5Aug
Šis svečio straipsnis parašytas Askar, geekas už "DemoGeek" technologijų svetainės.
Jei dirbate komandoje arba kai susiduriate su savo klientais, galbūt norėsite užtikrinti, kad jūsų dokumentai būtų platinami teisingai, kad dokumento informacija pasiektų tinkamą auditoriją ir būtų laikomasi konfidencialumo.
"Word 2007" yra funkcija, kurią galite oficialiai paruošti "Word" dokumentą, kad ji būtų tinkamai paskirstyta žmonių grupei ar netgi asmenims, turintiems tam tikrą patikimumo faktorių.
paruošimas
Pradėkite Word 2007 ir sukurkite dokumentą taip, kaip norite.
Kai būsite patenkintas dokumentu ir esate pasiruošęs platinti, pristabdykite tam tikrą laiką, prieš pradėdami naudoti el. Pašto programą, ir atlikite šiuos paprastus veiksmus, kad dokumentas būtų paruoštas platinti. Turėkite omenyje, kad šie veiksmai yra izoliuoti, o tai reiškia, kad galite pasirinkti ir pasirinkti veiksmus, kuriuos norėjote sekti.
Spustelėkite Office mygtuką ir spustelėkite " Parengti
" meniu parinktį.Yra 7 skirtingos galimybės, kurias turėtumėte pamatyti. Aš paaiškinsiu kiekvieną iš šių variantų, kad galėtumėte pasirinkti ir pasirinkti tinkamą jūsų paskirstymo reikalavimų pasirinkimo derinį.dokumento savybės
Pirmasis sąraše yra savybių parinktis, pagal kurią galite įvesti metaduomenų informaciją apie dokumentą.
Galite įvesti dokumento autoriaus pavadinimą, pavadinimą, temą, raktinius žodžius, kategoriją, būseną ir komentarus.
Kai kuriuos iš jų galima peržiūrėti failo & gt; & gt; savybės dialogas.
Turėkite omenyje, kad kai baigsite dokumentą, negalėsite pamatyti šių savybių, bet kol jūs galėsite susieti savybes su dokumentu, kad kiti galėtų susipažinti su dokumentu prieš jį atidarę.
Patikrinkite dokumentą
Antroji parinktis sąraše - tai galimybė " tikrinti dokumentą ".Savo dokumento platinimo metu galite peržiūrėti dokumentą pastaboms, pakeitimams, pakeitimų žymoms, rašalo anotacijai. Galite patikrinti paslėptus metaduomenis ar bet kokią asmeninę informaciją, išsaugotą dokumente. Galite patikrinti bet kokius tinkintus XML duomenis, kurie buvo saugomi su dokumentu. Taip pat galite patikrinti bet kokią informaciją antraštėse, poraštėse ir bet kuriuose vandenženkliuose. Galiausiai taip pat galite patikrinti bet kokius paslėptus dokumentus dokumente.
Pasirinkite tikrinimo parinktis, kurias norėtumėte įsitikinti, prieš platindami dokumentą ir paspausdami mygtuką " Patikrinti ", "Word" patikrins dokumentą ir informuos jus apie bet kokius elementus, kuriuos jis randa tikrindamas.
Elementai, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį, bus pažymėti šauktuku ir galėsite iš naujo patikrinti, jei norite.
šifruoti dokumentą
Trečia sąraše yra " šifravimo dokumento " parinktis. Pasirinkite šią parinktį, jei norite, kad dokumentą žiūrėtų tik tam tikri žmonės, kuriems pasitikite. Tai leidžia užšifruoti dokumentą pasirinktu slaptažodžiu, o vartotojai turi įvesti šį slaptažodį, kad galėtumėte peržiūrėti dokumentą.
Pasirinkite slaptažodį, kurį galite paskirstyti grupei. Mano patarimas yra ne pasirinkti parinktį, kurią naudojatės asmeniškai, o slaptažodį, kurį niekas negali naudoti atsekti į jūsų internetines sąskaitas ar bet kokias slaptas paskyras, kurias naudojate asmeniškai.
Patvirtinkite slaptažodį dar kartą.Slaptažodžiai yra didžiosios ir mažosios raidės, todėl įsitikinkite, kad slaptažodis išsaugomas / prisimenamas, nes slaptažodžio atkūrimo nėra, jei pamirštumėte ir failo atidarymo negalėsite pamiršti slaptažodį.
Kai užkoduotas, turėtumėte matyti, kad meniu parinktis turi šiek tiek fono spalvos, kad būtų nurodyta, kad šis dokumentas yra užšifruotas.
Kai jūsų paskirstymo grupės žmonės bando atidaryti užšifruotą dokumentą, bus paprašyta įvesti slaptažodį.
Nepateikus slaptažodžio, jie negalės atidaryti dokumento.
Apriboti leidimą
Ketvirtajame sąraše yra " Riboto leidimo " parinktis. Galite naudoti parinktį "Apriboti leidimą", kad apribotumėte, ką žmonės gali padaryti su dokumentu. Jei dokumentas yra jautrus, galite naudoti "Apriboti leidimus", kad apribotumėte jų redagavimą, kopijavimą ir spausdinimą.
Apribojimo leidimas naudoja "Windows Rights Management" klientą apribojimams įgyvendinti.
Gali būti paragintas įdiegti "Windows Rights Management " įrankį.Nesijaudinkite, eikite į priekį ir įdiekite jį iš patikimo šaltinio.Įdiegę galėsite konfigūruoti, ką žmonės gali padaryti su dokumentu.
Pridėti skaitmeninį parašą
Penktas sąrašas yra " Pridėti skaitmeninio parašo " parinktį.Skaitmeniniai parašai užtikrina dokumento vientisumą.Skaitmeninius parašus pagalvokite kaip popierinį parašą, bet patogiau atlikite elektroniniu būdu. Kai dokumentas turi skaitmeninį parašą, tai reiškia dokumento vientisumą ir pasitikėjimą.Tai būtų naudinga, jei platinsite dokumentą labai didelei auditorijai.
Paspauskite " Pridėti skaitmeninio parašo " parinktį, o "Word" pasirodys dialogo langas, kuriame galėsite ieškoti "Digital Signature" teikėjų "Office Marketplace".
Savo "Office Online Marketplace" turėtumėte rasti "Digital Signature" teikėją, kurį galite naudoti pasirašydami dokumentą.
paleidimo suderinamumo tikrinimo priemonė
Perskaitykime pirmiausia paskutinę parinktį " paleidimo suderinamumo tikrinimo ".Jei naudojate bet kokias "Word 2007" ypatybes ir įtariate, kad jūsų auditorija gali naudoti senesnes "Word" versijas, galbūt norėsite paleisti suderinamumo tikrintuvą, kad įsitikintumėte, jog jūsų dokumentą gali skaityti visa auditorija.
Word 2007 paleidžia iš anksto nustatytų suderinamumo patikrinimų rinkinį, ir jei jis nustato bet kokius suderinamumo problemas, jis juos išvardys aukščiau pateiktame dialoge, jei ne, jūs galite perkelti į paskutinį žingsnį prieš platindami dokumentą.
Pažymėti kaip galutinį
Tai turėtų būti paskutinis žingsnis, kurį norėjote sekti, prieš platindami dokumentą grupei. Kadangi pavadinimas nurodo, kad šis veiksmas pažymės dokumentą, jis bus pažymėtas kaip paskirstytas.
Kadangi šiame dokumente atliekami reikšmingi dokumento pakeitimai, bus paprašyta įsitikinti, kad norite pažymėti dokumentą kaip galutinį.
Kai dokumentas yra pažymėtas kaip "Galutinis", dokumentas negali būti redaguojamas ir bus išvalytas iš bet kokių įrodymų rodymų, komentarų ir tt
galutiniai dokumentai į juostos būsenos juostą gauti naują piktogramą, kuri daugiau atrodo kaip popierinis popierius.
Pasirengimas platinti dokumentą padės išvengti tam tikrų akivaizdžių klaidų, kurias jūs padarote platindami dokumentą didelę žmonių grupę.Jums nereikia laikytis visų žingsnių;o jūs galite pasirinkti ir pasirinkti, kurį norėtumėte / norėtumėte."Word 2007" yra pakankamai lankstus, kad galėtumėte daryti tai, ko jūs paprašysite, kad jis parengtų platinimo dokumentą.
Tikiuosi, kad jums tai naudinga, ir tikiuosi, kad pasinaudosite "Word 2007" gebėjimu tinkamai užbaigti dokumentą prieš platinimą.Jei turite kokių nors klausimų ar komentarų, praneškite man komentarus.