Hoe de "leesbaarheid" van uw schrijven in Microsoft Word of Outlook te testen

Microsoft Word en Outlook hebben lang de mogelijkheid gehad om "leesbaarheids" -statistieken te bekijken voor wat u schrijft, zodat u weet hoe eenvoudig of ingewikkeld u schrijft. Dit kan ertoe bijdragen dat uw schrijven leesbaar genoeg is voor uw beoogde doelgroep.

In oudere versies van Word was de functie slechts één klik verwijderd van uw statusbalk. In versies die met 2013 beginnen, moet u de functie eerst inschakelen en vervolgens toegang krijgen door een spelling- en grammaticacontrole uit te voeren.

Spelling en grammatica controleren in Word en Outlook gebeurt in het Proofing Panel en biedt een redelijk solide manier om documenten te proeflezen. Er zijn enkele betere invoegtoepassingen voor grammatica-controle voor Office, maar zelfs als u deze hebt ingeschakeld, moet u de ingebouwde grammaticacontrole nog steeds inschakelen om de leesbaarheidsstatistieken te kunnen gebruiken. Of dat de moeite waard is, is helemaal aan jou. En als u het niet erg vindt dat grammaticacontrole actief is, maar u liever niet laat afleiden door de kronkelende onderstrepingen terwijl u werkt, kunt u de spelling- en grammaticacontrole altijd uitschakelen terwijl u typt.

Leesbaarheidsstatistieken inschakelen

Om leesbaarheidsstatistieken in Word te openen, moet u eerst de functie inschakelen. Klik in Word op het tabblad Bestand en klik vervolgens op Opties. Selecteer het tabblad Proeftypen in het venster Opties. Schakel de selectievakjes 'Grammatica controleren met spelling' en 'Leesbaarheidsstatistieken weergeven' in. Klik op OK als u klaar bent.

Het proces is vergelijkbaar in Outlook. Klik op het tabblad Bestand en vervolgens op Opties. Selecteer in het venster Opties het tabblad E-mail en klik vervolgens op de knop "Spelling en autocorrectie".

Selecteer in het venster Editoropties het tabblad Proeflezen. Schakel de selectievakjes 'Grammatica controleren met spelling' en 'Leesbaarheidsstatistieken weergeven' in en klik vervolgens op OK.

Merk op dat zowel in Word als in Outlook je de opties voor het controleren van spelling- en grammaticafouten tijdens het typen kunt deselecteren als je dat storend vindt.

Leesbaarheidsstatistieken weergeven

Nu u leesstatistieken hebt ingeschakeld, is het eenvoudig om de leesbaarheidsscore van een document of een selectie van tekst te controleren. Het enige wat u hoeft te doen is een spelling- en grammaticacontrole uitvoeren. U kunt specifieke tekst selecteren om te controleren of ervoor zorgen dat niets is geselecteerd om het hele document te controleren. Start een spelling- en grammaticacontrole door op F7 te drukken of door op de knop Proberen te klikken in de statusbalk onder aan het venster.

Voer de spelling- en grammaticacontrole uit en wanneer u klaar bent, verschijnt het Leesbaarheidsstatistieken-venster.

Het venster toont enkele basisstatistieken zoals het aantal woorden en tekens, samen met enkele gemiddelden zoals zinnen per alinea. In het gedeelte Leesbaarheid ziet u twee scores: Flesch Reading Ease en Flesch-Kincaid Grade Level. Beide scores zijn gebaseerd op formules die rekening houden met de gemiddelde lengte van de zin( ASL) en de gemiddelde lettergrepen per woord( ASW).

• Flesch leesgemak .Deze score beoordeelt de leesbaarheid van uw tekst op een 100-puntsschaal, waarbij hogere scores gemakkelijker te lezen zijn. Scores van 0-60 worden doorgaans beschouwd als een universitair of graduate niveau en redelijk moeilijk te lezen. Scores van 60-80 worden beschouwd als redelijk eenvoudig te lezen en te schrijven in gewoon Engels. De meeste professionele documenten vallen binnen dit bereik. Hogere scores dan 80 worden beschouwd als gemakkelijk te lezen voor kinderen.
• Flesch-Kincaid Niveau Niveau .Deze score beoordeelt de leesbaarheid van tekst op basis van Amerikaanse schoolniveau's. Een score van 4,0 betekent bijvoorbeeld schrijven dat kan worden begrepen door een vierde beoordelaar. De meeste professionele documenten vallen ergens in het bereik van 7.0-11.0.

En als je de wiskunde achter dingen wilt weten, is de formule die wordt gebruikt voor het bepalen van de Flesch Reading Ease-score:

206.835 -( 1.015 x ASL) -( 84.6 x ASW)

De formule die wordt gebruikt bij het bepalen van de Flesch-Kincaid Grade Level-scoreis:

( .39 x ASL) +( 11.8 x ASW) - 15.59

En dat is alles! Het is een eenvoudige functie om in te schakelen en te gebruiken, en hoewel je misschien niet alles wat je schrijft op leesbaarheidscores wilt baseren, kunnen ze nog steeds een handig hulpmiddel zijn om ervoor te zorgen dat je met je schrijven de juiste doelgroep bereikt.