17Aug
"Paprastas biuras", kurį mums pažadėjo, atrodo, niekada atvyksta daugeliui žmonių.Tačiau realybė yra tai, kad šiandien yra elektroninės biuro, jei norite pasinaudoti ja.
Jei vis dar esate kas nors, kuris spausdina el. Laiškus, tinklalapius ir kitus dokumentus, galite sustabdyti dabar. Galite geriau susipažinti su savo informacija ir greičiau ją pasiekti - negalima ieškoti žodžių fizinio popieriaus lapuose.
Byla prieš spausdinimą
Spausdinimas yra brangiai kainuojantis ir nepatogus, reikalaujant dažnai brangių rašalo kasetės, spausdintuvo popieriaus ir naujų spausdintuvų, kai tas pigus rašalinis spausdintuvas neišvengiamai nepavyksta. Visa tai popierius tampa netvarkinga, kuri turi būti tinkamai organizuota arba niekada negalėsite rasti to, ko ieškote. Negalite prieiti prie jo, kai esate toli nuo savo biuro, negalite ieškoti kitoje vietoje, o jūs turite tik vieną kopiją, kad susidūrėte su tuo, jei kas nors atsitiks.
Spausdinimas buvo reikalingas, kai kompiuteriai buvo sunkūs plytos, pritvirtintos prie stalų.Dabar mes vaikštinėjame kompiuteriais kišenėse, planšetiniuose kompiuteriuose, kurie gali apytiksliai sutalpinti popieriaus lapo dydį, ir debesies paslaugas, kurios gali atsarginę kopiją ir sinchronizuoti visus jūsų dokumentus visuose jūsų įrenginiuose. Jūs galite ieškoti dokumentų, kuriuos išsaugojote su jose esančiais žodžiais, todėl nereikia nustatyti ir valdyti sudėtingos padavimo sistemos.
Kaip nepaspausdinti
Mes, geeks, galbūt nustojo spausdinti seniai, tačiau ten yra daug žmonių, kurie vis dar spausdina laiškus ir tinklalapius reguliariai. Mes stengiamės pasiūlyti keletą patarimų, kaip jus nukreipti nuo spausdintuvo ir į naują būdą taupyti ir organizuoti informaciją, kuri yra prasminga.
- Sukurkite skaitmeninių failų kabinetą : pirma, jūs norėsite nuspręsti, kur išsaugoti dalykus, o ne juos spausdinti. Tai padeda turėti vientisą vietą, kurioje viską galite sutaupyti. Rekomenduojame naudoti tam tikrą debesų paslaugą, kuri sinchronizuojasi visuose jūsų įrenginiuose, kad galėtumėte juos pasiekti išmaniuosiuose telefonuose, planšetiniuose kompiuteriuose ir kompiuteryje. Daugelis žmonių naudoja "Evernote" kaip jų archyvą visiems savo pastaboms ir dokumentams, tačiau taip pat galite pasirinkti išsaugoti debesies saugojimo paslaugą, tokią kaip "Dropbox", "Google" diskas arba "Microsoft OneDrive".Jei tikrai norėtumėte vietinio saugojimo, galite išsaugoti savo failus į vieną aplanką savo kompiuteryje, tačiau įsitikinkite, kad atsarginę kopiją.Tai bus mažiau patogu, nes turėsite rankiniu būdu kopijuoti failus į kitus įrenginius, jei norite juos peržiūrėti kitur.
- Spausdinti į PDF . Galite spausdinti į PDF rinkmeną viską, ką galbūt norėsite spausdinti - ar tai yra kvitas, dokumentas, elektroninis paštas ar tinklalapis. Pirma, "Windows" kompiuteryje turėsite įdiegti PDF spausdintuvą.Tada galite spausdinti kaip įprasta, pasirinkę virtualų PDF spausdintuvą.Jūs gausite failą, kurį galėsite laikyti kažką panašaus į "Evernote" arba "Dropbox".
- Spausdinimo el. Laiškai : El. Laiškus galima spausdinti PDF formatu taip pat. Taip pat galite pabandyti juos startuoti( jei naudojate "Gmail") arba pridedate juos į specialų aplanką ar etiketę, į kurią vėliau galite nukreipti. Galite vėliau pasiekti šiuos el. Laiškus iš bet kurio įrenginio naudodami el. Pašto programą - nereikia spausdinti.
- spausdinimo tinklalapių : jei spausdinate tinklalapius, norėdami juos perskaityti vėliau, galite juos spausdinti vietoj PDF.Taip pat galite juos pažymėti, kad galėtumėte juos peržiūrėti vėliau( jūsų žymos gali sinchronizuoti visose jūsų įrenginiuose).Jei norite vėliau perskaityti tinklalapį, naudokite paslaugą, tokią kaip "Pocket" arba "Instapaper", norėdami sukurti norimą skaityti medžiagos sąrašą.Tokios paslaugos imasi tinklalapio, paverčia ją skaitymu, tik tekstiniu straipsniu ir net saugo jį neprisijungus mobiliuosiuose įrenginiuose, kad vėliau galėtumėte perskaityti tinklalapį be spausdinimo.
- Spausdinimo žemėlapiai : neturėtumėte spausdinti žemėlapių, jei turite sumanųjį telefoną su GPS.Jei naudojate "Google" žemėlapius, galite prisijungti prie "Google" žemėlapių programos ir peržiūrėti savo kompiuteryje esančių "Google" žemėlapių svetainės atliktų paieškų sąrašą.Žinoma, galite tiesiog atspausdinti žemėlapį į PDF.
- faksogramų siuntimo dokumentai : kai kurie kalcifiuoti seni verslas vis dar reikalauja faksogramų.Galite naudoti tokią paslaugą kaip "HelloFax" siųsti faksogramas internete."HelloFax" siūlo penkis nemokamas faksogramas per mėnesį - tai turėtų būti daugiau nei pakankamai namų vartotojams, kurie tik kartais turi faksu verslą.
- Kai kas nors reikalauja spausdintų dokumentų : deja, kai kurios organizacijos vis dar reikalauja spausdintų dokumentų.Tai tiesiog nėra. Jei jie nepriims PDF el. Paštu, gali tekti atspausdinti.
- Ką daryti su senais popieriniais dokumentais : lengviau pradėti verslą elektroniniu būdu, o ne nuspręsti metodiškai konvertuoti visus senus popierinius dokumentus į skaitmenines versijas - tai gali būti daug darbo. Nepaisant to, galite nuskaityti senus dokumentus į PDF failus su skaitytuvu.
Jūsų skaitmeninių failų naudojimas
Jūsų skaitmeninė darbo aplinka dabar turi daugybę popieriaus privalumų:
- Backup : jūsų failai yra atsarginę kopiją, jei juos saugote naudodami paslaugą, tokią kaip "Evernote", "Dropbox", "Google" diskas arba "SkyDrive".Jei jūsų namas sudegs, jūs neprarasite svarbių dokumentų.
- Paieška : Jūs galite lengvai ieškoti visuose savo elektroniniuose dokumentuose, norėdami rasti reikalingus dokumentus, nenuspėję kalnų popieriaus."Evernote", "Dropbox", "Google" diskas, "SkyDrive", net "Windows" - visi jie turi visas funkcijas palaikančias funkcijas.
- prieiga visur : jūsų popierius galima pasiekti bet kur, kur esate, iš kompiuterio, išmaniojo telefono ar planšetinio kompiuterio. Jei esate išjungtas ir turite ieškoti kažko, galite tai padaryti iš savo išmaniojo telefono, o ne namo ir kasti per savo dokumentus.
- Nėra gudrybės : nereikia nerimauti dėl dokumentų saugojimo, organizavimo, vietos ir deklaravimo.
- Spausdinimo išlaidos nėra: Jei jums nereikės nusipirkti brangių rašalo, pigių spausdintuvų ir spausdintuvo popieriaus krūvos, sutaupysite pinigų.
Žinoma, kai kurie dokumentai gali būti pernelyg jautrūs, kad juos būtų galima saugoti internete. Tokiose situacijose visada galite naudoti šifravimą - sukurkite užkoduotą konteinerį ir išsaugokite jį "Dropbox", "Google" diske ar "SkyDrive" paslaugoje.Žmonėms reikės slaptažodžio, kol jie galės susipažinti su jūsų dokumentais."
Image Credit": "Sarah Kolb-Williams" "Flickr", "Flickr" filmas, "Flickr
" jeremyfoo