11Sep
Mes visi turime keletą didelių teksto dalių, kurias turime reguliariai įvesti, pvz., Jūsų adresas, ilgi vardai ar frazės ar net lentelės ir vaizdai, kuriuos dažnai naudojate."AutoText" funkcija "Word" leidžia jums saugoti šiuos teksto gabalėlius ir greitai įterpti jas keliais klavišais, taigi galite spausdinti mažiau laiko.
"AutoText" funkcija ilgą laiką buvo "Office" dalis, bet dabar ji yra "Quick Parts" dalis, kuri buvo įtraukta į "Office 2007". Be "AutoText" įrašų, "Quick Parts" funkcija leidžia įrašyti dokumentų savybes( pvz., Pavadinimą irautorius) ir laukai( pvz., datos ir puslapių numeriai)."Quick Parts" ir "AutoText" įrašai taip pat žinomi kaip "Building Blocks", o "Word" turi daugybę iš anksto apibrėžtų elementų.Jūs taip pat galite pridėti tiek daug užsakymų blokų, kiek norite.
PASTABA. Anksčiau mes rašėme, kaip atspausdinti tekstą iš kitų "Word" dokumentų, kad galėtumėte įterpti pakartotinai naudojamą turinį į kitus dokumentus, kurie bus automatiškai atnaujinami.Šiame straipsnyje aptariamas triukas panašus į "AutoText" įrašo naudojimą.Tačiau, kai turinys įterpiamas naudojant įrašą "AutoText", šis turinys nebus automatiškai atnaujinamas, kai pakeisite įrašą "AutoText".
Yra ir kita programinė įranga, tokia kaip nemokama "PhraseExpress for Windows", kuri atlieka panašias užduočių sistemas. Tai puiku, nes ji veikia kiekvienoje programoje, o ne tik "Word", bet "AutoText" turi keletą savo pranašumų - būtent ji turi daugiau formatavimo parinkčių( ypač "Word" specifinių) nei "PhraseExpress", ir ji yra visur, kur yra "Word".Taigi, jei jums neleidžiama įdiegti trečiųjų šalių programų savo darbiniame kompiuteryje, vis tiek galite naudoti automatinį tekstą.
Jūs galite įrašyti tik AutoText įrašus šablonuose, o ne pačiame dokumente. Pagal numatytuosius nustatymus nauji AutoText įrašai saugomi šablone Normal.dotm. Tai apriboja jūsų AutoText įrašų prieinamumą tik į jūsų kompiuterį, nebent jūs bendrai naudojate savo Normal.dotm šabloną su kitomis mašinomis. Galite pridėti "AutoText" įrašus į tinkintus šablonus, tačiau yra apribojimų, kuriuos mes vėliau aptarsime šiame straipsnyje.
Kaip sukurti naują AutoText įrašą
Norėdami pradėti, sukurkite naują "Word" dokumentą ir įveskite turinį( tekstą, paveikslėlius, lenteles ir tt), kurį norite pridėti kaip įrašą "AutoText".Tada pažymėkite turinį ir spustelėkite skirtuką "Įterpti".
Jei norite, kad jūsų teksto elementas AutoText būtų saugomas su pastraipos formatavimu visoms įrašo pastraipoms, įskaitant paskutinę pastraipą, įsitikinkite, kad paskutinės pastraipos pabaigoje esantis ženklas yra įtrauktas į jūsų pasirinkimą.Skiltyje "pastraipa" saugoma pastraipos formatavimas. Kai pastraipos pabaigoje nenorite pasirinkti pastraipos žymos, ta pastraipa įterpia aplinkraščio stilių.Jei kiekvienos pastraipos pabaigoje nematote pastraipos žymos, galite pasirinkti jas paraginti. Bet koks rašmenų formatas, kurį pritaikėte jūsų AutoText turiniui, automatiškai išsaugomas įraše AutoText.
Skiltyje "Tekstas" spustelėkite mygtuką "Naršyti greitą dalį" ir perkelkite pelės žymeklį ant "AutoText" išskleidžiamajame meniu. Tada pasirinkite submeniu "Išsaugoti pasirinkimą AutoText galerijai".
PASTABA: Galite pastebėti parinktį "Išsaugoti pasirinkimą prie greitosios dalies" Galerija ", esančią tiesiai" Quick Parts "meniu.Ši parinktis įtraukia pasirinktą tekstą kaip įrašą "Greitos dalys", o ne "AutoText" įrašą."Greitos dalys" ir "AutoText" įrašai yra abiejų pusių elementai. Galite pridėti įrašą tokiu būdu, bet mes ketiname aptarti jo įtraukimą kaip įrašą "AutoText".
Rodomas dialogo langas "Sukurti naują pastato bloką".Įveskite AutoText įrašo pavadinimą "Redagavimo laukelyje" Vardas ".
Rekomenduojame įvesti savo "AutoText" įrašų pavadinimus pakankamai skirtingai, kad įvestumėte kiekvieną įrašą į dokumentą, turėtumėte įvesti tik keletą vardo ženklų.Jei keliuose "AutoText" įrašuose yra labai panašių pavadinimų, turėsite įvesti pakankamai tokio pavadinimo, kad "Word" žinotų, kurį įrašą norite įterpti.
Taip pat galite pakeisti šio įrašo kategoriją.Išskleidžiamajame sąraše "Kategorija" pateikiama parinktis "Sukurti naują kategoriją", kuri leidžia jums pridėti šį "AutoText" įrašą prie pasirinktos kategorijos. Taip pat galite pakeisti "Galeriją", kurioje įrašas yra sukurtas.
Išskleidžiamajame sąraše "Parinktys" galite nurodyti, kaip įrašas įterpiamas į dokumentą.Jei įterpiate nedidelį tekstą, pvz., Įmonės pavadinimą, pasirinkite "Įterpti tik turinį", kuris įterpia įrašo turinį į kursoriaus intarpą.Taip pat galite įterpti turinį kaip savo pastraipą arba savo puslapį( puikiai tinka kurti standartinius viršelio puslapius).
Priimkite išskleidžiamojo sąrašo "Išsaugoti" numatytąjį nustatymą.Tai sutaupys AutoText įrašą įprastiniame šablone.
Sukūrę naują AutoText įrašą spustelėkite "OK".
Kai uždarote paskutinį atidarytą "Word" dokumentą, gali būti rodomas šis dialogo langas su klausimu, ar norite išsaugoti pakeitimus, padarytus šablone Normal.dotm, jei įjungėte parinktį, kad būtų paprašyta išsaugoti įprastą šabloną.Norėdami išsaugoti savo "AutoText" įrašą šablone "Normal.dotm", spustelėkite "Išsaugoti".
Kaip įterpti AutoText įrašą į dokumentą
Dabar, kai sukūrėme naują "AutoText" įrašą, įdėkite jį į dokumentą.Sukurkite naują "Word" dokumentą arba atidarykite esamą.Spustelėkite skirtuką "Įterpti" dar kartą ir perkelkite pelės žymeklį ant "AutoText" išskleidžiamajame meniu. Pastebėsite, kad pridėtas įrašas "AutoText" yra tiesiogiai prie "AutoText" submeniu. Pasirinkite, jei norite įterpti į šį įrašą turinį.
Jūs taip pat galite įterpti AutoText įrašą tiesiog pradėdami įvesti "AutoText" įrašo pavadinimą.Nedidelis iššokantis langas su atitinkamo "AutoText" įrašo pavadinimu ir instrukcijomis, reikalaujančiomis paspausti "Enter" įterpti. Paspauskite "Enter", kad įvestumėte visą "AutoText" įrašą į savo dokumentą.Taip pat galite paspausti "F3".
Įrašo "AutoText" turinys įterpiamas kartu su pradinėmis eilučių pertraukomis ir formatavimu.
Norėdami greičiau ir lengviau įvesti "AutoText" įrašus, "QuickTop" įrankių juostoje galite pridėti mygtuką "AutoText".
Kaip įjungti "Rodyti automatinio užbaigimo pasiūlymus"
Jei nematote "AutoComplete" pasiūlymo, kai įvedate savo "AutoText" įrašo pavadinimą, gali tekti įjungti parinktį "Show AutoComplete Suggestions".
Jei norite įjungti "Rodyti automatinio užbaigimo pasiūlymus", atidarykite esamą "Word" dokumentą arba sukurkite naują ir spustelėkite skirtuką "Failas".
Užkulisių ekrane spustelėkite "Parinktys" kairėje esančių parinkčių sąraše.
Paspauskite "Išplėstinė" sąraše elementų, esančių kairiajame dialogo lango "Word Options" pusėje.
Skiltyje "Redagavimo parinktys" pažymėkite žymimąjį laukelį "Rodyti automatinio užbaigimo pasiūlymus", todėl laukelyje yra žymėjimo ženklas.
Dabar, dabar galėsite paspausti "Enter", kai įvesite dalį "AutoText" įrašo pavadinimo.
Kaip redaguoti esamo automatinio teksto įrašo turinį
Pasakykite, kad persikėlėte į naują namą ir turite pakeisti savo adresą į savo AutoText įrašą.Tai lengva padaryti. Tiesiog įveskite įrašą taip, kaip norite, naujame "Word" dokumente, pasirinkite jį, tada atidarykite submeniu "AutoText", kaip aptarėme anksčiau. Galite pasirinkti "Išsaugoti pasirinkimą AutoText galerijai", esančią submeniu po bet kuriomis esamų "AutoText" įrašų.
Įrašykite tą patį pavadinimą kaip esamą "AutoText" įrašą redagavimo lauke "Name" ir spustelėkite "OK".
Rodomas patvirtinimo dialogo langas. Spustelėkite "Taip", jei norite pakeisti ankstesnį "AutoText" įrašą su nauju.
Dabar galite įterpti atnaujintą "AutoText" įrašą į bet kurį naują arba esamą "Word" dokumentą kaip ir anksčiau.
PASTABA: nepamirškite, kad pakeitus įrašą "AutoText", nekeičiamas šio įrašo turinys esamuose dokumentuose, kuriuose jūs jau įterpėte. Patikslintas įrašo "AutoText" turinys naudojamas tik įrašant įrašą bet kuriuo metu po jo keitimo.
Kaip redaguoti egzistuojančio automatinio teksto įrašo
savybes Be įrašo "AutoText" turinio redagavimo galite pakeisti ir įrašo ypatybes, pvz., Šabloną, kuriame jis saugomas, kategoriją ir tt
Norėdami tai padaryti, sukurkite naują "Word" dokumentą arba atidarykite esamą.Spustelėkite skirtuką "Įterpti" ir spustelėkite mygtuką "Naršyti greitą dalį", esantį skiltyje "Tekstas".Išskleidžiamajame meniu pasirinkite "Building Blocks Organizer".
Rodomas dialogo langas "Building Blocks Organizer".Rodomas visų blokų "Building blocks" sąrašas, kuriame pateikiamas kiekvieno "Pavadinimas" ir "Galerija", "Kategorija" ir "Šablonas". Jie yra išvardyti abėcėlės tvarka pagal "Galeriją".Mūsų naujas adresas "Adresas" yra išvardytas viršuje, nes jis yra "AutoText" galerijoje. Spustelėkite įrašą, kad jį pasirinktumėte.Įrašas rodomas dešinėje dialogo lango pusėje.
Pasirinkę įrašą "Adresas", po "Statybinių blokų" sąrašu spustelėkite "Redaguoti savybes".
Tas pats dialogo langas rodomas kaip tada, kai sukūrėte įrašą AutoText;Tačiau dabar jis vadinamas "Modify Building Block".Mes ketiname keisti "Parinktį" į "Įterpti turinį savo dalyje, todėl adresą visada įterpia nuo atskiros eilutės, net jei žymeklis yra kitos eilutės pabaigoje. Kai padarysite pakeitimą, spustelėkite "Gerai".
Atidaromas patvirtinimo dialogo langas, patvirtinantis, kad norite pakeisti įrašą "AutoText" su patikslintu tekstu. Spustelėkite "Taip".
Kaip ištrinti AutoText įrašą
Jei pastebėsite, kad automatiškai nereikia AutoText įrašo, jį galite ištrinti iš blokų rinkinio. Norėdami ištrinti įrašą AutoText, atidarykite dialogo langą "Building Blocks Organizer", kaip aprašyta paskutiniame skyriuje. Pasirinkite "AutoText" įrašą, kurį norite ištrinti, ir spustelėkite "Ištrinti" po "Building blocks" sąrašu.
Patvirtinimo dialogo langelyje rodomas klausimas, ar esate tikri, kad norite ištrinti pasirinktą statybinį bloką, šiuo atveju automatinio teksto įrašą.Spustelėkite "Taip", jei norite ištrinti įrašą.Grįšite į "Building Blocks Organizer" dialogo langą.Spustelėkite "Uždaryti", kad uždarytumėte ir grįžtumėte į savo dokumentą.
AutoText, atrodo, turi vieną priesaiką, kai naudojamas tinkintas šablonas. Mes išbandėme pridėję AutoText įrašus į tinkintą šabloną, tačiau kai sukūrėme naują dokumentą, pagrįstą šia šablone, įrašas "AutoText" nebuvo galimas. Tačiau kai mes sukūrėme naują dokumentą, pagrįstą įprastiniu šablonu, ir prie šio dokumento pridėjome tinkintą šabloną, įrašas "AutoText" buvo prieinamas. Taigi, jei norite išsaugoti "AutoText" įrašus savo individualiu šablonu, būtinai pritvirtinkite šabloną prie savo dokumentų po jų sukūrimo, arba jūsų "AutoText" įrašai nebus galimi. Jei kitaip sužinosite, praneškite mums į komentarus.
Senesnės "Word" versijos( 2003 m. Ir anksčiau) leido jums kopijuoti "AutoText" įrašus iš vieno šablono į kitą.Tačiau iš "Word 2007" šios funkcijos pašalintos.