Sumažinti laiką, per kurį siunčiamas ir gaunamas el. Paštas

"H" nuotrauka skirta "Home

" el. Paštu. Galite padaryti bendravimą lengviau, tačiau jis taip pat gali nutekėti. Sužinokite, kaip apdoroti gaunamus el. Laiškus ir rašyti išeinančius el. Laiškus, kad sutaupytumėte laiką.

Pagal 2005 m. Atliktą apklausą darbuotojų apklausos parodė, kad elektroniniu paštu prarastas laikas sukėlė 10 000 darbuotojų, kurie prarado apytikriai 152 milijonus darbo užmokesčių per metus.

Email aiškiai turi savo nepakankamumą.Neaiškūs el. Laiškai atitraukia darbuotojus nuo svarbių darbų užduočių, debesų ryšio kanalų ir dažnai sukuria papildomą darbą.Vengti elektroninių laiškų spragų laikydamiesi žemiau pateiktų pasiūlymų.

Kaip įeinantis el. Paštas gali išmesti jūsų laiką

nuotrauka iš Dvortygirl

Yra daugybė el. Pašto pranešimų, kurie gali švaistyti jūsų laiką.Tie, kurie:

• gali būti iškirpti iš kelių pranešimų ir suskaidyti į išsamią
• Ne tiesiogiai susiję su jumis
• Ar yra susiję su jumis, bet ne tiesiogiai, todėl jūs nežinote, kaip ar kada turėtumėte atsakyti( ir valgo
instagram viewer
• Negalima nukreipti tau imtis tam tikrų veiksmų( tai yra neproduktyvus)
• Atskleisti ir / arba paskatinti jus praleisti laiką internete.
• Netinka tiems el. laiškams ir suteikia daugiau prasmės per dinaminį ryšio kanalą, pvz.verslo susitikimas ar tam tikras turinys( tarsi turtingas turinys, skirtas atskiram dokumentui)

Kaip efektyviai apdoroti gaunamus el. laiškus

Siekiant efektyviai skaityti ir apdoroti el. laiškus, jums reikia sutelkti dėmesį į du dalykus - išsiaiškintiel. laiško( ar jo stokos) žinutė ir sprendimas, kokių veiksmų imti atsakant.

1 žingsnis: išsiaiškinkite pranešimą( ar jo trūkumą)

Kai perskaitysite naują el. Laišką, kiek įmanoma greičiau išsiaiškinsite:

• Nesvarbu, ar kalbėtojas jus tiesiogiai ar netiesiogiai perduoda
• Nesvarbu, ar kalbėtojas jums pasakė, ką jietikėtis iš jūsų
• Nesvarbu, ar tai padaryta aiškiai
• Ar visa informacija yra jums aktuali
• Nesvarbu, ar bendra informacija atrodo tinkama, atsižvelgiant į jūsų ryšį su siuntėju( ar trūksta, jei jie bando inicijuoti verslą)Pavyzdžiui, santykiai)

Tai padės išsiaiškinti, kas yra el. laiško žinutė ir kaip norite atsakyti. Tai yra, jei ketinate atsakyti pirmiausia.

Ypač svarbu atkreipti dėmesį į tai, ar garsiakalbis daro vieną ar daugiau dalykų, galinčių užvilioti jus į brangų laiką, pvz.:

• Neaišku, ką jie bando pasakyti
• . Kalbos vartojimas yra klaidinantis ar eufemistiškas, kad būtų išvengta kalbėjimokonkrečios sąvokos( pvz., "manau, kad turime šiek tiek širdies", palyginti su "Ar galite paskambinti man šią savaitę, kad galėtume telefonu kalbėti apie ką nors svarbų?")
• pagilinti arba išjungti temą
• , įskaitant informacijąyra nė vienas iš jūsų verslo, netinkamas, įžeidžiantis ar nesuderintas
• Cc arba nesusijusių su jūsų
• pranešimais. Pakartoti tą pačią žinutę įvairiais el. pašto pranešimais arba pakartoti tai, kas jau buvo pateikta ankstesniuose pranešimuose, išskyrus el. laišką
• Rašydamas apie tai, apie ką jau kalbėjote ir išsprendžiau - pamiršote ar neatsargiai

Tokiose situacijose būkiteypač atsargiai reaguoti efektyviai, kad sumažintų kiek laiko praleidote bendravimui. Kadangi labai sunku leisti, kad aukščiau aprašytos dviprasmiškos el. Pašto scenarijus nuteikia jūsų laiką.

2 veiksmas: Nuspręskite, kokių veiksmų imtis

. Kai žinote, apie ką pranešta, išsiaiškinkite produktyviausią būdą atsakyti.Štai keletas tipiškų atsakymų:

• Pokalbio perjungimas į geresnę komunikacijos terpę, pvz., Telefono ir konferencinius ryšius
• Atsakymas į pasikartojančią daugybės žmonių užduodamą klausimą - ne per elektroninį paštą, bet ir daugiau informacijos turinčios terpės, kuri gali būti dalijamasi, pvz., "Google Doc"
• Neatsakyti į pranešimus, kurie aiškiai neparodo to, ką kalbėtojas tikisi iš jūsų( net jei tai jausmas šiek tiek nepatogus).
• Neaiškių pranešimų, susijusių su tiesioginiais ir trumpais konkrečiais klausimais, pavyzdžiui, "Jei norite, kad ataskaita būtų baigta? "Arba" Kaip man norėtumėte prisidėti prie šio projekto? "
• Įkeliant telefoną ir skambinant asmeniui, visada atsiranda dramos ar ryšių suskaidymas - jo parengimas el. Paštu užtruks ilgiau ir gali sustiprinti konfliktą.

Step3: Grįžti į užduotį

Svarbiausia, kai atsakysite į el. Laišką( kuris gali būti neatsakymas ir vietoj jo ištrynus pranešimą), yoJums reikia grįžti prie užduoties. Perkelkite į kitą laišką, kuris laukia jūsų gautuosiuose, arba perjunkite įrankius ir grįžkite prie faktinio darbo, o ne atsakydami į kitų žmonių užklausas.

Kaip siuntimo el. Laiškas gali išmesti jūsų laiką

Photo by Adikos

Be to, yra daugybė el. Pašto pranešimų tipų, kuriuos siunčiate , kurie gali švaistyti jūsų laiką.Tie, kurie:

• yra be reikalo įstrigę į keletą pranešimų, kurių kiekvienas užima daug laiko ir maniau, kad reikia pritaikyti, o ne vieną visapusišką
• . Ne tiesiogiai susiję su gavėju, o tai yra jūsų pastangų švaistymas.
• Ne
• Nukreipkite gavėją į tam tikrus veiksmus, kurie yra tokie patys, kaip ir anksčiau, nes jie yra pakankamai aiškūs ir išsiunčiami į ilgus pokalbius elektroniniu paštu ir( arba) nesusipratimų, o produktyvūs veiksmai iš viso nėra( tai reiškia, kad jūs turėsite praleisti laiką, pradedant pokalbį dar kartą vėliau).neproduktyvus
• Neleiskite ir paskatinkite gavėją švaistyti laiką tinkle - tai reiškia, kad jis skatina tuos pačius.
• Netinka el. pašto formatei, bet geriau persiunčiamas per pokalbį realiuoju laiku arba per mokomąjį ar turtingą informaciją turinčią dokumentą.kaip vadovas, tinklaraščio straipsnis, DUK, įmonės ataskaita arba "PowerPoint" pristatymas

Kaip efektyviai siųsti el. laišką

Norėdami rašyti el. laiškuskad netrukdydami savo laiko ilgainiui( nepaminėdami savo gavėjo laiko), jums reikia sutelkti dėmesį į penkis dalykus: perduoti aiškų pranešimą, paprašyti gavėjo imtis veiksmų, naudojant gerą struktūrą, redaguoti prieš paspaudę siųsti,ir veiksmingai stebėti.

1 žingsnis: išsiaiškinkite savo pranešimą

Prieš net parengdami el. Laišką, turite gauti aiškų pranešimą.Nustatykite:

• Ką norite perduoti
• Kodėl norite jį perduoti
• Kokius veiksmus norite, kad jūsų gavėjas priimtų
• Kaip galite geriausiai įtikinti juos imtis tokių veiksmų

Štai keletas bendrų priežasčių išsiųsti el. Laišką:

• Norėdami priminti kažkamterminas
• Teikti asmeniškai rašytus nurodymus dėl užduoties
• Klausti greitą klausimą, į kurį galima tinkamai atsakyti rašydami
• . Norėdami atsakyti į greitą klausimą, į kurį galima tinkamai atsakyti rašydami
• Kad galėtumėte perduoti laiko jautrią informaciją
• Pasiūlykite turimas datasSusitikimo tvarkaraštis
• Sekti po susitikimo ir parodyti dėkingi

Visuose šiuose pavyzdžiuose, išskyrus paskutinį kartą, norite, kad jūsų gavėjas imtųsi veiksmų( net jei jis tik atsakys į jus).

Kartais veiksmas neatrodo veiksmas. Galbūt norėsite:

• Padėkite savo darbuotojui
• patarimą Tegul savo draugams žinoma, kad jūs saugiai nusileidote į kelionės tikslą
• Pateikite trumpą informaciją apie tai, kaip jūs darote savo naują paskirties vietą ir kaip galite pasiekti kitąkelias savaites

Kiekvienoje iš šių situacijų jūs nesakote savo gavėjui imtis tam tikrų veiksmų.Tačiau tai numanoma, kad jie neturėtų imtis jokių veiksmų, jei tinkamai uždarote el. Laišką arba bent jau pasirašydami savo vardą.Jie supranta, kad bendravimas gali lengvai baigtis jūsų elektroniniu paštu;kad jiems nereikia atsakyti.

2 žingsnis: prašykite savo gavėjo imtis veiksmų

Norėdami parašyti veiksmingus el. Laiškus, kurie sutaupytų jūsų laiką, turite juos padaryti tinkamais. Ir jūs turite įsitikinti, kad jūsų gavėjas yra aiškus, kokių veiksmų tikimasi iš jų.

Jei nenorite, kad norite tai padaryti, bet bandote paaiškinti savo gyvenimo istoriją arba paaiškinti, kodėl naudojate kitą "iPhone" modelį, o ne gauti naujausią, galite pamiršti, kad sutaupote laiko, nes verta rašyti raštudaug mąstymo ir laiko.

Sutelkiant dėmesį į toliau pateiktus veiksmus el. Paštu vykdant veiksmus:

• Nustatykite terminus
• Nenumatytų atvejų planų nustatymas
• Siūlome potencialias kitos būsimos veiklos krypties parinktis( pvz., Kai jūs galite susitikti asmeniškai, vietose, kuriose esate susipažinę)
• Pateikti nuomonę, kai paprašyta pateikti vieną
• . Paraišką, tinkamą rašyti, ir yra dar patogiau, kai naudojamas kitas ryšio būdas.
• . Nurodoma užduočių, kurias gavėjas sutiko atlikti

, nurodymų rinkinys. Būkite iniciatyvūs ir įsitikinę, kai nustatoteįvykdomi veiksmai. Neišmeskite atvirų klausimų, nebent kito pasirinkimo nėra. Nes atvirieji klausimai yra priešingos veiksminiam turiniui.

Štai keletas pavyzdžių:

• Vietoj to, kad prašytumėte savo gavėjui pateikti savo tvarkaraštį( ir eikvoti el. Laišką procese), pradėkite išsiunčiant juos turimus susitikimų laikus.
• Vietoj klausimo gavėjui, ką jie galvoja apie tam tikrą verslo sprendimą, apibūdinkite galimą sprendimą ir prašykite sukurti atsiliepimus;tokiu būdu jie neturės ką nors daryti savarankiškai, o užuot turės ką veikti su

. Jūs galite elgtis el. paštu, pateikdami aiškias instrukcijas skaitytojui ir išlaikydami veikiančius turinį, o ne atvirus.

Svarbiausia, kad jūs turite įsitikinti, kad bet koks veiksmas, kurio tikitės iš savo skaitytojo, yra aiškiai perduotas. Nepamirškite, kad jie žino, kad ketinate surengti susitikimą šią savaitę, tik jūs pasiūlysite savo turimus laikus. Nepamirškite, kad jie žino, kokia užduoties užduotis yra jūsų instrukcijų rinkinys. Aiškiai pasakykite ir maloniai praneškite jiems, ko norite.

3 žingsnis. Sukurkite gerą struktūrą

Viena iš jūsų aiškiai apibrėžtų jūsų pranešimų ir jos padarė ją tinkama, laikas organizuoti ją tokiu būdu, kad pateiktumėte aiškumą ir jūsų pateiktus prašymus.

skirsniai: Bendra taisyklė, kurią reikia laikytis, yra laikyti pastraipas penkiais sakiniais. Ne tik sunku sutelkti dėmesį į ilgas pastraipas, o žiniatinklio skaitymas, tačiau nepakankamos pastraipos suteikia galimybę gavėjui prarasti dėmesį ir galbūt praleisti svarbiausius dalykus. Tai veda prie slaptų ar nereikalingų atsakymų, kurie debesys komunikacijos kanalą.

sakiniai: Naudodami aktyvųjį balso rašydami sakinius. Laikykis sakinių trumpas ir iki taško. Venkite vaikščioti tangentais arba be reikalo paaiškinti savo samprotavimus ar jausmus apie dalykus. Vietoj to laikykitės faktų ir kokių veiksmų prašote, kad jūsų gavėjas imtųsi.

žodžiai: Stenkitės nenaudoti didelių žodžių ar žargono, nebent žinote, kad jūsų auditorija juos supras. Venkite anekdotų ir kultūrinių nuorodų, kurių gali būti neteisingai suprasta, nes tai, kas gali būti lengvai supainioti, yra galimas veiksmingo bendravimo pavojus.

Venkite papildomų žodžių ir kvalifikacinių frazių."Atsižvelgiant į dabartinę situaciją, kurioje tai vyksta šiuo metu, manau, kad tai gali būti išmintinga. .." yra kvalifikacinis teiginys, kuris ne tik praranda žodžius ir laiką, bet ir atitraukia nuo tikrosios žinios. Vietoj to, tiesiog nurodykite savo rekomendaciją, nereikalaudami jos.

Kitas pavyzdys: "Man buvo įdomu, ar galėčiau tavęs paklausti. .." Išjunk šią frazę ir tiesiog užduoti klausimą.Tai taip pat padidins jūsų pasitikėjimą, nes jūs nesąmoningai neprašysite leidimo aktyviai bendrauti.

Skyriuje: Laikykitės skyrybos paprastumo. Kvalifikaciniai žodžiai ir frazės yra naudingos tik tuomet, kai naudojami siekiant įtvirtinti mandagumą, kai pradedate bendrauti su asmeniu, su kuriuo norėtumėte turėti verslo ar asmeninius santykius. Tokiais atvejais jūs nebūtinai norite būti paskelbtas, bet naudokite tam tikras mandagus frazes, kad parodytumėte pagarbą jų laiką.

Mažinti kablelių naudojimą - tai natūraliai padeda išlaikyti trumpus sakinius. Venkite slapto teksto įkvėpto kalbos, pernelyg didelio punkto taško ir iš eilės kablelių.Vietoj to, nukopijuokite savo sakinius su tinkamu anglų kalba ir naudok susitraukimus, kai tai tikslinga, nes jie geriau skaito.

Be to, apsvarstykite skyrybų sąrašus su kulka taškais ir brūkšnelių eilutę, kad suskaidytumėte pagrindines dalis( kurios gali apimti vieną ar daugiau pastraipų).

Bullet points ir section breaks padidina interneto skaitymą, taip pat padės jums aiškiau tvarkyti savo pranešimą.

4 veiksmas. Redaguoti prieš siunčiant

Prieš išsiųsdami el. Laišką, 1-2 val. Skaitydami jį skaitykite. Tai padės jums sugauti klaidas ar pastebėti nepatogias dalis, kurias paprastai nekalbate asmeniškai. Išbraukite papildomus žodžius ir supaprastinkite skyrybos ženklus. Išskleiskite sąrašus ir sumažinkite savo pastraipas.

Jei galite atsakyti į toliau pateiktus klausimus su "taip", tuomet esate pasiruošęs paspausti "siųsti":

• Ar pranešimas aiškus?
• Ar lūkesčiai yra pagrįsti ir aiškiai išdėstyti?
• Ar mano gavėjas galės sėkmingai gauti pranešimą?Sėkmė reiškia, kad jie žino, kokį atsakymą tikimasi iš jų.
• Jei vaidmenys buvo pakeisti, galėčiau sėkmingai gauti šį pranešimą?

5 žingsnis: efektyviai sekkite

Be to, aktyviai sekite savo el. Laiškus. Jei kas nors neatsako į tiesioginį prašymą, nepraleiskite laiko domėjosi, kas nutiko. Vietoj to atsiųskite mandagų, bet tiesioginį tolesnį el. Laišką, kad galėtumėte su jais susipažinti. Taikykite aukščiau išdėstytus principus. Netrukdykite per daug laiko bandydami gauti atsakymą;jei gavėjas nesusieja su jumis, žinau, kada keliauti ar susitikti su jais asmeniškai.

Naudokite el. Laišką, kad sutaupytumėte laiką.

elektroniniu paštu galite sutaupyti daug laiko, jei žinote, kaip efektyviai jį naudoti. Ir tai tinka tiek siųsti, tiek priimti pranešimus.

el. Laiškas geriausiai tinka pranešimams, kurie tinkamai perduodami raštu. Jei naudosite naudą iš el. Pašto ir išvengsite daugybės laiko švaistančių spąstų, tai yra galingas įrankis.