עבור ללא נייר: הפסק להדפיס הכל וליהנות החיים הדיגיטליים

"המשרד ללא נייר" שהובטח לנו לא נראה להגיע עבור אנשים רבים.המציאות, לעומת זאת, היא כי נייר ללא נייר הוא כאן היום אם אתה רוצה לנצל את זה.

אם אתה עדיין מישהו שמדפיס הודעות דוא"ל, דפי אינטרנט ומסמכים אחרים, תוכל להפסיק עכשיו.ישנן דרכים טובות יותר לעקוב אחר המידע שלך ולגשת אליו מהר יותר - לא ניתן לחפש מילים על פיסות נייר, אחרי הכל.

התיק נגד הדפסה הדפסה

הוא יקר ולא נוח, המחייב לעתים קרובות דיו דיו יקר, נייר למדפסת, ומדפסות חדשות כאשר מדפסת הזרקת הזול נכשל בהכרח.כל הנייר הופך להיות העומס כי חייב להיות מאורגן כראוי, או שלעולם לא תוכל למצוא את מה שאתה מחפש.לא ניתן לגשת אליו כאשר אתה נמצא מחוץ למשרד שלך, אתה לא יכול לחפש על זה, ויש לך רק עותק אחד אז אתה בצרות אם משהו אי פעם קורה לזה.

הדפסה היה הכרחי כאשר המחשבים היו לבנים כבד שישב מחובר לשולחנות.כעת אנו מסתובבים עם מחשבים בכיסים שלנו, טבלטים שיכולים להתקרב לגודל של פיסת נייר, ושירותי ענן שיכולים לגבות ולסנכרן את כל המסמכים שלך בכל המכשירים שלך.אתה יכול לחפש מסמכים שמרת על ידי המילים שהם מכילים אז אתה לא צריך להגדיר ולנהל מערכת תיוק מורכבת.

איך לא להדפיס

אנחנו חנונים אולי הפסיקו להדפיס מזמן, אבל יש אנשים רבים שם בחוץ, אשר עדיין להדפיס הודעות דוא"ל ודפי אינטרנט באופן קבוע.ננסה להציע לך כמה עצות שיסייעו לך להדריך אותך מהמדפסת ולמצב חדש של חיסכון וארגון מידע הגיוני.

• יצירת קובץ דיגיטלי הקבינט : ראשית, אתה רוצה להחליט היכן תוכל לשמור דברים במקום להדפיס אותם.זה עוזר להיות אחד מיקום עקבי שבו אתה שומר את הכל.אנו ממליצים על איזה שירות ענן שמסנכרן בין כל המכשירים שלך, כך שתוכל לגשת אליהם בסמארטפונים ובטאבלטים, כמו גם במחשב שלך.אנשים רבים משתמשים ב- Evernote כארכיון שלהם עבור כל ההערות והמסמכים שלהם, אך תוכל גם לבחור לשמור לשירות אחסון בענן כמו Dropbox, Google Drive או Microsoft OneDrive.אם אתה באמת מעדיף אחסון מקומי, אתה יכול לשמור את הקבצים שלך לתיקיה אחת במחשב - אבל הקפד לגבות את זה.זה יהיה פחות נוח כמו תצטרך להעתיק קבצים באופן ידני למכשירים אחרים שלך אם אתה רוצה להציג אותם במקום אחר.
• הדפס ל- PDF : כל מה שתרצה להדפיס - בין אם זה קבלה, מסמך, דוא"ל או דף אינטרנט - ניתן להדפיס לקובץ PDF.ראשית, עליך להתקין מדפסת PDF במחשב Windows.לאחר מכן תוכל לעבור את תהליך ההדפסה כרגיל, בחירת מדפסת PDF וירטואלית.אתה תקבל קובץ שאתה יכול לאחסן משהו כמו Evernote או Dropbox.

• הדפסה הודעות דוא"ל : הודעות דוא"ל ניתן להדפיס ל- PDF באותו אופן.תוכל גם לנסות לסמן בכוכב( אם אתה משתמש ב- Gmail) או להוסיף אותם לתיקיה מיוחדת או לתווית שבה תוכל להתייחס אליהם מאוחר יותר.תוכל לגשת אל הודעות האימייל האלה מאוחר יותר מכל מכשיר עם לקוח דוא"ל - אין צורך בהדפסה.
• הדפסת דפי אינטרנט : אם אתה מדפיס דפי אינטרנט כדי להתייחס אליהם מאוחר יותר, באפשרותך להדפיס אותם ל- PDF במקום זאת.תוכל גם לסמן אותן כדי להציג אותן מאוחר יותר( הסימניות שלך יכולות להסתנכרן בכל המכשירים שלך).אם אתה רוצה לקרוא את דף האינטרנט מאוחר יותר, להשתמש בשירות כמו Pocket או Instapaper כדי ליצור רשימה של דברים שאתה רוצה לקרוא.שירותים כמו אלה לקחת דף אינטרנט, להמיר אותו לקריא, טקסט בלבד המאמר, ואפילו לאחסן אותו במצב לא מקוון על מכשירים ניידים, כך שתוכל לקרוא את דף האינטרנט מאוחר יותר מבלי להדפיס.
• הדפסת מפות : לא תצטרך להדפיס מפות אם יש לך טלפון חכם עם GPS.אם אתה משתמש ב'מפות Google ', תוכל להיכנס לאפליקציה' מפות Google 'ולהציג רשימה של חיפושים שביצעת באתר' מפות Google 'במחשב שלך.אתה יכול גם פשוט להדפיס את המפה ל- PDF, כמובן.
• מסמכים לפקס : כמה עסקים ישנים מסווגים עדיין דורשים פקסים.אתה יכול להשתמש בשירות כמו HelloFax לשלוח פקסים דרך האינטרנט.HelloFax מציעה חמישה פקסים בחינם לחודש - זה צריך להיות יותר ממספיק עבור משתמשים ביתיים, כי רק לפעמים צריך פקס העסק.
• כאשר מישהו מתעקש על מסמכים מודפסים : למרבה הצער, כמה ארגונים עדיין מתעקשים על מסמכים מודפסים.ללא שם: יש פשוט לא לעקוף את זה.אם הם לא ייקחו מסמך PDF בדוא"ל, ייתכן שיהיה עליך להדפיס.
• מה לעשות עם מסמכי הנייר הישנים שלך : קל יותר להתחיל להתקדם בצורה חסרת נייר, במקום להחליט באופן שיטתי להמיר את כל מסמכי הנייר הישנים שלך לגרסאות דיגיטליות - זה יכול להיות הרבה עבודה.עם זאת, באפשרותך לסרוק את המסמכים הישנים שלך לקובצי PDF באמצעות סורק.

השימוש במכלים הדיגיטליים שלך

סביבת העבודה הדיגיטלית שלך כוללת כעת מספר יתרונות שאין לנייר:

• Backup : הקבצים שלך מגובים אם שמרת אותם באמצעות שירות כמו Evernote, Dropbox, Google Drive או SkyDrive.אם הבית שלך נשרף, לא תאבד את המסמכים החשובים שלך.
• חיפוש : אתה יכול בקלות לחפש את כל המסמכים האלקטרוניים שלך כדי למצוא את המסמכים הדרושים לך ללא סינון בין ההרים של נייר.Evernote, Dropbox, כונן Google, SkyDrive, אפילו Windows - לכולם יש טקסט מלא תכונות החיפוש.
• Access Everywhere : ניתן לגשת לניירות שלך מכל מקום שבו אתה נמצא ממחשב, בטלפון חכם או בטאבלט.אם אתה בחוץ צריך לחפש משהו, אתה יכול לעשות את זה מן הטלפון החכם שלך במקום ללכת הביתה לחפור דרך הניירות שלך.
• לא Clutter : אתה לא צריך לדאוג אחסון, ארגון, הפיכת מקום, ו decluttering המסמכים שלך.
• אין עלויות הדפסה: אם אתה לא צריך לקנות דיו יקר, מדפסות זולות, ערימות של נייר המדפסת, תוכל לחסוך כסף.

כמובן, מסמכים מסוימים עשויים להיות רגישים מכדי להיות מאוחסנים באינטרנט.במצבים כאלה, אתה תמיד יכול להשתמש בהצפנה - ליצור מיכל מוצפן ולאחסן אותו שירות כמו Dropbox, כונן Google, או SkyDrive.אנשים יזדקקו לסיסמה לפני שיוכלו לגשת למסמכים שלך.

תמונה אשראי: שרה Kolb-Williams על פליקר, cellanr על Flickr, jeremyfoo על Flickr