10Sep
Microsoft Office slaat verborgen metagegevens op in uw Office-documenten, inclusief hoe lang u eraan heeft gewerkt, de naam van iedereen die aan het document heeft gewerkt, wanneer het document is gemaakt en zelfs eerdere versies van het document.
Voordat u Office-documenten openbaar publiceert of naar iemand verzendt, wilt u waarschijnlijk controleren welke verborgen informatie het document bevat en de gevoelige gegevens verwijderen. Deze metadata kunnen inbreuk maken op uw privacy of mogelijk gênant zijn.
Verborgen gegevens weergeven en verwijderen
Klik op Office 2013 of Office 2010 op het menu Bestand, klik op Info en het hulpmiddel Document inspecteren zal zich op de voorgrond bevinden en u informeren over de mogelijk gevoelige informatie die het document bevat. Deze informatie is meer voor de hand liggend dan in oudere versies van Office, maar het is nog steeds gemakkelijk te missen als u er niet van op de hoogte bent Office voegt deze gevoelige gegevens aan uw documenten toe.
Klik op Office 2007 op de Office-bolknop op het lint, wijs Voorbereiden aan en klik op Document inspecteren.
Om de verborgen metadata in het document te bekijken, klikt u op de knop Controleren op problemen, klikt u op Document inspecteren en kiest u de soorten metagegevens waarvoor u het document wilt onderzoeken. U kunt alle geselecteerde opties gewoon verlaten om het document voor alle soorten metagegevens te bekijken.
Klik op Inspecteren en Office zal het document onderzoeken op metadata. Klik op de knop Alles verwijderen naast een type metagegevens om deze te verwijderen.
Merk op dat je de meeste van deze metadata niet kunt herstellen na het verwijderen ervan. Om deze reden raadt Microsoft aan een nieuwe kopie van het document te maken( gebruik de functie Opslaan als) voordat de metagegevens worden verwijderd en het document wordt gepubliceerd. Je hebt dan een kopie van het document met de metadata. Als u deze metadata helemaal niet wilt, kunt u deze gewoon verwijderen zonder u zorgen te maken over het behoud van een kopie.
Welk type metagegevens worden opgeslagen op kantoor?
Office slaat documenteigenschappen op, waaronder details zoals de auteur, het onderwerp, de titel, de datum waarop u een document hebt gemaakt, wanneer u dit het laatst hebt gewijzigd en hoe lang u aan het document hebt gewerkt. Deze eigenschappen bevatten ook de naam van elke sjabloon die u gebruikte tijdens het maken van het document, e-mailheaders en andere gerelateerde informatie. Dit kan mogelijk gênant zijn - u kunt bijvoorbeeld een TPS-rapport naar uw baas sturen en zeggen dat u de hele dag alleen aan het werk bent geweest. Maar de metagegevens kunnen onthullen dat je maar een paar minuten aan het TPS-rapport hebt gewerkt, hebt samengewerkt met andere mensen en dat je een sjabloon hebt gebruikt met de naam "Nutteloze TPS-rapportsjabloon" bij het maken ervan. Erger nog, er zijn nog andere implicaties voor de privacy - misschien wilt u een document op internet publiceren zonder dat uw naam hieraan is gekoppeld, maar uw naam zal standaard in de eigenschappen van het document verschijnen.
Kopteksten, voetteksten, watermerk en tekst die is opgemaakt als verborgen tekst, kunnen ook worden opgenomen, maar verschijnen niet als u een korte samenvatting van het document maakt. De tool vertelt u of uw document deze informatie bevat.
Als u met anderen hebt samengewerkt tijdens het schrijven van het document, bevat het nog meer gegevens. De metagegevens tonen de namen van iedereen die aan het document heeft gewerkt, evenals eventuele opmerkingen, revisiemarkeringen, inktannotaties en eerdere versies van het document. Als u een document publiceert waaraan u hebt gewerkt, wilt u waarschijnlijk al deze gegevens verwijderen in plaats van deze te delen.
Office stoppen met opslaan metagegevens
Helaas moet u het hulpprogramma Documentinspector gebruiken om vertrouwelijke gegevens uit elk afzonderlijk document te verwijderen voordat u het publiceert of met iemand deelt. Er is geen ingebouwde manier om deze informatie tegelijkertijd uit meerdere documenten te verwijderen, en er is ook geen Office-brede instelling om te voorkomen dat Office deze gegevens op documenten toepast.
U kunt echter elke keer dat u een bestand opslaat automatisch de metagegevens verwijderen. U moet deze instelling toepassen op elk document dat u gebruikt. Het is een documentspecifieke instelling en geen systeembrede instelling.
Om te voorkomen dat Office samen met uw documenten metadata bewaart, klikt u op het menu Bestand, kiest u Opties en selecteert u de categorie Vertrouwenscentrum. Klik op de knop Instellingen van het Vertrouwenscentrum en selecteer Privacyopties. Schakel de optie 'Persoonlijke gegevens verwijderen uit bestandseigenschappen bij opslaan' in. Als het grijs wordt weergegeven, klikt u op de knop Documentinspectie hieronder, voert u de Documentinspector uit en verwijdert u alle persoonlijke gegevens van het document. Klik vervolgens op het selectievakje.
Onthoud dat je deze optie voor elk document apart moet wijzigen.
Deze informatie kan nuttig zijn en een deel ervan is zelfs cruciaal voor samenwerking of voor bedrijven om bij te houden wie aan een document heeft gewerkt. Maar wanneer het tijd is om het document te publiceren, wilt u deze metadata waarschijnlijk verwijderen.