Kortere tijd besteden aan het verzenden en ontvangen van e-mail

Foto door H is voor Home

E-mail kan de communicatie vergemakkelijken, maar het kan ook uw tijd verlengen. Leer hoe u inkomende e-mail verwerkt en uitgaande e-mail schrijft om tijd te besparen.

Volgens een enquête uit 2005 bleek uit interviews met werknemers dat door de tijdverspilling bij e-mail een onderneming met 10.000 werknemers een geschatte $ 152 miljoen aan lonen per jaar kwijtraakte.

Email heeft duidelijk zijn nadelen. Onduidelijke e-mails leiden werknemers af van belangrijke werkgerelateerde taken, cloud-communicatiekanalen en creëren vaak extra werk. Vermijd de valkuilen van e-mail door de onderstaande suggesties te volgen.

Hoe inkomende e-mail uw tijd kan verspillen

Foto door Dvortygirl

Er zijn veel soorten e-mailberichten die uw tijd kunnen verspillen. Degenen die:

• uit meerdere berichten konden worden gereduceerd en samengevoegd tot een uitgebreide
• Niet rechtstreeks op u betrekking hebben
• Heeft betrekking op u maar niet op een directe manier, waardoor u niet zeker weet hoe of wat u moet reageren( en eetup-time)
instagram viewer
• Richt u niet om enige actie te ondernemen( wat niet productief is)
• Afleiden en / of moedigen u aan om tijd op het web te verspillen
• Zijn niet geschikt voor de e-mail en logischer door een dynamisch communicatiekanaal zoalseen zakelijke vergadering of een indeling die meer geschikt is voor de inhoud( zoals een document met alleenstaande informatie)

Efficiënte verwerking van inkomende e-mail

Om e-mails efficiënt te kunnen lezen en verwerken, moet u zich concentreren op twee dingen: het uitzoeken van debericht van de e-mail( of het ontbreken van) en beslissen welke actie moet worden ondernomen.

Stap 1: Zoek het bericht( of gebrek) uit

Telkens u een nieuw e-mailbericht leest, moet u zo weinig mogelijk tijd nemen om dit te achterhalen:

• Of de spreker u rechtstreeks of onrechtstreeks aanspreekt
• Of de spreker u heeft verteld wat zijverwacht van u
• Of dat op een duidelijke manier wordt gedaan
• Of het algehele bericht relevant voor u is
• Of het algehele bericht geschikt lijkt, gezien de context van uw relatie met de afzender( of het ontbreken van, als ze een bedrijf proberen te initiërenrelatie bijvoorbeeld)

Dit zal u helpen na te gaan wat het bericht van de e-mail is en hoe u wilt reageren. Dat wil zeggen, als u van plan bent om te reageren in de eerste plaats.

Het is vooral belangrijk om op te merken of de spreker een of meer dingen doet waardoor je kostbare tijd kunt verspillen, zoals:

• Onduidelijk zijn over wat ze proberen te zeggen
• Taal gebruiken op een verwarrende of eufemistische manier om te voorkomen dat er gesproken wordtconcrete termen( bijv. "Ik denk dat we op een bepaald moment een hart in ons hart moeten hebben" versus "Kun je me deze week bellen zodat we aan de telefoon kunnen praten over iets belangrijks?")
• Wandelend of aflopend onderwerp
• Inclusief informatie datis geen van uw zaken, ongepast, beledigend of incoherent
• Cc of bcc'ing u op berichten die niet relevant voor u zijn
• Herhalen van hetzelfde bericht via verschillende e-mails, of herhalen wat al is behandeld in eerdere mededelingen anders dan e-mail
• Schrijven over iets dat je al hebt besproken en opgelost - op een vergeetachtige of onzorgvuldige manier

In dit soort situaties, weesvooral voorzichtig om te reageren op een effectieve manier die de hoeveelheid tijd die u aan de communicatie besteedt minimaliseert. Omdat het eenvoudig is om de bovenstaande dubbelzinnige e-mailscenario's uw tijd te laten leegmaken.

Stap 2: Bepaal welke actie moet worden ondernomen

Nadat u weet waar het bericht over gaat, moet u de meest productieve manier vinden om te reageren. Hier zijn enkele typische antwoorden:

• Het gesprek verplaatsen naar een beter communicatiemiddel zoals telefoon- en conferentiegesprekken
• Reageren op een terugkerende vraag die door meerdere mensen wordt gesteld - niet via e-mail - maar via een medium met meer informatie dat kan worden gedeeld, zoals een Google Doc
• Notreageren op berichten die niet duidelijk maken wat de spreker van u verwacht( zelfs als het een beetje onbeleefd aanvoelt)
• Onduidelijke berichten aanpakken met directe en korte concrete vragen, zoals: "Wanneer u wilt dat het rapport wordt voltooid door? "Of" Hoe zou je willen dat ik een bijdrage leverde aan dit project? "
• De telefoon opnemen en de persoon bellen wanneer een drama of een communicatiestoornis begint te gebeuren - het uitlezen via e-mail duurt slechts langer en kan het conflict

intensiveren3: Ga terug naar de taak

Het belangrijkste is dat u, nadat u op een e-mail reageert( dit kan bestaan ​​uit niet reageren en in plaats daarvan het bericht verwijderen), yoje moet weer op je taak ingaan. Ga naar de volgende e-mail die in je inbox wacht, of schakel over en ga terug naar daadwerkelijk werk, in plaats van te reageren op de verzoeken van andere mensen.

Hoe e-mail verzenden kan uw tijd verspillen

-foto door Adikos

Bovendien zijn er vele soorten e-mailberichten die u verzendt en die uw tijd kunt verspillen. Degenen die:

• onnodig zijn ingepast in verschillende berichten, die elk tijd en gedachte vergt om op maat te maken, in plaats van één allesomvattend
• Hebben geen directe relatie met de ontvanger, wat een verspilling van moeite is van uw kant
• Zijn nietduidelijk genoeg, en put uit lange e-mailconversaties en / of misverstanden, of helemaal geen productieve actie( wat betekent dat je later tijd moet besteden aan het opnieuw starten van het gesprek)
• Richt de ontvanger niet om enige actie te ondernemen, dat isonproductief
• De ontvanger afleiden en stimuleren tijd te verspillen op het web - wat inhoudt dat hij hetzelfde van u stimuleert
• Zijn niet geschikt voor het e-mailformaat, maar kunnen beter worden gecommuniceerd via real-time conversatie of door een document met instructies of informatie, zoalsals handleiding, blogartikel, FAQ-pagina, bedrijfsrapport of PowerPoint-presentatie

Efficiënt e-mail verzenden

E-mails schrijvendie op de lange termijn uw tijd niet verspillen( om nog maar te zwijgen over de tijd van uw ontvanger), u moet zich concentreren op vijf dingen: een duidelijk bericht overbrengen, uw ontvanger vragen om stappen te ondernemen, een goede structuur gebruiken, bewerken voordat u op verzenden drukt,en effectief opvolgen.

Stap 1: Krijg duidelijk zicht op uw bericht

Voordat u een e-mail opstelt, moet u eerst een duidelijk beeld krijgen van het bericht. Bepaal:

• Wat u wilt communiceren
• Waarom u het wilt communiceren
• Welke actie wilt u dat uw ontvanger doet
• Hoe kunt u hen het beste overhalen om dergelijke maatregelen te nemen?

Hier zijn enkele veel voorkomende redenen om e-mails te verzenden:

• Om iemand te herinneren aaneen deadline
• Om iemand schriftelijke instructies te geven over een taak
• Om een ​​snelle vraag te stellen die adequaat kan worden beantwoord door te schrijven
• Om een ​​snelle vraag te beantwoorden die adequaat kan worden beantwoord door te schrijven
• Tijdgevoelige informatie door te geven
• Beschikbare data aanbiedenvoor het plannen van een vergadering
• Opvolgen na een vergadering en waardering tonen

In al deze voorbeelden, behalve de laatste, wilt u dat uw ontvanger enige actie onderneemt( zelfs als dat alleen maar op u reageert).

Soms lijkt de actie geen actie. Misschien wilt u:

• Geef een fooi voor uw medewerker
• Laat uw vrienden weten dat u veilig bent geland op uw reisbestemming
• Geef een korte update over hoe het met u gaat op uw nieuwe bestemming en hoe u in de volgende bestemming kunt worden bereiktenkele weken

In elk van deze situaties vertel je je ontvanger niet om een ​​bepaalde actie te ondernemen. Het is echter impliciet dat van hen wordt verwacht dat ze geen actie ondernemen, zolang u de e-mail correct sluit, of op zijn minst door uw naam te ondertekenen. Ze begrijpen dat de communicatie eenvoudig kan eindigen met uw e-mail;dat ze niet hoeven te reageren.

Stap 2: vraag uw ontvanger Neem actiebare stappen

Om effectieve e-mails te schrijven die u tijd besparen, moet u ze actiegericht maken. En u moet ervoor zorgen dat uw ontvanger duidelijk is over welke actie van hem wordt verwacht.

Als je hier niet op mikt, maar je levensverhaal probeert te spellen of uitlegt waarom je op zoek bent naar het volgende iPhone-model in plaats van het nieuwste model te kopen, kun je tijd besparen omdat het schrijven van pennen veel moeite kostveel nadenken en tijd.

Concentreer u op het volgende wanneer u e-mail actiegericht maakt:

• Termijnen instellen
• Contingency plans schetsen
• Mogelijke opties bieden voor de volgende actie( bijvoorbeeld tijden waarop u beschikbaar bent voor een persoonlijke vergadering, locaties waar u beschikbaar bent om te ontmoeten)
• Een mening geven wanneer erom wordt gevraagd
• Een verzoek doen dat geschikt is om te schrijven en het is eigenlijk handiger om een ​​andere communicatiemethode te gebruiken
• Een reeks aanwijzingen geven voor een taak die uw ontvanger ermee heeft ingestemd om

uit te voeren Wees proactief en assertief bij het schetsenuitvoerbare stappen. Stel geen vragen met een open einde tenzij er geen andere optie is. Omdat open vragen het tegenovergestelde zijn van bruikbare inhoud.

Hier zijn enkele voorbeelden:

• In plaats van uw ontvanger te vragen om u hun planning te geven( en een e-mail te verspillen in het proces) - begin met het verzenden van uw beschikbare vergadertijden.
• In plaats van uw ontvanger te vragen wat zij van een bepaalde zakelijke beslissing vinden, schetst u de mogelijke beslissing en vraagt ​​u om constructief feedback;op die manier hoeven ze niet zelf iets te bedenken en hebben ze in plaats daarvan iets om met

te werken. U houdt e-mail actiegericht door duidelijke instructies aan de lezer te geven en de inhoud actiegericht in plaats van open te houden.

Het belangrijkste is dat u ervoor zorgt dat elke actie die u van uw lezer verwacht, duidelijk wordt gecommuniceerd. Ga er niet vanuit dat ze weten dat u deze week een vergadering wilt opzetten, alleen biedt u uw beschikbare tijden aan. Ga er niet vanuit dat ze weten voor welke taakopdracht uw instructies gelden. Geef het expliciet aan en laat hen weten wat je wilt dat ze doen.

Stap 3: Maak een goede structuur

Als u uw boodschap duidelijk gedefinieerd hebt en deze actiegericht hebt gemaakt, is het tijd om deze zo te organiseren dat die duidelijkheid en uw bruikbare verzoeken duidelijk worden.

Paragrafen: Een algemene regel die moet worden gevolgd, is het bijhouden van alinea's onder vijf zinnen. Het is niet alleen moeilijk om je te concentreren op lange paragrafen terwijl het lezen van het web, maar onhandige paragrafen geven de ontvanger de kans om focus te verliezen en misschien missen de belangrijkste punten. Dit leidt vervolgens tot slordige of overbodige reacties, wat het communicatiekanaal vertroebelt.

-zinnen: Gebruik de actieve stem bij het schrijven van zinnen. Houd de zinnen kort en to the point. Vermijd af te gaan op raaklijnen of onnodig uw redenering of gevoelens over dingen uit te leggen. Blijf in plaats daarvan bij de feiten en welke actie u aanvraagt ​​die uw ontvanger neemt.

Woorden: Probeer geen grote woorden of jargon te gebruiken, tenzij u weet dat uw publiek ze zal begrijpen. Vermijd moppen en culturele verwijzingen die misschien verkeerd worden begrepen, omdat alles dat gemakkelijk kan worden geïnterpreteerd een potentiële belemmering vormt voor effectieve communicatie.

Vermijd extra woorden en kwalificerende zinnen."Gezien de huidige situatie waarin dit momenteel gebeurt, denk ik dat het misschien verstandig is om. .." is een kwalificerende verklaring die niet alleen woorden en tijd verspilt, maar ook afleidt van de echte boodschap. Geef in plaats daarvan alleen uw aanbeveling op zonder deze te moeten kwalificeren.

Nog een voorbeeld: "Ik vroeg me af of ik het je kon vragen. .." Knip deze zin uit en stel gewoon de vraag. Het zal ook je zelfvertrouwen vergroten, omdat je niet onbewust toestemming zult vragen om proactief te communiceren.

interpunctie: Houd interpunctie eenvoudig. Kwalificerende woorden en zinsdelen zijn alleen efficiënt wanneer ze worden gebruikt om beleefdheid te betrachten door het initiëren van communicatie met iemand met wie je een zakelijke of persoonlijke relatie wilt hebben. In dergelijke gevallen wil je niet noodzakelijkerwijs te verschijnen, maar gebruik je beleefde zinnen om respect voor hun tijd te tonen.

Minimaliseer het gebruik van komma's - dit helpt je natuurlijk om de zinnen kort te houden. Voorkom lui op tekst geïnspireerd spreken, met overmatig gebruik van punt-stip-puntjes en opeenvolgende komma's. Gebruik in plaats daarvan je zinnen met correct Engels en gebruik contracties als het zinvol is, omdat ze het lezen beter laten verlopen.

Overweeg daarnaast om lijsten met opsommingstekens te onderstrepen en een streepjeslijn te gebruiken om hoofdsecties op te splitsen( die een of meer alinea's kunnen bevatten).

Bullet-punten en sectie-einden verbeteren de leesbaarheid van het web en helpen u uw boodschap duidelijker te organiseren.

Stap 4: Bewerken voordat u

verzendt Voordat u een e-mail verzendt, duurt het 1-2 minuten om het voor te lezen. Dit zal je helpen om fouten te maken of ongemakkelijke delen op te merken die je normaal gesproken niet persoonlijk zou zeggen. Verwijder die extra woorden en vereenvoudig interpunctie. Maak een opsomming van lijsten en verminder uw alinea's.

Wanneer u de volgende vragen met een "ja" kunt beantwoorden, bent u klaar om op "verzenden" te drukken:

• Is het bericht leeg?
• Zijn de verwachtingen uitvoerbaar en duidelijk vermeld?
• Kan mijn ontvanger mijn bericht ontvangen? Succes betekent dat zij weten welke reactie van hen verwacht wordt.
• Als de rollen omgekeerd waren, zou ik in staat zijn om dit bericht met succes te ontvangen?

Stap 5: Effectief opvolgen

Wees ook proactief in het opvolgen van uw e-mails. Als iemand niet reageert op een rechtstreeks verzoek, verspil dan geen tijd en vraag je af wat er is gebeurd. Stuur in plaats daarvan een beleefde maar directe follow-up e-mail om met hen in te checken. Pas de hierboven genoemde principes toe. En verspil niet teveel tijd aan het proberen om een ​​reactie te krijgen;als de ontvanger niet met je communiceert, weet dan wanneer je verder moet gaan of in persoon in de persoon moet komen.

Gebruik e-mail om tijd te besparen

E-mail kan u veel tijd besparen als u weet hoe u het efficiënt moet gebruiken. En dit geldt zowel voor het verzenden als voor het ontvangen van berichten.

E-mail kan het best worden gebruikt om bruikbare berichten te leveren die voldoende worden gecommuniceerd via het schrijven. Als u profiteert van de voordelen van e-mail en de vele tijdrovende valkuilen vermijdt, dient dit als een krachtig hulpmiddel.