כיצד לקבל הודעות דוא"ל עבור הודעות דוא"ל חשובות בלבד

מיקרוסופט חשבה שהם עוזרים כאשר הם מגדירים הודעות על אימייל חדש.עם זאת, מטח קבוע של הודעות יכול גם לשבש את הרכבת שלך של המחשבה.אתה יכול לבטל את ההודעות לחלוטין, או - טוב יותר - אתה יכול להגדיר את Outlook רק להודיע ​​לך על הודעות דוא"ל חשובות.

כיצד ליצור כלל פשוט

אם אתה צריך להיות קשוב לאנשים מסוימים, כגון לקוחות, הבוס שלך או בני המשפחה שלך, אתה יכול להשתמש בכללים ב- Outlook כדי לקבל הודעות על הודעות מסוימות בלבד.הנה הנחיות להגדרת כלל המציג הודעות דוא"ל משולח מסוים בלבד.

הדרך הקלה ביותר להגדיר כלל זה היא למצוא דוא"ל מאדם זה.בדוגמה זו, אני אצור כלל כדי ליידע אותי כאשר אני מקבל הודעת דוא"ל מהבוס שלי, כי הודעות דוא"ל מהבוס שלך תמיד חשוב, נכון?אז, הייתי לחץ לחיצה ימנית על הדוא"ל מ How-To Geek של העורך הראשי, ויטסון גורדון, ובחר "כללים" ולאחר מכן "צור כלל" מתוך התפריט המוקפץ.

בתיבת הדו-שיח 'צור כלל', בחרו את התנאים שבהם ברצונכם לקבל התראות על אימייל חדש.אני רוצה לקבל הודעות מיידיות על הודעות דוא"ל שאני מקבל מ Whitson, אז אני בוחר את תיבת הסימון הראשונה.

אני גם לבחור את תיבת הסימון "נשלח אל" ולוודא שהשם שלי נבחר מהרשימה הנפתחת, כך שאקבל הודעות על הודעות דוא"ל שנשלחו מ- Whitson ישירות אלי.אם אינך רוצה לקבל הודעה על הודעות אימייל שבהן אתה מקושר או לאחד מכמה נמענים, בחר באפשרות "אני בלבד" מהרשימה הנפתחת "נשלח אל".לחץ על "אישור" לאחר שביצעת את הבחירות שלך.

"הצלחה" תיבת הדו שיח מציג עם אפשרות "הפעל את הכלל הזה עכשיו על הודעות כבר בתיקיה הנוכחית".לחץ על "אישור".אני רוצה לגלות אילו הודעות דוא"ל נמצאות בתיבת הדואר הנכנס שלי מ- Whitson, לכן אני בוחר בתיבת הסימון.

תיבת הדו - שיח "New Mail Alerts" תופיע ותובעת פעולה מיידית.כרגע יש לי רק דוא"ל אחד מ- Whitson בתיבת הדואר הנכנס שלי, כך שזה רק אחד רשום בתיבת הדו-שיח הזו.עם זאת, אם היו יותר מיילים מ- Whitson, כולם היו מופיעים כאן.אם ברצונך להציג דוא"ל ישירות מתיבת דו-שיח זו, בחר את הודעת האימייל כדי להציג את הפריט ולחץ על "פתח פריט".לחץ על "סגור" כדי לסגור את תיבת הדו-שיח.

תיבת הדו - שיח "New Mail Alerts" תישאר פתוחה עד שתלחץ על "סגור", גם כאשר תפתח הודעת דואר אלקטרוני מתיבת הדו - שיח ולאחר מכן תסגור את ההודעה.

כיצד ליצור כללים מתקדמים נוספים

בעת יצירת כללים, באפשרותך לבחור מתוך אפשרויות נוספות ספציפיות יותר מאשר בתיבת הדו-שיח 'צור כלל' הראשי.לשם כך, פתח את תיבת הדו-שיח 'צור כלל', כפי שתואר קודם לכן במאמר זה.לאחר מכן לחץ על "אפשרויות מתקדמות".

המסך הראשון בתיבת הדו - שיח "אשף הכללים" מציג רשימה של תנאים מפורטים לבדיקה.בחר בתיבות הסימון עבור התנאים שברצונך לבדוק אם יש הודעות דוא"ל.אני רוצה לקבל התראות כאשר אני מקבל הודעות דוא"ל מ- Whitson שנשלחו אלי בלבד, לכן אני בוחר בתנאים אלה.

הטקסט המסומן בקו תחתון הוא הקישורים שאתה לוחץ כדי לציין את הערך( ים) שברצונך לבדוק במצב זה.לאחר שתבחר את המצב, לחץ על הקישור הכחול במצב זה בתיבה "שלב 2" כדי לערוך את הערכים.לאחר שבחרת את התנאים שברצונך לבדוק, לחץ על "הבא".

כעת, בחר אפשרויות כדי לציין מה צריך לעשות עם הודעה שתקבל התואמת את התנאים שנבחרו.באפשרותך לעשות דברים כמו להעביר את ההודעה לתיקייה מסוימת, להעביר אותה לאדם אחד או יותר, להשיב באמצעות תבנית או לסמן אותה כנקראה.אני רוצה לקבל התראת שולחן עבודה כאשר אני מקבל הודעת דוא"ל מ Whitson, אז אני בוחר את האפשרות האחרונה ברשימה, "הצג התראת שולחן עבודה".לאחר שתבחר מה ברצונך לעשות עם ההודעה, לחץ על "הבא".

המסך הבא מספק אפשרויות להגדרת חריגים לכלל, כגון אם אינך מעוניין לקבל הודעה אם ההודעה היא הזמנה לפגישה או עדכון.בחר כל חריגה שברצונך להחיל על הכלל שלך ולחץ על "הבא".אני לא רוצה שום חריגים, אז אני פשוט לחץ על "הבא" כדי לדלג על המסך הזה.

המסך האחרון מאפשר לך לציין שם לכלל, ולהגדיר אפשרויות חוק מסוימות, כולל אחת מהן להפעלת "הפעל כלל זה" באופן מיידי.אם אתה רוצה להפעיל את הכלל באופן מיידי על הודעות כבר בתיבת הדואר הנכנס, בחר את "הפעל את הכלל הזה עכשיו על הודעות כבר" דואר נכנס ".

בדוק את תיאור הכלל תחת "שלב 3" ולחץ על "סיום" בסיום.

כעת, כשאני מקבל הודעת דוא"ל מ- Whitson, מופיעה התראת שולחן עבודה בשולחן העבודה של Windows.שים לב שהדבר שונה מתיבת הדו-שיח "התראות דואר חדש" - במקום זאת, זוהי הודעת Windows מקורית.אם אתה מעדיף סגנון זה של הודעה, יהיה עליך לעבור "אפשרויות מתקדמות" עבור כל כלל שאתה יוצר ".

כיצד לערוך את הכללים שלך

שינוי, מחיקה או אפילו כיבוי זמני של הכללים שלך הוא קל.אני רוצה לשנות את הכלל שלי כדי להציג את תיבת הדו - שיח "התראות דואר חדש" במקום "התראת שולחן עבודה".לשם כך, אני לוחץ על הכרטיסייה "דף הבית".

לחץ על הלחצן "כללים" בקטע "העבר" ובחר "נהל כללים &התראות "מהתפריט הנפתח.

מופיעה תיבת הדו - שיח "כללים והתראות".בכרטיסייה "כללי דואר אלקטרוני", לחץ על "שנה כלל" ובחר באפשרות "ערוך הגדרות כללים" מהתפריט הנפתח.

כפי שפורט לעיל, המסך הראשון של "אשף הכללים" מציג רשימה של תנאים שבאפשרותך לבדוק לגבי הודעות דואר נכנסות.הבחירות שביצעתי כשהגדרתי לראשונה את תצוגת הכלל בחלק העליון של הרשימה ואת התיאור עם ההגדרות הנוכחיות מוצג בתיבה תחת "שלב 2".אני לא רוצה לשנות את התנאים, אז אני לוחץ על "הבא".אם ברצונך לשנות את התנאים שבכלל, בצע את השינויים ולאחר מכן לחץ על "הבא".

על המסך המציג את הפעולות שיש לנקוט בהודעות דוא"ל נכנסות( בהתאם לתנאים), אני משבית את האפשרות "הצג התראת שולחן עבודה", שמופיעה בראש הרשימה ולאחר מכן לחץ על "הבא".

נניח שאתה רוצה להציג את תיבת הדו-שיח 'התראות דואר חדשות' במקום שלך.גלול מטה לתחתית רשימת הפעולות ובחר "הצג הודעה ספציפית בחלון פריט התראת פריט חדש".כדי להתאים אישית את ההודעה המוצגת בתיבת הדו-שיח "התראות דואר חדשות", לחץ על הקישור "הודעה ספציפית" בתיבה שמתחת ל"צעד 2 ".

בתיבת הדו - שיח "הודעת התראה", הזן הודעה להצגה בתיבת הדו - שיח "New Mail Alerts" ולחץ על "אישור".

אם ברצונך להוסיף או להסיר חריגים כלשהם, לחץ על "הבא" כדי לגשת לרשימת החריגים ולבצע את השינויים.כדי לשנות את שם הכלל או לשנות אפשרויות אחרות במסך האחרון של "אשף הכללים", לחץ שוב על "הבא" במסך החריגים.אני לא רוצה לשנות שום דבר אחר, אז אני לוחץ על "סיום" על המסך פעולות כדי לקבל את השינויים שלי ולסגור את "אשף הכללים".

אתה מוחזר לתיבת הדו-שיח "כללים והתראות".לחץ על "אישור" כדי לסגור אותו.כדי להפעיל את הכלל באופן מיידי, לחץ על "הפעל כללים כעת" בחלק העליון של הכרטיסייה "כללי דואר אלקטרוני".

בתיבת הדו-שיח "הפעל כללים כעת" בתיבה "בחר כללים להפעלה", סמן את תיבת הסימון עבור הכלל שברצונך להפעיל ולחץ על "הפעל כעת".

הערה: לאחר הפעלת הכלל, תיבת הדו-שיח 'הפעל כללים כעת' אינה נסגרת באופן אוטומטי.עליך ללחוץ על "סגור" כדי לסגור אותו.תיבת הדו שיח "כללים והתראות" אינה נסגרת אוטומטית, לכן לחץ על "אישור" כדי לסגור אותה.

תיבת הדו - שיח "New Mail Alerts" מופיעה עם ההודעה המותאמת אישית שבראש הדף.

התכונה 'כללים' ב- Outlook מספקת אפשרויות רבות לטיפול אוטומטי בהודעות הדוא"ל שלך.ניתן להעביר הודעות ספציפיות לתיקיות ספציפיות, לבצע פעולות בהודעות דואר אלקטרוני עם טקסט מסוים בשורת הנושא, או אפילו למחוק הודעות באופן אוטומטי בהתבסס על תנאים מסוימים.כללי Outlook עשויים להיראות מכריע בהתחלה בגלל כל האפשרויות הזמינות.עם זאת, אם אתה יודע איך אתה רוצה לנהל הודעות דוא"ל מסוימות, זה לא כל כך קשה ליצור ולנהל את הכללים שלך.