26Aug
Jei pasakykite mums, kad el. Laiškas neveikė iš mados, norėtume paprašyti jūsų pažvelgti į mūsų pašto dėžutes. Gebėjimas rūšiuoti ir tvarkyti pranešimų, kurie atvyksta kasdien, netvarka yra raktas į rūpestingumą darbo vietoje.
Tai ne tik apie šlamštą.Šlamštas vis dar egzistuoja, tai yra erzinantis gyvenimo faktas, tačiau yra būdų tai spręsti. Tai kito el. Laiško, kurį gauname, sutrikimas - atnaujinimai apie programinę įrangą, kvietimus į įvykius, prenumeruojamus adresų sąrašus, bet niekada nepamirštame atsisakyti prenumeratos - viskas reikalauja tam tikru būdu organizuoti, rūšiuoti ir siųsti pranešimus į jų tinkamą vietąar tai yra paskirtas aplankas ar šiukšliadėžė.
Mes kalbėjome gana šiek tiek apie "Outlook", įskaitant el. Pašto pagrindus, pvz., Komponavimą ir siuntimą, priedų pridėti ir gauti, taip pat importuoti kontaktus ir tvarkyti adresų knygas. Dabar norime atkreipti mūsų dėmesį į didesnį vaizdą, daugiausia dėmesio skiriant "dėžutė" valdymui.
"Outlook" gautųjų aplankymas
"Outlook" turi daugybę funkcijų, sukurtų, kad padėtų jums filtruoti paštą į tinkamas vietas. Norėdami pradėti, jei dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pranešimą arba pele iki juostelės, pastebėsite, kad yra funkcija, vadinama greitaisiais žingsniais.
Jei mes išplėsime jį iš juostelės, mes galime pamatyti šią funkciją visiškai.
Pirmasis dalykas, kurį reikia prisiminti, yra Greitieji veiksmai, yra iš esmės taisyklės( yra funkcija, vadinama Taisyklėmis, apie kurią netrukus aptarsime).Antrasis dalykas, kurį reikia prisiminti, yra tas, kad, skirtingai nei Taisyklės, kurios veikia už scenų be jūsų įvesties, greitieji veiksmai remiasi jūsų indėliu dirbti.
Pirmas dalykas, kurį atliksite, - pasirinkti norimą sukurti "Quick Step".Padarykime paprastą, kuris iliustruoja mūsų tašką.
Šiame sparčiame žingsnyje mes pasirinkome pranešimą, kurį laikome įvairiu, ir spustelėkite "Greitasis žingsnis", kuris persiųs pranešimą į aplanką "Įvairūs" ir pažymėkite jį kaip Skaityti.
Jei spustelėsite mygtuką "Parinktys", pamatysite, kaip sukonstruotas "Quick Step", taip pat galite jį redaguoti, pvz., Įtraukti ar pašalinti dalis iš jo.
Pavyzdžiui, šiame ekrano kopijoje galite pašalinti žingsnį, kuriame pranešimai pažymėti kaip Skaityti, todėl viskas perkeliamas į Įvairių aplanką, bet jo statusas lieka nepakitęs.
Tai, kaip veikia greiti žingsniai, galime praleisti gana ilgą laiką, parodydami jums įvairius būdus, kaip juos galima sukurti ir įdiegti, tačiau norime pereiti prie Taisyklių, norėdami parodyti skirtumą.
Pagrindinės taisyklių taisyklės
Kaip minėjome, "Greitieji žingsniai" yra tai, su kuo elgiatės, o Taisyklės veikia automatiškai, užkulisiuose, pagal jūsų nurodytus kriterijus. Spustelėję mygtuką "Taisyklės", išskleidžiamajame sąraše turėtumėte pasirinkti "Sukurti taisyklę. ..".
Taisyklių kūrimo pagrindinės sąlygos yra gana paprastos, todėl jums net nereikia pasinerti į visas išplėstines parinktis, todėl eikime į priekį ir išnagrinėkime kai kuriuos jų paprastesnius aspektus.
Šiame paveikslėlyje matote, kad galite siųsti laiškus iš tam tikrų siuntėjų, priklausomai nuo temos arba kam jis išsiųstas. Iš ten galite "Outlook" įspėti jus vizualiai ir( arba) su garsu. Taip pat galite perkelti pranešimą į konkretų aplanką, kuris, skirtingai nei naudojant "Quick Step", atsitiktų be jūsų įvesties.
Jei paspausite mygtuką "Sukurti taisyklę", pasirodys dialogo vedlys dialogas.
Taip pat galite spustelėti "Naujoji taisyklė" langelyje Taisyklės ir įspėjimai.
Tai atlikus bus atidarytas pirmasis Taisyklių vedlio langas, kuris tarsi taps jūsų proceso metu.
taisyklės yra stebėtinai nepastebimos, jei jau žinote, ko norite, kad taisyklė būtų padaryta. Spustelėkite "Išplėstinės parinktys. .." ir pamatysite, ką mes turime omenyje. Ne tik pamatysite parinktis iš pagrindinio "Kūrimo taisyklių" ekrano, bet ir kitokių taisyklių, kurias galite naudoti, pasaulį.
Įsivaizduokite, kad anksčiau sukūrėme "Quick Step", ir norime jį paversti taisyklėmis. Mes norėtume pasirinkti kriterijus iš parinkčių, parodytų aukščiau, ir tada spustelėkite "Kitas". Šiuo atveju mes ketiname perkelti paštą, kuris siunčiamas į "How-To Geek" paskyrą.
Kitame ekrane mes pasirenkame parinktį "Perkelti į nurodytą aplanką", tada apačioje spragtelėjame po pabrauktąja nuoroda "perkelkite jį į nurodytą aplanką". Tada rodomas parinktys, leidžiančios nukreipti laiškus įkokį aplanką pasirinktume, kuris šiuo atveju yra "Misc."
Paspaudus mygtuką "Kitas", jums bus klausiama, ar yra šios naujos taisyklės išimčių.Jei to nėra, tada galite spustelėti "Kitas" ir pereisite į galutinį ekraną, kuriame bus paprašyta pavadinti naują taisyklę, ar norite ją įjungti, paleisti ją baigus, ir pagaliau, galėsite ją peržiūrėti.
Būtent taip, spustelėkite "Baigti", ir jūs gerai eikite.Šią taisyklę galite pamatyti spustelėję mygtuką "Taisyklės", tada išskleidžiamajame sąraše pasirinkite "Tvarkyti taisykles ir įspėjimus".
Galite grįžti bet kada pakeisti savo taisyklę, pridėti naujų, kopijuoti, ištrinti ir kitas funkcijas. Nepamirškite, jei norėsite išlaikyti taisyklę, bet nenorite, kad ji būtų paleista visą laiką, galite tiesiog panaikinti šalutinį dėžutę.
Jei norite sužinoti daugiau apie automatiškai perkeliančius pranešimus į konkretų aplanką, rekomenduojame perskaityti šį straipsnį.
El. Pašto žinučių trynimas ir ignoravimas
Jūs gausite daug e-mail, kurio nenorite arba nereikia, nesvarbu, ar jis perduodamas iš pernelyg didelės tėvų, ar tiesiai į šlamštą, kad jūsų pašto dėžutė būtų pripratinta ir gerai tvarkoma, busdidelis iššūkis, jei jūs nežinote, kaip naudotis jūsų turimais įrankiais.
Kaip matote matomoje rodyklės rodyklėje, yra skyrius, kuris visiškai skirtas elementų šalinimui, labiausiai pastebimas didelis mygtukas "Ištrinti" ir jo milžinas X. Taip pat galite tiesiog pasirinkti pranešimą arba pranešimų grupę ir spustelėti šį mygtuką arbatiesiog palieskite "Ištrinti" savo klaviatūroje.
Pažvelkime į tą skyrių "Ištrinkite" šiek tiek daugiau ir sužinokite, ką dar gali pasiūlyti. Pirma, yra mygtukas "Ignoruoti".
Kas neatsižvelgiama? Kai pasirenkate pranešimą arba pokalbį ir spustelėkite "Ignoruoti", pasirodys dialogo langas.
Skirtumas tarp šio ir tiesioginio pokalbio ištrynimo yra tai, kad ignoruojant jis bus taikomas šiems ir visiems būsimiems pranešimams, o tai reiškia, kad jei esate pašto adresų sąraše ir respondentai viską atsako, jų nebebus matysite, o tai yra gana šmaikštusnaudinga.
Kita svarbi parinktis - "Clean Up" funkcija. Paspaudus mygtuką "Išvalyti", bus atidarytas išskleidžiamasis meniu su toliau nurodytomis parinktimis.
Nesvarbu, koks pasirinktas pasirinkimas, pamatysite dialogą, kuriame bus tas pats rezultatas, visi nereikalingi pranešimai bus ištrinti.
Jei spustelėsite mygtuką "Nustatymai", jūs būsite suplakti į "Conversation Clean Up" parinktis. Kaip matote, galite naudoti "Išvalyti", kad archyvuotumėte senus, nereikalingus pokalbius į alternatyvų aplanką, kuris čia tikriausiai yra labiausiai naudinga. Dažnai būna geriau tiesiog archyvuoti medžiagą, o ne ją ištrinti, tik tuo atveju, jei jums reikės kreiptis į ją vėliau.
Nors šios funkcijos yra puikus, ir mes matome akivaizdų nuopelnų jose, jie nesugeba labai paveikti šios netikros pašto dėžutės: šlamšto.
šlamštas, šlamštas pasitraukia!"
" šlamštas nesulaukia tokių pačių tipų antraščių, kurias kažkada padarė, nes šiuolaikiniai šlamšto filtrai atlieka gana gerą darbą, kad visi jį išnaikintų.Jei naudojate "Gmail" ar kitas žiniatinklio pašto paslaugas, greičiausiai jo nematote daug, tai nereiškia, kad tai nėra, ypač jei padarote blogą klaidą, sutinkate leisti bendrovei bendrinti savo adresąsu savo prekybos partneriais arba spustelėję neteisingą langelį ir klaidingai prisiregistruodami, kad būtumėte platinimo sąraše.
Tikslas yra tai, kad nepageidaujamas šlamštas vis dar vyksta, tačiau "Outlook" suteikia jums būdų, kaip tikimės, kad jis daugiausia bus kontroliuojamas naudojant šiukšlių filtrus. Kai gaunate pranešimą, kuris yra aiškiai šlamštas arba šlamštas, galite pasirinkti tą pranešimą, tada spustelėkite mygtuką "Neišsiskirti", jei norite išskleidžiamajame parinkčių sąraše. Nepageidaujamų pranešimų atveju pasirinksite "Blokuoti siuntėją", bet viską atliksite, norėdami koreguoti nepageidaujamo el. Pašto parinktis.
Labiau ribojantis jūsų filtravimo lygis, tuo didesnė tikimybė, kurią iš tikrųjų norėsite arba turėsite matyti, gali būti netyčia išfiltruojama. Jei taip atsitiks, turėsite elgtis su paveiktais el. Laiškais naudodami ankstesnį ekrano kopiją.
Tai gera idėja praleisti šiek tiek laiko tyrinėti nepageidaujamo el. Pašto parinktis. Galite nustatyti baltus sąrašus iš tam tikrų siuntėjų ir tam tikrų gavėjų, tuo tarpu aiškiai blokuojant siuntėjus, kurie, jūsų manymu, nepasitiki.
Laikydami savo pašto dėžutę liesos, o tai reikalauja dėmesio ir dėmesio detalėms. Tiesą sakant, kelios puikiai suplanuotos taisyklės gali prisidėti prie daugybės darbo, tačiau visada bus naujų iššūkių.Prisiminkite šiuos įrankius - greitus veiksmus, taisykles, ignoruodama ir nepageidaujamus filtrus - ir jūs būsite gerai pasiruošę pakelti savo el. Laišką.
Išgirskime nuo tavęs dabar. Papasakokite apie savo mėgstamiausius greitus veiksmus ir taisykles arba kaip elgtis su šlamštu. Mūsų diskusijų forumas yra atviras, todėl pasakykite mums savo pastabas ir klausimus.
