5Aug
מאמר אורח זה נכתב על ידי Askar, החנון שמאחורי האתר DemoGeek טק.
אם אתה עובד על צוות או כאשר אתה מתמודד עם הלקוחות שלך ייתכן שתרצה לוודא שאתה להפיץ את המסמכים בדרך הנכונה, כך שהמידע במסמך מגיע לקהל הנכון ואת סודיות המידע מכובד.
Word 2007 יש תכונה שבה אתה יכול רשמית להכין את מסמך Word להפצה נכונה לקבוצה של אנשים או אפילו לכל אדם עם גורם אמינות מסוים.
הכנה
להפעיל את Word 2007 וליצור את המסמך כפי שאתה רוצה.
ברגע שאתה מאושר עם המסמך והם מוכנים להפיץ, להשהות לרגע לפני להכות את יישום הדוא"ל ופעל לפי שלבים פשוטים אלה כדי לקבל את המסמך מוכן להפצה.זכור כי צעדים אלה מבודדים ומה זה אומר שאתה יכול לבחור ולבחור את הצעדים שרצית לעקוב.
לחץ על לחצן Office ולחץ על האפשרות Prepare .ישנן 7 אפשרויות שונות אתה אמור להיות מסוגל לראות.אני אסביר כל אחת מהאפשרויות האלה, כך שתוכל לבחור ולבחור את השילוב הנכון של אפשרויות עבור דרישות ההפצה שלך.
מאפייני מסמך
הרשימה הראשונה ברשימה היא האפשרות '' של שבה ניתן להזין מידע על מטא נתונים אודות המסמך.
ניתן להזין את שם מחבר המסמך, הכותרת, הנושא, מילות המפתח, הקטגוריה, הסטטוס וההערות.
חלק מהצגים ניתן לראות דרך קובץ & gt; & gt; תכונות שיח.
זכור כי לאחר שתסיים את המסמך לא תוכל לראות מאפיינים אלה, אך עד אז תוכל לשייך מאפיינים למסמך שלך כדי שאחרים יוכלו לקבל מושג על המסמך לפני פתיחתו.
בדיקת מסמך
האפשרות השנייה ברשימה היא " בדיקת מסמך ".במסגרת ההכנה להפיץ את המסמך ניתן לבדוק את המסמך עבור הערות, תיקונים, סימני שינוי, ביאור דיו.ניתן לבדוק מטא נתונים מוסתרים או כל מידע אישי שנשמר במסמך.ניתן לבדוק את נתוני XML מותאמים אישית המאוחסנים במסמך.אתה יכול גם לבדוק את כל המידע על כותרות עליונה, תחתונות עבור כל סימן מים.לבסוף, אתה יכול גם לבדוק את כל הטקסטים מוסתרים במסמך.
בחר את אפשרויות הבדיקה שרצית לוודא לפני הפצת המסמך וכאשר אתה לוחץ על הלחצן " Inspect ", Word יבדוק את המסמך ויודיע לך על כל הפריטים שהוא מוצא על הבדיקה שלו.
הפריטים שזקוקים לתשומת לבכם יסומנו בסימן קריאה ותוכלו לבחור לבדוק מחדש אם אתם רוצים.
להצפין מסמך
השלישי ברשימה הוא " להצפין מסמך " אפשרות.בחר באפשרות זו אם ברצונך להציג את המסמך רק על ידי אנשים מסוימים שאתה בוטח בהם.זה מאפשר לך להצפין את המסמך עם סיסמה על פי בחירתך והמשתמשים צריכים להזין את הסיסמה כדי להציג את המסמך.
בחר סיסמה שתוכל להפיץ לקבוצה.העצה שלי היא לא לבחור סיסמה שאתה משתמש באופן אישי, אלא סיסמה אשר אף אחד לא יכול להשתמש בו כדי לעקוב אחורה בחשבונות המקוונים שלך או כל חשבונות רגישים שבהם אתה משתמש באופן אישי.
אשר את הסיסמה פעם נוספת.סיסמאות הן תלויי-רישיות והקפד לשמור / לזכור את הסיסמה כי אין דרך לשחזר את הסיסמה אם אתה שוכח ואין דרך לפתוח את הקובץ אם אתה שוכח את הסיסמה.
לאחר הצפנה אתה אמור להיות מסוגל לראות את האפשרות בתפריט יש צבע רקע קטן לציין כי מסמך זה מוצפן.
כאשר אנשים בקבוצת ההפצה שלך מנסים לפתוח מסמך מוצפן, תתבקש להזין סיסמה.
ללא סיסמה הם לא יוכלו לפתוח את המסמך בכלל.
הגבל הרשאה
הרביעי ברשימה הוא " הגבל הרשאה " אפשרות.ניתן להשתמש באפשרות "הגבל הרשאה" כדי להגביל את מה שאנשים יכולים לעשות עם המסמך.אם המסמך רגיש, באפשרותך להשתמש ב'הגבלות הרשאות 'כדי להגביל את העריכה, ההעתקה וההדפסה של המסמך.הרשאת הגבלה
משתמשת בלקוח Windows Rights Management כדי ליישם את ההגבלות.
ייתכן שתתבקש להתקין את הכלי Windows Rights Management .אל תדאג, קדימה ולהתקין אותו, הוא מן המקור מהימן.לאחר ההתקנה אתה אמור להיות מסוגל להגדיר מה אנשים יכולים לעשות עם המסמך.
הוספת חתימה דיגיטלית
החמישי ברשימה היא " הוסף חתימה דיגיטלית " אפשרות.חתימות דיגיטליות יבטיחו את שלמות המסמך.תחשוב על חתימות דיגיטליות כחתימת נייר אבל נעשה אלקטרונית לנוחיותך.כאשר מסמך יש חתימה דיגיטלית זה מסמל את שלמות ואמון של המסמך.זה יהיה שימושי אם אתה מפיץ את המסמך לקבוצה גדולה מאוד של קהל.
לחץ על " הוסף חתימה דיגיטלית " אפשרות ו- Word ינחה אותך עם תיבת הדו-שיח לעיל כדי לחפש ספקי חתימה דיגיטלית ב- Office Marketplace.
ב - Office Online Marketplace שלה אתה אמור להיות מסוגל למצוא ספק חתימה דיגיטלית, כי אתה יכול להשתמש כדי לחתום על המסמך.
בודק תאימות
בואו נדלג על האפשרות האחרונה " Run Compatibility Checker " first.אם השתמשת בכל התכונות הספציפיות ל- Word 2007 ואם אתה חושד שהקהל שלך משתמש בגירסאות ישנות יותר של Word, ייתכן שתרצה להפעיל את בודק התאימות כדי לוודא שהמסמך כולו יוכל לקרוא את המסמך.
Word 2007 יפעיל סדרה של בדיקות תאימות מוגדרות מראש, ואם הוא ימצא בעיות תאימות, הוא ירשום אותן בתיבת הדו-שיח שלמעלה, אם לא תעבור לשלב הסופי לפני הפצת המסמך.
סמן כסוף
זה אמור להיות השלב האחרון שתרצה לבצע לפני שתפיץ את המסמך לקבוצה.כפי שהשם מציין פעולה זו תסמן את המסמך כפי שנקבע להפצה.
מכיוון שהדבר יוצר שינויים משמעותיים במסמך, תתבקש לוודא שברצונך לסמן את המסמך כסופי.
לאחר שמסמך מסומן כגמר המסמך לא ניתן לעריכה וניקוי של כל הוכחות הוכחה, הערות וכו '
מסמכים סופיים לקבל סמל חדש בשורת המצב שנראה יותר כמו חותמת גומי על נייר.
קבלת מסמך מוכן להפצה יכול לעזור לך למנוע טעויות ברורות מסוימות שאתה עושה כאשר אתה מפיץ מסמך לקבוצה גדולה של אנשים.אתה לא צריך לעקוב אחר כל השלבים;אלא אתה יכול לבחור ולבחור איזה מהם אתה רוצה / מעדיף.Word 2007 הוא גמיש מספיק כדי לעשות את מה שאתה מבקש ממנו לעשות בעת הכנת מסמך להפצה.
אני מקווה שתמצא את זה שימושי ואני מקווה שתעשה שימוש ביכולת של Word 2007 כדי לסיים את המסמך כראוי לפני ההפצה.אם יש לך שאלות או הערות אנא הודע לי הערות.
