9Jul
Omdat we tegenwoordig proberen een bedrijf te beheren, is het erg belangrijk om een organigram te hebben om alles overzichtelijk te houden. Hier laten we u zien hoe u er een kunt bouwen in Visio 2010.
Dit gastartikel is geschreven door onze vrienden tijdens Office 2010 Club .
Noodzaak van organigrammen
De noodzaak om organisatiekaarten te maken, wordt tegenwoordig onmisbaar, omdat bedrijven zich gaan richten op uitgebreide aanwervingen voor beschikbaarheid op grote schaal, toename van de productiviteit en gericht op diverse markten. Rekening houdend met deze rigoureuze verandering, kan het maken van een organigram belanghebbenden helpen de steeds groter wordende organisatiestructuur te begrijpen &hiërarchie met een gemak. Het toont de basisstructuur van de organisatie en definieert de relaties tussen werknemers die op verschillende afdelingen werken.
Opportunity, Microsoft Visio 2010 biedt een eenvoudige manier om een organigram te maken. Net als voorheen zijn orthodoxe manieren om organisatiehiërarchie op te sommen gebruikt voor het definiëren van de structuur van afdelingen, samen met communicatie mogelijk inclusief;horizontale en verticale communicatie. Om deze lijsten die de organisatiestructuur definiëren te transformeren naar een gedetailleerd diagram, bevat Visio 2010 een invoegtoepassing voor het importeren van Excel-spreadsheets, wat handig is om gegevens uit een spreadsheet te verwijderen en een organigram te maken.
Belangrijk is dat u zich niet hoeft te verwennen met een doolhof van het definiëren van organisatorische hiërarchieën en chalking-outstructuur, omdat u alleen de kolom &rij-headers, samen met de gegevens die u moet importeren en het zal automatisch een grafiek definiëren;organisatorische hiërarchieën met gespecificeerde inloggegevens van elke werknemer, gecategoriseerd in hun overeenkomstige afdelingen.
Organigrams maken in Visio 2010
Om te beginnen hebben we een Excel-spreadsheet met velden gemaakt, Naam, Supervisor, Aanwijzing, Afdeling en Telefoon .Het -veld Naam bevat de naam van alle werknemers die op verschillende afdelingen werken, terwijl het veld Supervisor de naam van supervisors of teamleiders bevat. Dit veld is van vitaal belang voor het maken van organigrammen, omdat het de basisstructuur definieert &hiërarchie in grafiek.
Start nu Visio 2010, ga naar het tabblad Weergave, klik onder het menu Add-ons, klik in de opties voor Bedrijfsinstellingen op Wizard Organigram.
Hiermee start u de wizard Organigram. Schakel in de eerste stap -informatie in die al is opgeslagen in een -optie voor een bestand of database en klik op Volgende.
Terwijl we het Excel-werkblad importeren, selecteert u de tweede optie voor het importeren van Excel-werkbladen.
Geef het Excel-bestandspad op en klik op Volgende om door te gaan.
In deze stap moet u de velden specificeren die feitelijk de structuur van een organisatie bepalen. In ons geval zijn dit Name & Supervisor -velden. Nadat u velden hebt opgegeven, klikt u op Volgende om door te gaan.
Als organigram is in de eerste plaats voor het tonen van de hiërarchie van afdelingen / werknemers die in de organisatie werken, samen met hoe ze met elkaar zijn verbonden, en wie toezicht houdt op wie. Als we dit beschouwen, zullen we in deze stap het veld Supervisor weglaten, omdat opname niet nodig is, omdat Visio automatisch de basisstructuur uitlijnt die is gedefinieerd in het Excel-blad. Voeg de rest van de velden onder de weergegeven velden categorie toe en klik op Volgende.
Kies nu de velden die u in de vormen van Organigram wilt opnemen en klik op Volgende.
Deze stap gaat over het doorbreken van het diagram in meerdere pagina's, als u te maken heeft met meer dan 100 werknemers, wilt u misschien het aantal pagina's opgeven waarop Organigram zal worden weergegeven. Maar in ons geval hebben we te maken met veel minder gegevens, dus we zullen inschakelen. Ik wil dat de wizard automatisch mijn organigram over de -paginaoptie breekt. Geef de naam op die u boven aan de pagina wilt weergeven. Als u minder dan 20 hiërarchieën hebt, voert u de naam van de hoogst gerangschikte werknemer in de organisatie in en klikt u op Voltooien om de wizard te beëindigen.
Het zal onmiddellijk een organigram maken buiten het gespecificeerde Excel-werkblad. De best gerangschikte medewerker wordt bovenaan het organigram getoond en houdt toezicht op verschillende medewerkers van verschillende afdelingen. Zoals hieronder getoond, beheert zijn directe ondergeschikten andere werknemers en zo verder.
Ga voor vooraanpassingen naar Org Chart tab, hier vindt u verschillende groepen om de hiërarchie van de Org Chart in te stellen en de posities van andere werknemers te beheren. Onder de Arrange -groep kunnen de arrangementen van vormen worden gewijzigd en kan eenvoudig door het diagram worden genavigeerd. U kunt ook het type van de positie wijzigen en ondergeschikten van de geselecteerde werknemer verbergen.
Vanaf Picture -groep kunt u een afbeelding van de werknemers, afdelingen, enz. Invoegen. Vanuit de synchronisatiegroep hebt u de mogelijkheid om een gesynchroniseerde kopie te maken en ondergeschikten van de geselecteerde werknemer uit te breiden. Onder Organisatiegegevensgroep kunt u de volledige lay-out van het organigram wijzigen van weergaveopties inclusief;vormweergave, scheidingslijn weergeven, geïmporteerde velden in- of uitschakelen, blokpositie wijzigen en kleuren vullen, etc.
Als u op een bepaald moment nieuwe posities moet invoegen of vacature wilt aankondigen, is Organigram stencil altijd beschikbaar op de linkerzijbalk. Sleep de gewenste organigramvorm naar de hoofddiagrampagina om de structuurintegriteit te behouden, d.w.z. voor het invoegen van ondergeschikten voor een specifieke werknemer, sleep de positievorm over het bestaande formuliervak voor werknemers.
We hebben bijvoorbeeld een consultant in de organisatie toegevoegd, die direct onder de CEO staat, om dit te handhaven, we hebben de Consultant -box gesleept en deze net over de CEO-box laten vallen om de directe ondergeschikte positie in te nemen.
Het toevoegen van details aan een nieuwe positie is een makkie, klik met de rechtermuisknop op het nieuwe positievak en klik op Eigenschappen.
Dit opent het dialoogvenster Shape Data, begint met het invullen van alle relevante informatie en klikt op OK.
Hier kunt u zien dat de nieuwe positie gemakkelijk kan worden ingevuld met alle opgegeven informatie. Het uitbreiden van een organigram vereist geen onderhoud van lange lijsten meer. Op het tabblad Ontwerp kun je ook verschillende ontwerpen uitproberen &lay-outs over organigram om het er flamboyanter en professioneler uit te laten zien.
Conclusie
Een organigram is een geweldige manier om gedetailleerde organisatorische hiërarchieën te tonen;met gedefinieerde referenties van werknemers, afdelingsstructuur, nieuwe vacatures, nieuw ingehuurde medewerkers, recent toegevoegde afdelingen, en toont vooral de handigste manier van interactie tussen verschillende afdelingen &werknemers, etc.