9Jul
כאשר אתה יודע שאתה הולך להיות מחוץ למשרד במשך כמה ימים, אתה יכול להגדיר את עוזר מחוץ למשרד באופן אוטומטי, לתת לאנשים לדעת שאתה נהנה החופשה שלך בזמן שהם תקועים בעבודה.
כדי ליצור תשובה מחוץ למשרד ב- Outlook, ניצור תבנית דוא"ל עם ההודעה שבה אנו רוצים להשתמש ולאחר מכן צור כלל שישלח תשובה עם ההודעה הזו לכל הודעות האימייל שאנו מקבלים בטווח תאריכים מסוים.
הערה: Outlook חייב להיות פתוח כדי להפעיל את הכלל ואת תשובתך מחוץ למשרד להישלח.לכן, ודא שאתה משאיר את המחשב פועל ו- Outlook פועל בזמן שאתה מחוץ למשרד.
שלב ראשון: יצירת תבנית הודעה
כדי ליצור תבנית הודעה ב- Outlook, ודא שהכרטיסייה "דף הבית" פעילה ולחץ על הלחצן "דוא"ל חדש" במקטע חדש.
הזן את ההודעה שברצונך לשלוח כהודעה אוטומטית בתיבת ההודעה.אל תזין כתובת דואר אלקטרוני או נושא.לאחר מכן, לחץ על הכרטיסייה "קובץ".
לחץ על "שמירה בשם" ברשימת האפשרויות בצד שמאל של מסך הקלעים.
בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, בחר "תבנית Outlook( *. oft)" מתוך התפריט הנפתח "שמירה כסוג".
אתה נלקח לתיקיית תבניות המשתמש.הזן שם עבור התבנית בתיבה "שם קובץ", תוך שמירה על סיומת ".oft" ולחץ על "שמור".
אם ברצונך להעתיק את תבנית הדואר האלקטרוני שלך מחוץ למשרד, למחשב אחר או לגבות אותו, הנתיב המלא לתיקיית תבניות המשתמש הוא C: \ Users \ & lt; username & gt; \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.החלף & lt; שם משתמש & gt;עם שם המשתמש של Windows.
סגור את חלון ההודעה על ידי לחיצה על כפתור "X" בפינה השמאלית העליונה.
תיבת דו-שיח מציגה אם ברצונך לשמור טיוטה של ההודעה.אתה לא צריך כי אתה שמרת את זה כתבנית, אבל אתה יכול אם אתה רוצה.לחץ על "כן" אם ברצונך לשמור את הטיוטה, או "לא" אם לא.
שלב שני: יצירת כלל כדי להגיב באופן אוטומטי הודעות דואר אלקטרוני חדשות
עכשיו, כי יש לנו מחוץ למשרד שלנו דוא"ל תבנית תגובה, ניצור כלל להשתמש בתבנית זו כדי לענות על כל ההודעות שמגיעים במהלך טווח תאריכים מסוים.ודא שהכרטיסייה "דף הבית" פעילה.
במקטע העברה, לחץ על הלחצן "כללים" ובחר "נהל כללים &התראות "מהתפריט הנפתח.
ניתן גם ללחוץ על הכרטיסייה "קובץ" כדי לגשת למסך מאחורי הקלעים.ודא שהמסך "מידע" פעיל( לחץ על "מידע" בצד שמאל אם יש צורך) ולאחר מכן לחץ על "ניהול כללים &התראות ".
בתיבת הדו-שיח כללים והתראות, ודא שכתובת האימייל שאליה ברצונך להחיל כלל זה נבחרה בתפריט הנפתח "החל שינויים לתיקיה זו".אם ברצונך שכלל זה יחול על כל החשבונות שלך ב- Outlook, נראה לך כיצד לעשות זאת מאוחר יותר במאמר זה.לחץ על הכרטיסייה "כללי דוא"ל" אם היא אינה פעילה ולאחר מכן לחץ על הלחצן "כלל חדש".
במסך הראשון של תיבת הדו-שיח אשף הכללים, לחץ על "החל כלל על הודעות שאני מקבל" בסעיף "התחל מתוך כלל ריק".האפשרות מתווספת לתיבה "שלב 2: ערוך את תיאור הכלל( לחץ על ערך קו תחתון)".אין מה לערוך בחלק זה של הכלל, לכן לחץ על הלחצן "הבא" כדי להמשיך.
המסך השני בתיבת הדו-שיח אשף הכללים מאפשר לך לבחור את התנאים שיש לבדוק כאשר אתה מקבל הודעות דוא"ל.כדי לשלוח את תשובתך מחוץ למשרד במהלך טווח תאריכים מסוים, סמן את התיבה "התקבלה בתאריך תאריכים ספציפי" בתיבה "שלב 1: בחר תנאים".התנאי מתווסף לתיאור "שלב 2: ערוך את תיאור הכלל( לחץ על ערך קו תחתון)", כמו בעבר, אבל הפעם, יש חלק מהתאור כדי לערוך.כדי להוסיף טווח תאריכים, לחץ על הקישור "בטווח תאריכים ספציפי" בתיבה שלב 2.
בתיבת הדו-שיח 'תאריך קבלה', סמן את התיבה 'אחרי', לחץ על הרשימה הנפתחת ולחץ על התאריך שאחריו ברצונך לשלוח את ההודעה האוטומטית מחוץ למשרד.לדוגמה, אם אתה רוצה את התשובה מחוץ למשרד להתחיל להישלח ב -8 בפברואר, בחר 7 בפברואר עבור תאריך לאחר.
לאחר מכן, סמן את התיבה "לפני", בחר תאריך מהתפריט הנפתח מימין לתיבת הסימון לפני.התאריך שתבחר צריך להיות יום אחרי שאתה רוצה את התשובה של המשרד כדי להפסיק להישלח.לדוגמה, אם ברצונך ש -15 בפברואר יהיה היום האחרון שבו נשלחה הודעתך מחוץ למשרד, בחר ב -16 בפברואר כתאריך הקודם.
התאריכים שבחרתם נוספים לתנאי בתיבה שלב 2.לחץ על הלחצן "הבא" בתיבת הדו-שיח אשף הכללים כדי להמשיך.
במסך השלישי בתיבת הדו-שיח אשף הכללים, אתה בוחר מה ברצונך לעשות עם הודעות דוא"ל נכנסות במהלך טווח התאריכים.אנו רוצים להשיב לכל הודעות האימייל באמצעות התבנית שיצרנו בחלק הראשון, לכן אנו בודקים את התיבה "השב באמצעות תבנית ספציפית" בתיבה 'שלב 1: בחר פעולות'.כדי לבחור את התבנית שיצרנו, לחץ על הקישור "תבנית ספציפית" בתיבה "שלב 2: ערוך את תיאור הכלל( לחץ על ערך בקו תחתון)".
בתיבת הדו-שיח בחירת תבנית תבנית, בחר "תבניות משתמש במערכת הקבצים" מהתפריט הנפתח "חפש ב".
בחר את התבנית שיצרת( במקרה שלנו, את תבנית "מחוץ למשרד" תבנית) ולחץ על כפתור "פתח".
הנתיב המלא לתבנית שנבחרה נוסף לפעולה שנבחרה.לחץ על הלחצן "הבא" כדי להמשיך.
במסך אשף הכללים הרביעי, באפשרותך לבחור את כל החריגים שברצונך להחיל על הכלל, כגון אם ברצונך לא לכלול אנשים או קבוצות מסוימים( "למעט אם מאנשים או מקבוצה ציבורית").אנחנו לא מתכוונים להוסיף כללים חריגים לכלל שלנו, לכן לחץ על הלחצן "הבא" כדי להמשיך.
הזן שם עבור הכלל בתיבה 'שלב 1: ציין שם עבור כלל זה'.תיבת "הפעל כלל זה" מסומנת כברירת מחדל, כך שהכלל יופעל באופן אוטומטי.אבל אל תדאג.היא לא תפעל עד לאחר התאריך שציינת.
אנחנו לא רוצים להפעיל את הכלל על הודעות כבר בתיבת הדואר הנכנס שלנו, אז לעזוב את "הפעל את הכלל עכשיו על הודעות כבר Inbox" התיבה לא מסומנת.אם ברצונך להפעיל כלל זה בכל חשבונות הדוא"ל שלך ב- Outlook, סמן את התיבה "צור כלל זה בכל החשבונות".לחץ על הלחצן "סיום".
הכלל מתווסף לרשימה.לחץ על "אישור" כדי לסגור את תיבת הדו-שיח כללים והתראות.
כעת, כאשר מישהו שולח לך הודעת דוא"ל במהלך התאריך שציינת, הוא יקבל את ההודעה באופן אוטומטי בתבנית הדוא"ל שיצרת.
למרות השולח מקבל תשובה אוטומטית אומר שאתה מחוץ למשרד, אתה עדיין מקבל הדוא"ל שלהם עם סמל המציין תשובה אוטומטית נשלחה.עם זאת, אתה יכול להרגיש מוצדק להתעלם ממנו עד שתחזור.
לאחר שחלף טווח התאריכים על הכלל, הכלל לא יחול על הודעות אימייל נכנסות.עם זאת, עדיין תוכל לבטל את הכלל.לשם כך, פתח שוב את תיבת הדו-שיח כללים והתראות כפי שתואר לעיל ובטל את הסימון בתיבה שמשמאל לכלל ברשימה.לחץ על "אישור" כדי לסגור את תיבת הדו שיח.
בעת שימוש כלל זה כדי לשלוח מענה אוטומטי מחוץ למשרד, התשובה נשלחת פעם אחת לכל שולח במהלך הפעלה אחת של Outlook.הפעלה כאשר אתה פותח את Outlook עד שתצא מהיישום.פעולה זו מונעת שליחת תגובות כפולות לאותו שולח ששולח לך מספר הודעות.Outlook עוקב אחרי מי שקיבל תגובה אוטומטית במהלך כל הפעלה, אך רשימה זו מתאפסת כאשר אתה יוצא מ- Outlook.אז, לעזוב את Outlook פתוח( לא לצאת ו לפתוח מחדש) ולכן הכלל יפעל אוטומטית את התשובה למשרד נשלחת לכל מי דוא"ל לך ולכן השולחים לא מקבלים מספר רב של תגובות המשרד.