16Jul
Als je de stad uitgaat, wil je misschien een notitie plaatsen in je e-mail om mensen te laten weten dat je niet beschikbaar bent, of om contact met iemand anders op te nemen terwijl je weg bent.
De meeste e-maildiensten bieden een manier om een automatisch antwoord te sturen op inkomende berichten wanneer u niet beschikbaar bent om uw e-mail te controleren. Hier leest u hoe u een autoresponder voor de meest populaire e-maildiensten instelt.
Als het gaat om het instellen van een vakantie-responder, bevindt u zich in een van een paar boten:
- Of u hebt een Gmail-account, een Microsoft( outlook.com, live.com of hotmail.com) account of een Yahooaccount dat responders ondersteunt.
- U bent verbonden met een Microsoft Exchange Server en kunt de Out Of Office-assistent gebruiken.
- U hebt een POP3 / IMAP-e-mailaccount dat responders niet ondersteunt, bijvoorbeeld van uw internetprovider of een andere service.
We laten u zien hoe u een autoresponder inschakelt in Gmail, Yahoo, Windows 10 Mail( voor Microsoft-accounts), Outlook.com, Outlook voor Windows( voor IMAP- en POP3-accounts), Exchange en zelfs in Apple Mail voorMac( voor IMAP- en POP3-accounts).
Een afwezigheidsresponder instellen in Gmail
Voor diegenen onder u die een Gmail-adres hebben, of zelfs een klein bedrijf hebben dat Google Apps gebruikt, is het opzetten van een autoresponder in Gmail eenvoudig. Meld u aan bij uw Gmail-account, klik op het menu Instellingen in de rechterbovenhoek van uw scherm en selecteer Instellingen. Wanneer de pagina Instellingen op een nieuw tabblad wordt geopend, scrolt u omlaag totdat u een gedeelte met de naam Vakantie-antwoordapparaat ziet. De opties zijn zeer intuïtief. Schakel eenvoudig de Vacation responder in, selecteer de eerste dag en de laatste dag( indien van toepassing) en voer een onderwerp en een bericht in. Als u niet wilt dat het vakantiereactie uitgaat naar iemand die u een e-mail stuurt, vinkt u het selectievakje 'Alleen een antwoord verzenden naar mensen in mijn contacten' aan om alleen het vakantiereactie toe te staan aan mensen in uw lijst met Google-contactpersonen.
Een Yahoo Vacation Responder instellen
Om een antwoord op vakantie in Yahoo Mail in te stellen, opent u een browser en logt u in op uw Yahoo Mail-account. Klik vervolgens op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van het browservenster en klik op 'Instellingen' in de vervolgkeuzelijst. Klik in het dialoogvenster Instellingen op "Vakantierespons" in de lijst met opties aan de linkerkant en vink het vakje "Automatisch antwoord inschakelen tijdens deze datums( inclusief)" aan. Kies de datums Van en Tot en voer het automatische antwoord in dat u wilt verzenden. Als u een ander antwoord wilt laten verzenden naar een of meer specifieke domeinen, vinkt u het selectievakje "Verschillende antwoorden op e-mails van een specifiek domein" aan, voert u de domeinen in en voert u het bericht in dat moet worden verzonden naar e-mails van die domeinen.
Met Yahoo kun je ook verschillende e-mailreacties hebben op basis van wie het gaat doen. Vink het selectievakje 'Verschillende antwoorden op e-mails van een specifiek domein' aan en voeg e-maildomeinen toe waarvoor u een ander antwoord wilt.
Klik op "Opslaan" onderaan het dialoogvenster Instellingen als u klaar bent. Uw vakantiereactie wordt automatisch verzonden tijdens de opgegeven data.
Automatische antwoorden instellen in Windows 10 Mail voor Microsoft e-mailaccounts
Windows 10 Mail stelt u alleen in staat om vakantiereacties in te stellen voor Microsoft e-mailaccounts, waaronder Outlook, Live, Com, Hotmail.com en Office 365-accounts. Om een vakantiereactie in te stellen in Windows 10 Mail, opent u de app en klikt u op het tandwielpictogram in de linkerbenedenhoek van het venster. Klik vervolgens op "Automatische antwoorden" in het deelvenster Instellingen dat aan de rechterkant verschijnt en selecteer het account waarvoor u automatische antwoorden wilt verzenden via de vervolgkeuzelijst "Selecteer een account".Klik op de schuifknop 'Automatische antwoorden verzenden' zodat deze donkergrijs wordt en Aan wordt weergegeven. Voer het bericht in dat u als automatisch antwoord wilt verzenden in het vak onder de schuifknop. Als u wilt dat het antwoord alleen wordt verzonden naar personen in uw lijst met contactpersonen, vinkt u het vakje "Alleen antwoorden op mijn contacten verzenden" aan. U kunt automatische antwoorden instellen voor alle ondersteunde accounts in Mail, maar u moet dit voor elk afzonderlijk doen.
Automatisch antwoord instellen op Outlook.com
Als u een automatisch antwoord wilt instellen op Outlook.com, gaat u naar http://www.outlook.com in uw favoriete browser en logt u in op het Microsoft-e-mailaccount waarvan u een automatisch antwoord wilt verzenden. Klik vervolgens op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van de Outlook.com-pagina en selecteer 'Automatische antwoorden' in de vervolgkeuzelijst. Klik op 'Automatische antwoorden verzenden' in het deelvenster dat aan de rechterkant van het venster wordt weergegeven. Stel de starttijd en eindtijd in en voer het bericht in dat u automatisch wilt verzenden. Selecteer eventuele andere opties die u wilt, bijvoorbeeld of u automatische antwoorden wilt laten verzenden die alleen naar mensen in uw lijst met contactpersonen worden verzonden of naar iedereen die u een e-mail stuurt.
Wanneer u klaar bent met het instellen van uw automatische antwoord, klikt u op 'OK' boven in het deelvenster. Uw aangepaste bericht verdwijnt nu automatisch gedurende de periode die u instelt als reactie op ontvangen e-mails die voldoen aan de eisen die u stelt.
OPMERKING: U kunt Outlook.com alleen gebruiken met Microsoft email accounts-live.com, outlook.com, hotmail.com en msn.com.
Een Vacation Response-apparaat voor Microsoft Exchange Server instellen in Outlook
Als u bent verbonden met een Microsoft Exchange Server( meestal op uw werk), kunt u gebruikmaken van de Out Of Office-assistent, wat hetzelfde is als eenVacation Responder. Om dit in te stellen, klik je op het tabblad "Bestand" om de backstage-weergave te openen en klik je op de knop "Automatische antwoorden".
Vanaf hier is het opzetten van een vakantie-responder heel eenvoudig. Klik eenvoudig op de optie "Stuur automatische antwoorden" en vink het selectievakje "Alleen verzenden tijdens dit tijdsbereik" aan als u de automatische antwoorden op een specifiek tijdsbestek wilt beperken. Selecteer de datums en tijden voor "Starttijd" en "Eindtijd".Vervolgens kunt u een bericht invoeren om 'Inside My Organization' of 'Outside My Organization' of beide te verzenden.
Een afwezigheidsresponder instellen voor IMAP- of POP3-accounts in Outlook voor Windows
Als u niet bent verbonden met een Exchange-server op uw werk, maar misschien Outlook thuis gebruikt, kunt u een vakantieresponder opzetten, direct door Outlook. Dit werkt echter alleen als uw pc actief blijft terwijl u weg bent, dus u kunt het beste controleren of uw e-mailaccount de respondenten van de vakantie op hun webmailservice ondersteunt. Zo niet, dan doet Outlook het goed.
Als u een afwezigheidsreactie in Outlook voor Windows wilt instellen, moet u eerst een e-mailsjabloon instellen met het bericht dat u wilt verzenden. Als u een e-mailsjabloon wilt maken, maakt u in feite een nieuw e-mailbericht, voert u het bericht in dat u wilt opslaan( zonder Aan, Cc, Bcc of Onderwerp) en slaat u het bericht vervolgens op als een Outlook-sjabloon. Nadat u uw e-mailsjabloon hebt gemaakt, maakt u een regel waarmee die e-mailsjabloon automatisch wordt verzonden naar e-mails die binnen een bepaald datumbereik worden ontvangen.
Wanneer iemand u nu een e-mail stuurt, wordt de sjabloon die u hebt geselecteerd automatisch naar hem verzonden tijdens het door u opgegeven tijdsbestek.
Een afwezigheidsantwoord instellen in Apple Mail voor Mac( IMAP of POP3)
Apple Mail heeft geen ingebouwde functie voor afwezigheidsreacties, maar u kunt een of meer regels instellen om automatisch aangepaste antwoorden te verzendennaar inkomende e-mails voor IMAP- of POP3-accounts die u aan de app hebt toegevoegd. Om een afwezigheidsantwoord in te stellen voor een e-mailaccount in Apple Mail, stelt u een regel in op het scherm Regels in het dialoogvenster Voorkeuren( ga naar Mail & gt; Voorkeuren en klik vervolgens op de knop "Regels"), met voorwaarden die u nodig hebtwaaraan moet worden voldaan( het account waarvoor u automatische antwoorden wilt verzenden) en de uit te voeren actie( beantwoord het bericht met een specifieke berichttekst).U kunt ook andere voorwaarden toevoegen, zoals controleren of de afzender al dan niet in uw contacten staat of controleren of het veld Aan een specifiek e-mailadres heeft.
De afwezigheidsreactieregel die u maakt, kan actief of inactief worden gemaakt op het scherm Regels door het vakje naast de regel in of uit te schakelen. Omdat u geen datumbereik voor een regel kunt instellen, moet u de regel handmatig inschakelen wanneer u deze wilt uitvoeren en vervolgens uitschakelen wanneer u niet meer wilt dat deze wordt uitgevoerd. Dus zorg ervoor dat u het selectievakje voor de regel in het dialoogvenster Voorkeuren uitschakelt wanneer u terugkeert van uw vakantie of zakenreis.
Zolang de regel actief is, wordt elke e-mail die wordt ontvangen die aan de geselecteerde voorwaarden voldoet, beantwoord met het aangepaste bericht dat u hebt ingesteld. Elke afzender ontvangt het automatische antwoord telkens wanneer hij u een e-mail stuurt.
OPMERKING: Apple Mail moet op uw Mac geopend blijven om de regel uit te voeren. Als u Apple Mail sluit, worden de automatische antwoorden niet verzonden, maar wel zodra u Apple Mail opnieuw opent en e-mailberichten ontvangt in uw inbox voor het account dat in de regel is geselecteerd. Het zou beter zijn om een vacation responder in te stellen in de webmailinstellingen van uw e-mailservice, indien beschikbaar, zodat u uw computer niet hoeft te verlaten.
