים קצרים עד לנקודה.הימנע הולך על משיקים או שלא לצורך להסביר את ההיגיון או רגשות על דברים.במקום זאת, היצמד לעובדות ומה הפעולה שאתה מבקש שהנמען ייקח.

מילים: נסו לא להשתמש במילים גדולות או בסלנג, אלא אם כן אתם יודעים שהקהל שלכם יבין אותם.הימנע בדיחות והתייחסויות תרבותיות שעשויות להיות מוטעות, כי כל דבר שיכול בקלות להתפרש באופן שגוי הוא מכשול פוטנציאלי לתקשורת יעילה.

הימנע ממילים נוספות וביטויים מתאימים."בהתחשב במצב הנוכחי שבו זה קורה כרגע, אני חושב שזה יכול להיות חכם. .." היא הצהרה כי לא רק מבזבז מילים וזמן, אבל distracts מן המסר האמיתי.במקום זאת, רק המדינה ההמלצה שלך ללא צורך להעפיל אותו.

דוגמה נוספת: "תהיתי אם אוכל לשאול אותך. .." גזור את הביטוי הזה ופשוט שאל את השאלה.זה גם יגביר את הביטחון העצמי שלך, כי אתה לא תת הכרתי לבקש רשות לתקשר מראש.

סימני פיסוק: שמור על סימני פיסוק פשוטים.התאמה מילים וביטויים יעילים רק כאשר נעשה שימוש כדי ליצור באדיבות בעת יצירת תקשורת עם מישהו שאתה רוצה להיות עסק או יחסים אישיים עם.במקרים כאלה, אתה לא בהכרח רוצה להיות הקרובה, אבל להשתמש כמה משפטים מנומס כדי להראות כבוד לזמנם.

למזער את השימוש בפסיקים - זה טבעי עוזר לך לשמור על משפטים קצרים.הימנע מדבר עצלן בהשראת טקסט, עם שימוש יתר של נקודה נקודה dot של פסיקים רצופים.במקום זאת, לדקלם את המשפטים שלך עם אנגלית נכונה לנצל התכווצויות כאשר זה הגיוני, כי הם עושים את זרימת הקריאה טוב יותר.

בנוסף, שקול לנקב רשימות עם נקודות כדור, באמצעות שורה של מקפים כדי לפרק חלקים עיקריים( אשר עשויים לכלול אחד או יותר פסקאות).

נקודות קליעים והפסקות מקטעיות משפרות את קריאות האינטרנט, וכן מסייעות לך לארגן את המסר שלך בצורה ברורה יותר.

שלב 4: ערוך לפני שליחת

לפני שתשלח דוא"ל, קח 1-2 דקות כדי לקרוא אותו בקול רם.זה יעזור לך לתפוס טעויות או להבחין חלקים מביך כי אתה לא בדרך כלל אומר אדם.הסר את המילים הנוספות ופשוט פיסוק.תבליט רשימות ולחתוך את הפסקאות שלך.

כאשר אתה יכול לענות על השאלות הבאות עם "כן", אז אתה מוכן להכות "שלח":

• האם ההודעה ברורה?
• האם הציפיות ניתנות לפעולה ומוצגות בבירור?
• האם הנמען שלי יוכל לקבל בהצלחה את ההודעה שלי?הצלחה פירושה שהם יודעים מה התגובה צפויה מהם.
• אם התפקידים בוטלו, האם אוכל לקבל הודעה זו בהצלחה?

שלב 5: מעקב יעיל

בנוסף, להיות פרואקטיבית במעקב עם הודעות הדוא"ל שלך.אם מישהו לא מגיב לבקשה ישירה, לא לבזבז זמן תוהה מה קרה.במקום זאת, שלח הודעת דוא"ל מנומסת אך ישירה למעקב כדי לבדוק אותם.החל את העקרונות המפורטים לעיל.ואל תבזבז יותר מדי זמן בניסיון לקבל תגובה;אם הנמען אינו מתקשר איתך, יודע מתי לעבור או להתקרב אליהם במקום זאת.

השתמש בדוא"ל כדי לחסוך זמן

דוא"ל יכול לחסוך לך הרבה זמן אם אתה יודע איך להשתמש בו ביעילות.וזה הולך גם לשלוח ולקבל הודעות.

דוא"ל משמש בצורה הטובה ביותר כדי לספק הודעות ניתנות להפעלה כי הם כראוי תקשורת באמצעות כתיבה.אם אתה מנצל את היתרונות של דוא"ל ולהימנע ממחסומים רבים מבזבז זמן, הוא משמש כלי רב עוצמה.