2Aug
אם אתה אחד מאותם אנשים שיש להם לוח לבן או פנקס עם רשימת מתמיד מתמיד לעשות, או שולחן העבודה שלך צגים מעוטרים עם פוסט שלה להזכיר לך על אירועים חשובים, אז זה המאמר עבוראתה.
Outlook יאפשר לך ליצור רשימות מטלות המורכבות ממשימות, שבהן תוכל לעשות כל מיני דברים, כגון הגדרת תאריכי יעד, תזכורות, קטגוריות ועוד.כל העניין הוא ליצור סוג פעיל יותר של רשימת המשימות שאתה יכול לקיים אינטראקציה עם ישמור אותך ישר.
עבודה במשימות View
אנחנו כבר דנים במורכבויות השונות של Outlook 2013 לאחרונה, אז אם אתה חדש, מומלץ לקרוא את ההקדמה שלנו.
אחרת, פתח את Outlook עד לתצוגת משימות והסתכל מסביב.במבט ראשון, תבחין שזה די ריק ועקר.זה כי אנחנו עדיין למלא את זה עם שפע של דברים שאנחנו צריכים לעשות וסידורים לרוץ.
בואו נלך ונראה לך כיצד להשתמש במשימות כמו מקצוען נוסף לארגן את החיים שלך עם Outlook.עם קצת זמן ועבודה, תהיה לך קבוצה מקיפה של משימות, שבו אתה יכול להגדיר להזכיר לך כאשר הם צפויים, או שאתה יכול אפילו להקצות אותם לאדם אחר!
הוספת משימות
כדי להתחיל, אתה הולך רוצה להוסיף משימות.תוכל להבחין כי יש את חלונית התיקיות המוכרת בצד שמאל.ניתן להוסיף תיקיות חדשות לתצוגה זו, באופן יעיל ולאחר מכן לארגן את המשימות לקטגוריות.ניתן גם ליצור קבוצת תיקיות חדשה, כך שתוכל להפריד שוב את המשימות בין החיים המקצועיים והאישיים שלך, במידת הצורך.
כדי להתחיל, תבחין כי יש קבוצה אחת תיקיית המשימות להתקשר המשימות שלי ושתי תיקיות משימות משנה: מטלות רשימת משימות.אם נלחץ לחיצה ימנית על התיקיה העליונה ביותר, נוכל ליצור "קבוצת תיקיות חדשה" שנקרא בשם משימות עבודה.
אתה יכול להוסיף משימה מהירה על ידי לחיצה על "לחץ כאן כדי להוסיף משימה חדשה" או שאתה יכול ללחוץ על "משימה חדשה" על סרט ביתי.בדוק את המשימה הבאה ללא כותרת, שבה ניתן להחיל מספר אפשרויות, להציג את המשימה, את הפרטים שלה, כמו גם לנהל את זה.
בואו למלא את המשימה שלנו קצת עם כמה פרטים בסיסיים ולאחר מכן לחץ על "שמור &סגור ". תוכל לבחור את תאריך ההתחלה, תאריך הסיום( אם רלוונטי), הסטטוס, העדיפות ואחוז ההשלמה.אתה יכול גם לבדוק את "תזכורת" התיבה יש Outlook ליידע אותך כאשר המשימה שלך מגיע בשל.
הצגה, שינוי ועדכון משימות
לאחר יצירת מספר משימות, אנו יכולים לראות אותן מופיעות בתצוגת המשימות שלנו.אתה יכול לעשות כמה טינקרינג בסיסי כאן כגון שינוי תאריך היעד או הקצאת קטגוריה, אבל אם אתה באמת רוצה להציג ולערוך, אתה צריך ללחוץ פעמיים כדי לפתוח אותו.
הנה המשימה שלנו שוב.אנו יכולים לבצע שינויים בה כגון הסטטוס או העדיפות, או שנוכל ללחוץ על הלחצן "פרטים".
אם יש פרטים נוספים הקשורים למשימה, תוכל למלא אותם כאן.אמנם זה לא יכול להיות רלוונטי לרוב האנשים, אם אתה מתמודד עם קבלנים עצמאיים או יועצים, אז זה מקום נהדר כדי לעקוב אחר כמה הם בערך עולה לך.
יש עוד כמה דברים שאנחנו יכולים להזכיר לפני שעבר על recurrences.בזמן שאתה מתרפק על ממשק המשימות, קח רגע כדי לציין שאתה יכול למחוק או להעביר את המשימה אם אתה מחליט שזה לא שווה להמשיך, או שאתה צריך קלט ממישהו אחר על זה, בהתאמה.
באפשרותך גם לנהל את המשימה, כגון סימון השלמה, הקצאתה ושליחת דוח מצב.נדבר על כך עוד מעט.לעת עתה, נסקור בקצרה כיצד להגדיר משימות חוזרות.
עבודה עם משימות חוזרות
יצירת משימה חוזרת היא זהה ליצירת פגישה חוזרת או פגישה חוזרת.תיבת הדו-שיח שתראה כאשר תלחץ על הלחצן "חזרה" תיראה די מוכרת.
אז הנה שלנו "לדבר על עבודה דברים" המשימה, חוזר כל שבוע ביום רביעי, ללא סוף באופק.שים לב גם, שגם אם לא תשלים את המשימה עד שהמשימה תחזור, עוד אחד ייווצר.
אתה יכול לעקוף את זה על ידי בחירה באפשרות "התחדשות משימה חדשה", אשר במקום לחזור באופן אוטומטי על x יום, לא מחדש את המשימה עד הנוכחית מסומנת מלאה.הקצאת משימה למישהו אחר
יש לנו שלנו "לדבר על דברים עבודה!" המשימה כל להגדיר, עכשיו אנחנו רק צריכים חייל זה על מישהו אחר!לחץ על הלחצן "הקצאת משימה" במקטע ניהול משימות ברצועת הכלים.
פעולה זו תפתח את המשימה כדואר אלקטרוני, שאותו תוכל לפנות לאחרים.במקרה זה אנחנו פשוט הולכים להקצות את המשימה לדבר על דברים לעבודה למישהו אחר, אז אנחנו נשלח אותו בדואר אלקטרוני אליהם.
אם אתה רוצה להקליד את הכתובת לתוך "אל" שדה אתה יכול, או שאתה יכול לקטוף את שם המזל מתוך פנקס הכתובות שלך.אין לך פנקס כתובות מוגדר?קרא כיצד ליצור ולנהל אנשי קשר, כולל כיצד לייבא את אנשי הקשר שלך מ- Gmail ישירות ל- Outlook.
כי הנמען יקבל דואר אלקטרוני ואז עם אפשרות "קבל" או "ירידה". אנחנו לא רוצים לעשות את הבוס כועס, אז אנחנו פשוט נמשיך לקבל את המשימה.חוץ מזה, לדבר על דברים לעבודה הוא לא רעיון רע!
לבסוף, אם הסמכויות, כי יהיה רוצה לדעת את ההתקדמות( או היעדרה) על המשימה שהוקצתה לך כרגע.תוכל לשלוח להם דוח סטטוס.
באופן כללי, המשתמש הממוצע של Outlook Outlook עשוי להשתמש במשימות כאמצעי לביצוע שליחויות או לביצוע משימות בבית, אך כדאי לדעת את מלוא היכולות של יצירת המשימות שלך.בואו נעבור עכשיו את שאר הסרט בית ולדבר על מה שאתה יכול לעשות כדי לנהל את המשימה משם.
ניהול משימות ומיון לפי תצוגה
במהלך השבוע, חלק מהמשימות יבוצעו, וחלקן לא יפעלו.אלה שאתה משלים, אתה יכול לסמן כמו להשלים לשכוח.אבל אלה שאתה לא מקבל כדי יצטרכו איכשהו או יהיה לך רק רשימה הולכת וגדלה של משימות blown.
יש כמה דרכים לנהל אותם.בואו נסתכל על השטח של רצועת הכלים ואז נראה לך איך לעשות את רוב הכלים האלה.
לחיצה על הלחצן "הסר מהרשימה" תסמן אותו כהשלמה ותסיר אותו מהרשימה.אם Outlook נתקל בבעיה, כגון אם המשימה חוזרת, או שהיא אינה שלמה, היא תשאל אותך מה אתה רוצה לעשות בקשר לזה.
ניתן גם לעבוד ישירות עם המשימות שאתה רואה ברשימת המשימות שלך.בדוק את צילום המסך הבא לקבלת פרטים נוספים.אתה רואה שאתה יכול פשוט ללחוץ על סמל הדגל כדי לסמן אותו כהשלמה, או שתוכל ללחוץ לחיצה ימנית כדי לראות את אפשרויות המעקב שלך.
אתה רואה כאן את המסך הבא, כי המשימה שלנו "לשבת סביב צופה כדורגל עם הרגליים למעלה" שלנו מגיע מחר, אבל אנחנו גם מסומנים אותו למעקב בשבוע הבא גם כן.יצירת משימה מעקב בעצם משכפל את זה בפעם הכי מתאים לך אולי להשלים את זה.במקרה זה, אנו יכולים לסמן את המשימה של מחר כמו להשלים או להסיר אותו, אבל זה משימה כפולה עדיין יהיה בשל בשבוע הבא.
הערה, ניתן לעקוב אחר משימות מאחד מחמשת האינטרוולים המוגדרים מראש, או ליצור מעקב מותאם אישית.
לבסוף, שינוי התצוגה שלך יכול לעזור פרוסה דרך גוף גדול של משימות.אם הוא לא מוצג ברצועת הכלים, תוכל ללחוץ על הלחצן "שנה תצוגה" ותראה את האפשרויות הבאות.
הנה רשימה פשוטה יכול להיראות.ההשקפה אינה מפלה בין מצבי השלמה או קטגוריות, או כל דבר אחר.זה רק מציג את כל המשימות העבר, ההווה והעתיד שלך בתצוגה אחת פשוטה.
מצד שני, אם אנחנו ממיינים את הדעה שלנו על ידי משימות פעילות, אנו רואים דברים צמצמו הרבה עבורנו.
תמיד לזכור לשנות את תצוגת המשימה שלך, כך שאתה במהירות מיון או להסתיר אותם עבור פוטנציאל הפרודוקטיביות מקסימלית!
אפשרויות משימה
לבסוף, בואו להכיר או להתוודע מחדש עם אפשרויות משימה.אפשרויות המשימה יאפשרו לך לשנות את ההגדרות ולשנות את ההתנהגות ואת המראה שלהן.תוכל להגיע אליהם מתפריט 'קובץ', על ידי לחיצה על 'אפשרויות - & gt;משימות ".
ניתן להגדיר אפשרויות לתזכורות במשימות עם תאריכי יעד, צבעים שהושלמו ואינספור משימות, שעות עבודה ותנודות פשוטות אחרות.אז עכשיו, אם אתה רוצה משימות איחור להיות כחול בהיר או שאתה רוצה תזכורות ברירת המחדל בסוף היום במקום להתחיל, אתה יכול לעשות את השינויים כאן.
כפי שאתה יכול לספר, Outlook מגלה את עצמה להיות יישום מאוד מעוגלות, ואנחנו אפילו לא דיבר אפילו על לוח שנה הערות עדיין!אנו מקווים שאתה יכול להשתמש במשימות כדי להאיץ את כישורי הארגון שלך כמה חריצים.הם באמת קל להגדיר ולהקצות, וזה נחמד לקבל תזכורות אלה כדי לראות את כל הדברים ברשימה שלך לאט נבדק.
בינתיים, אנחנו מעוניינים לשמוע ממך.יש לך שאלה או הערה שאתה רוצה לעזוב איתנו?זרוק על הדיון בפורום שלנו אש.
