25Aug
Foto door ollily
Wees niet bang om geen tijd te hebben om al uw financiële transacties moeizaam in te voeren in een gecompliceerd rekenblad of programma. Het enveloppesysteem voor het bijhouden van financiële gegevens is onderhoudsarm, kosteneffectief en eenvoudig te implementeren in korte tijd. Het enige dat u nodig hebt, zijn enkele enveloppen, een rubberen band, een pen, een sharpie, een markeerstift, een opbergdoos, een uur aan het einde van de maand en alle ontvangsten van de maand.
Het enveloppesysteem is een eenvoudige en leuke manier om uw bonnen op te slaan, te organiseren en op te slaan en om betrouwbare financiële gegevens bij te houden.
Stap 1: Bewaar al uw ontvangsten gedurende de maand
Ontvang de hele maand een bon voor elke aankoop die u doet. Als een kassier je geen ontvangstbewijs geeft, vergeet dan niet te vragen. Zorg er bij het online kopen voor dat u de bonnen onmiddellijk afdrukt. Als je kunt, druk ze dan af op dun papier en formatteer ze zodat ze qua vorm en grootte vergelijkbaar zijn met normale bonnen.
Bewaar uw bonnen in uw portemonnee tot ze overlopen en dump ze vervolgens thuis in een speciale envelop. Zorg ervoor dat u de envelop zoiets labelt als "Current Receipts" en bewaar deze op een veilige en gemakkelijk toegankelijke locatie.
Stap 2: uw ontvangsten organiseren aan het einde van de maand
Voordat u uw administratie op een ordentelijke manier kunt opslaan, moet u de ontvangstbewijzen organiseren. En voordat u ze kunt ordenen, moet u elke bon afzonderlijk finaliseren.
Doorloop ze allemaal en markeer:
- De datum
- Het totaal uitgegeven( of terugbetaalde bedrag)
- Het soort transactie( bijv. Contant geld, bankpas, cheque, geschenkbon)
Zorg ervoor dat u een lichte markeerstift gebruikt zodat de inktvan de bon nog steeds zichtbaar. Sommige bonnen hebben zeer lichte inkt die vervaagt zodra ze is gemarkeerd. Markeer in dat geval eenvoudigweg onder de informatie in een rechte lijn zodat deze niet in de informatie komt.
Noteer, na het markeren, notities direct op de ontvangsten indien nodig:
- Noteer fiscale aftrekbare kosten die bedrijfsgerelateerd kunnen zijn of voor het goede doel
- Nootretouren, waarom ze zijn gemaakt, hoeveel geld is terugbetaald en de nieuwe netto totalen
- Label alle bonnen waar het niet meteen duidelijk is waar de aankoop is gedaan, aan wie het is gemaakt, of waarom het is gemaakt
- Noteer alle diverse opmerkingen die u zullen helpen om betere records te bewaren, mogelijk toekomstig rendement te maken, budget in de toekomst, eneen betere consument zijn( door bijvoorbeeld op te merken dat het gebruik van een bepaalde kortingsbon u de helft heeft bespaard, wanneer een grote verkoop plaatsvond, enz.)
Als u vindt dat er onvoldoende ruimte is op een bepaald ontvangstbewijs voor het maken van deze aantekeningen, schrijf ze dan op eenklein stukje papier en niet aan de achterkant van de bijbehorende bon. Zorg ervoor dat u een herinnering op de kassabon zelf schrijft om naar de extra opmerkingen op de volgende pagina te verwijzen.
Hier ziet u hoe een definitieve bon eruit moet zien( merk op dat deze niet in de winkel zit voor andere bonnen eronder):
Als u klaar bent met het maken van notities, organiseert u de batch in chronologische volgorde en geniet. U kunt ook een paperclip gebruiken. Het maakt niet uit of u in plaats daarvan omgekeerde chronologische volgorde gebruikt( met de meest recente ontvangsten bovenaan), maar wat u ook kiest - houd het consistent. Anders vindt u het moeilijk om individuele bonnen later te vinden wanneer u tussen twee verschillende bestelsystemen moet schakelen.
Stap 3: uw ontvangsten opslaan met behulp van enveloppen en kaders
Zodra u de maandelijkse batch van kassabonnen hebt voorbereid, plaatst u deze in een envelop. Mogelijk moet u enkele bonnetjes folden zodat de batch past. Overweeg een kleurcodering van een envelop voor het seizoen of de maand als dat u helpt georganiseerd te blijven.
Vouw vervolgens de envelop dicht( zonder hem te sluiten) en draai hem om. Gebruik een zwarte of donkerkleurige sharpie om de envelop te labelen. Volg het onderstaande voorbeeld, met de maand en het jaar in de linkerbovenhoek, of label op een manier die gemakkelijker voor u is om mee te werken.
Zodra u meer dan een maand hebt verzameld, stapel de enveloppen dan in chronologische volgorde( houd deze consistent met de bestelling die u hebt voor de eigenlijke bonnen).Leg een elastiek rond de bundel.
Aan het eind van het jaar ontvangt u al uw financiële gegevens gebundeld in twaalf enveloppen. Over meerdere jaren verzamel je meerdere bundels.
Bewaar uw envelopbundels in een doos. Houd de doos ergens veilig en gemakkelijk toegankelijk. In de loop van de tijd kun je meerdere vakken verzamelen, die gemakkelijk kunnen worden gestapeld en opgeslagen. En wanneer u naar uw financiële gegevens moet verwijzen, zullen ze gemakkelijk te vinden en te benaderen zijn.
Het is ideaal om een visueel aantrekkelijke doos te gebruiken die uw financiële doelen vertegenwoordigt. De doos in het onderstaande voorbeeld toont comfortabele stoelen op een ontspannen strandtafereel, omdat meer vakantietijd een van de maatstaven is voor financieel succes.
Met het eenvoudig te implementeren enveloppesysteem kunt u al uw financiële gegevens op één plaats bewaren met weinig moeite. En u kunt het leuk houden door gekleurde pennen, markeerstiften en enveloppen te gebruiken en een visueel aantrekkelijke doos die u op financieel succes houdt!