9Jul
Kai žinote, kad kelias dienas esate už biuro, galite nustatyti "Out of Office Assistant" funkciją automatiškai atsakyti, kad žmonės žinotų, kad mėgaujatės savo atostogomis, kai jie įstrigo darbe.
Norėdami sukurti "Outlook" neatitinkantį atsakymo, mes sukursime el. Laiško šabloną su norimu naudoti pranešimu ir tada sukursime taisyklę, kuri išsiųs atsakymą su šia žinute visiems el. Laiškams, kuriuos gausime per konkretų dienų seką.
PASTABA: "Outlook" turi būti atidarytas norint paleisti taisyklę ir išsiųsti jūsų atsakymo į biurą atsakymą.Taigi įsitikinkite, kad paliekate savo kompiuterį ir "Outlook" veikia, kol esate ne biure.
Pirmas žingsnis: sukurkite pranešimų šabloną
Norėdami sukurti žinutės šabloną "Outlook", įsitikinkite, kad skirtukas "Pagrindinis" yra aktyvus ir spustelėkite mygtuką "Naujas el. Paštas" naujame skyriuje.
Į pranešimo langelį įveskite pranešimą, kurį norite siųsti kaip automatinį atsakymą.Nenaudokite el. Pašto adreso ar temos. Tada spustelėkite skirtuką "Failas".
Paspauskite "Save As"( "Išsaugoti kaip") variantų sąraše kairėje ekrano užkulisių pusėje.
Dialogo lange "Išsaugoti kaip" pasirinkite "Outlook" šabloną( *. oft) iš išskleidžiamojo meniu "Išsaugoti kaip tipas".
Jūs esate paimtas į vartotojo šablonų aplanką.Įveskite šablono pavadinimą lauke "Failo vardas", laikydami ".oft" plėtinį ir spustelėkite "Išsaugoti".
Jei norite nukopijuoti savo el. Laiško šabloną į kitą kompiuterį arba atsarginę kopiją, visas kelias į vartotojo šablonų aplanką yra C: \ Users \
Uždarykite pranešimų langą spustelėdami mygtuką "X" viršutiniame dešiniajame kampe.
dialogo langas rodo, klausia, ar norite išsaugoti pranešimo juodraštį.Jums nereikia, nes išsaugojote jį kaip šabloną, bet galite, jei norite. Paspauskite "Taip", jei norite išsaugoti juodraštį, arba "Ne", jei to nepadarysite.
Antras žingsnis: sukurkite taisyklę automatiškai atsakyti į naujus el. Laiškus
Dabar, kai mes turime atsakyti el. Laiško šabloną, mes sukursime taisyklę, kuri naudosime šabloną, kad atsakytume į visus pranešimus, kurie ateina per tam tikrą dienų seką..Įsitikinkite, kad skirtukas "Pagrindinis" yra aktyvus.
Skiltyje "Perkelti" spustelėkite mygtuką "Taisyklės" ir pasirinkite "Tvarkyti taisykles &Perspėjimai "iš išskleidžiamojo meniu.
Taip pat galite spustelėti skirtuką "Failas", kad galėtumėte pasiekti užkulisių ekraną.Įsitikinkite, kad ekranas "Info" yra aktyvus( jei reikia, spustelėkite "Informacija"), tada spustelėkite "Tvarkyti taisykles ir amžius".Įspėjimai ".
Dialogo lange Taisyklės ir įspėjimai įsitikinkite, kad el. Pašto adresas, kuriuo norite taikyti šią taisyklę, yra išskleidžiamajame sąraše "Taikyti šio aplanko pakeitimus".Jei norite, kad ši taisyklė būtų taikoma visoms "Outlook" paskyroms, šiame straipsnyje mes parodysime, kaip tai padaryti. Spustelėkite skirtuką "El. Pašto taisyklės", jei jis dar nėra aktyvus, tada spustelėkite mygtuką "Nauja taisyklė".
Pirmame dialogo lango Taisyklių vedlio ekrane spustelėkite "Taikyti taisyklę gauti pranešimus" skyriuje "Pradėti iš tuščios taisyklės".Ši parinktis įtraukiama į "2 veiksmas: redaguoti taisyklės aprašymą( spustelėkite pabrauktą vertę)".Šiai taisyklės daliai nereikia redaguoti, todėl spustelėkite mygtuką "Kitas", kad tęstumėte.
Antrasis dialogo lango "Rules Wizard" ekranas leidžia jums pasirinkti sąlygas patikrinti, kada gaunate el. Laiškus. Jei norite atsilaikyti už atsakymą į darbą per konkretų dienų seką, pažymėkite langelį "gauta konkrečioje datos skiltyje" laukelyje "1 žingsnis: pasirinkimo sąlygos".Sąlyga pridedama prie "2 veiksmas: redaguokite taisyklės aprašymą( spustelėkite pabrauktą vertę)", kaip ir anksčiau, bet šį kartą yra dalis aprašymo, kurį norite redaguoti. Jei norite pridėti dienų seką, 2 žingsnio laukelyje spustelėkite nuorodą "tam tikru laikotarpiu".
Dialogo lange "Pateikimo data" pažymėkite langelį "Po", spustelėkite išskleidžiamąjį meniu ir spustelėkite datą, po kurios norite automatiškai atsiųsti atsakymą iš tarnybos. Pvz., Jei norite, kad jūsų atsakymas neatsakytų į darbą, jis būtų siunčiamas vasario 8 d., Pasirinkite "Vasario" datą vasario 7 d.
Tada pažymėkite langelį "Prieš", pasirinkite datą nuo išvertimo datos iki žymės langelio "Į priekį".Pasirinkta data turėtų būti diena, kai norite, kad nebebūtų siunčiami atsakymai iš pareigų.Pvz., Jei norite, kad vasario 15 d. Būtų paskutinė diena, kai išsiųstas atsakymas iš jūsų pareigų, pasirinkite vasario 16 d.
Datos, kurias pasirinkote, įtraukiamos į būseną 2 veiksmo laukelyje. Norėdami tęsti, spustelėkite mygtuką "Kitas" dialogo lange Valdymo vedlys.
Trečiame ekrano dialogo lango Taisyklių vedlyje metu pasirenkate, ką norite daryti su gaunamais el. Pašto duomenimis per dienų seką.Mes norime atsakyti į visus el. Laiškus naudodami pirmame skyriuje sukurtą šabloną, todėl laukelyje "1 veiksmas: pasirinkite veiksmus" patikrinsime laukelį "atsakyti naudodami konkretų šabloną".Norėdami pasirinkti sukurtą šabloną, spustelėkite "konkretaus šablono" nuorodą "2 veiksmas: redaguoti taisyklės aprašymą( spustelėkite pabrauktą vertę)".
Dialogo lange "Pasirinkti atsakymo šabloną" išskleidžiamajame meniu "Ieškoti" pasirinkite "Vartotojo šablonai failų sistemoje".
Pasirinkite sukurtą šabloną( mūsų atveju - "Out of Office Reply" šabloną) ir spustelėkite mygtuką "Atidaryti".
Visas kelias į pasirinktą šabloną įtraukiamas į pasirinktą veiksmą.Norėdami tęsti, spustelėkite mygtuką "Kitas".
Ekrano ketvirtojo vediklio vedlyje galite pasirinkti bet kokias išimtis, kurias norite taikyti taisyklėje, pvz., Jei norite pašalinti tam tikrus žmones ar grupes( "išskyrus atvejus, kai tai susiję su žmonėmis ar viešąja grupe").Neįtrauksime jokių išimčių iš mūsų taisyklės, taigi spustelėkite mygtuką "Kitas", kad tęstumėte.
. Įveskite taisyklės pavadinimą laukelyje "1 žingsnis: nurodykite šios taisyklės pavadinimą".Laukelis "Įjunkite šią taisyklę" yra pažymėtas pagal numatytuosius nustatymus, todėl taisyklė bus automatiškai įjungta. Nebijokite, nors. Jis nebus paleistas tik po nurodytos datos.
Mes nenorime paleisti taisyklės žinutėmis, jau esančiomis mūsų gautuosiuose, todėl palikite langelį "Vykdyti šią taisyklę dabar, kai žinutės jau yra gautuosiuose".Jei norite paleisti šią taisyklę visose jūsų el. Pašto paskyrose programoje "Outlook", pažymėkite laukelį "Sukurti šią taisyklę visose paskyrose".Spustelėkite mygtuką "Baigti".
taisyklė pridedama prie sąrašo. Spustelėkite "Gerai", kad uždarytumėte dialogo langą "Taisyklės ir įspėjimai".
Dabar, kai jūsų nurodyta data kas nors atsiųs jums el. Laišką, jis automatiškai gaus pranešimą el. Laiško šablone, kurį sukūrėte.
Nors siuntėjas gauna automatinį atsakymą, kuriame sakoma, kad esate už biuro ribų, vis tiek gaunate savo el. Laišką su piktograma, nurodančia, kad automatinis atsakymas buvo išsiųstas. Tačiau jūs galite jaustis pagrįstai nepaisydami to, kol grįšite.
Kai taisyklė nustato dienų seką, taisyklė netaikoma gaunamiems el. Laiškams. Tačiau vis tiek galite išjungti taisyklę.Norėdami tai padaryti, vėl atidarykite dialogo langą Taisyklės ir įspėjimai, kaip aprašyta anksčiau, ir atžymėkite laukelį kairėje sąrašo taisyklės. Spustelėkite "Gerai", kad uždarytumėte dialogo langą.
Kai naudojate šią taisyklę, kad atsiųstumėte automatinį atsakymą iš atsakymų, atsakymas kiekvienam siuntėjui siunčiamas vieną kartą per vieną "Outlook" sesiją.Seansas yra tada, kai atidarote "Outlook", kol išeinate iš programos. Taip bus išvengta, kad pasikartojantys atsakymai būtų siunčiami tiems patiems siuntėjams, kurie siunčia jums kelis pranešimus. Outlook stebi tuos, kurie kiekvieno seanso metu gavo automatinį atsakymą, tačiau šis sąrašas yra iš naujo nustatomas, kai išeinate iš "Outlook".Taigi, palikite "Outlook" atidarytą( ne išeikite ir iš naujo atidarykite), taigi taisyklė bus paleista, o automatinis atsakymas iš biuro bus siunčiamas visiems, kas jums siunčia el. Laiškus, taigi siuntėjai negauna kelių atsakymų iš biuro.