28Jun
Outlook is vrij synoniem met e-mail. Daarom wilt u, naast alle andere functies, ervoor zorgen dat u weet hoe u deze zo effectief mogelijk met e-mail kunt gebruiken.
We hebben al een tijdje gebruik gemaakt van aspecten van Outlook en grijze dierenartsen zullen dit allemaal al weten, maar nieuwe gebruikers, zoals degenen die moeten weten hoe Outlook in een kantooromgeving moet worden gebruikt, moeten wellicht weten hoe ze moeten gebruikenOutlook op een dagelijkse basis. Dat gezegd hebbende, het is een veelzijdige en volwassen e-mailtoepassing die Windows-gebruikers in hun toolbox zouden moeten hebben.
Aangezien er zoveel te leren valt, hebben we weinig tijd te verliezen, dus laten we meteen aan de slag met het opstellen en verzenden van berichten, evenals een overzicht van alle opties die u kunt aanpassen om Outlook nuttiger en aangenamer te makenervaring.
Snel een bericht opstellen en verzenden
Als u de basisprincipes van Outlook wilt of moet begrijpen, hebben we er een handige handleiding voor beginners bij geschreven. We raden u aan het te lezen als Outlook geheel nieuw voor u is.
Anders kunt u vanuit het Postvak IN van Outlook op de knop "Nieuwe e-mail" klikken of "CTRL + N" gebruiken.
Het resulterende nieuwe berichtvenster zou vrij eenvoudig moeten zijn. Als u ooit Microsoft Word of een vergelijkbaar tekstbewerkingsprogramma hebt gebruikt, zullen de Basic Text-functies u ongetwijfeld bekend voorkomen.
Op dit punt geeft u aan naar wie u uw bericht verzendt, stelt u uw bericht samen en klikt u op de knop "Verzenden".Dat is allemaal goed en wel, als je gewoon een eenmalig bericht componeert en dan ben je er klaar mee, maar er is meer aan de hand.
A Contacten Opfriscursus
Wanneer u een nieuwe e-mail opstelt, is het eerste dat u waarschijnlijk doet, uw ontvanger of ontvangers in te voeren. U kunt dit doen door simpelweg hun e-mailadres( sen) in te typen of u kunt klikken op "Naar. .." en namen kiezen uit uw adresboek.
Onthoud dat als je snel twee of meer adressen tegelijkertijd wilt kiezen, houd CTRL ingedrukt en klik op elke naam die je wilt selecteren, en kies vervolgens je adresseringsopties: Aan en Cc( of Bcc).Als je al je ontvangers hebt geselecteerd, klik je op 'OK'.
Als je nog geen adresboek hebt, hebben we je gedekt. U kunt uw contactpersonen importeren in Outlook vanuit uw Gmail- of vergelijkbare e-mailservice.
Het antwoordadres wijzigen
Stel dat u meer dan één e-mailaccount hebt gekoppeld aan Outlook. Hoe verstuur je e-mail van je andere accounts?
U zult opmerken dat er op de "Van" -knop een klein pijltje staat. Klik op die knop en u ziet uw andere accounts in een vervolgkeuzelijst, zodat u een ander e-mailaccount kunt kiezen.
U kunt ook een e-mailaccount gebruiken die niet aan Outlook is gekoppeld, bijvoorbeeld als u de computer van iemand anders gebruikt, of als u uw computer op het werk gebruikt en antwoorden naar uw persoonlijke account wilt routeren.
Houd hier een paar dingen in gedachten. Ten eerste, welk bericht u ook verzendt, wordt gekopieerd naar de map Verzonden berichten, dus stuur niets persoonlijk tenzij u van plan bent het te verwijderen en de prullenmand te legen. Als u een bericht van uw werk verstuurt, zullen ze het waarschijnlijk op hun mailserver opslaan.
-handtekeningen en stationaire
U bent misschien al bekend met het concept van handtekeningen, of u kunt ze zelfs zelf gebruiken. In feite zijn handtekeningen speciale voorgecompositeerde stukjes tekst die u aan elk bericht kunt toevoegen. Dit kunnen uw contactgegevens zijn, essentiële informatie over een product of evenement dat u promoot, of alleen een diepgaande quote die u echt leuk vindt.
In dit voorbeeld voegen we een handtekening bij met toekomstige vakantieplannen. We voegen deze handtekening toe aan alle e-mails die afkomstig zijn van ons werkaccount, maar niet aan antwoorden en doorsturen.
Vanaf nu, totdat u de handtekening met behulp van deze instellingen verwijdert, verschijnt uw vakantiewaarschuwing telkens wanneer u een nieuw e-mailbericht opstelt.
Stationair?
Handtekeningen zijn eenvoudig genoeg om erachter te komen, maar hoe zit het met stationair? Zolang het daar is, laten we het bespreken. Zoals met handtekeningen, hebt u waarschijnlijk een of andere vorm van e-mail gezien, maar in feite werkt het als volgt: aangezien u e-mail verzendt als HTML, kunt u met stationair alleen achtergronden, verschillende lettertypestijlen en kleuren toewijzen aan uwberichten.
Je ziet hier hoe dit werkt. We hebben het thema "Beren" uit de lijst geselecteerd, wat ons een achtergrond geeft met teddyberen die het versieren.
Natuurlijk, als je op je werk bent, wil je misschien afzien van berichten met teddyberen en dergelijke, maar als je wilt dat je berichten echt opvallen, kun je de stationaire functie gebruiken om een aantal zeer aantrekkelijke resultaten te creëren.
Berichten beantwoorden en doorsturen
Berichten beantwoorden en doorsturen is eenvoudig en u hebt waarschijnlijk al de responstools op het lint opgemerkt.
Je ziet het antwoord, antwoordt alles( gebruik voorzichtigheid) en stuurt opties door, die voor zichzelf spreken, maar hoe zit het met de andere opties?
Als u op "Vergadering" klikt, kunt u een vergadering aanvragen als u antwoordt;bekijk alle opties die je krijgt als je dit doet.
We zullen de besprekingen gedetailleerder behandelen in een artikel dat we zullen bespreken over de agenda's van Outlook.
Antwoord- en doorstuuropties instellen
Laten we de opties voor antwoorden en doorsturen openen voor een snelle blik. Er zijn verschillende manieren waarop u kunt wijzigen hoe originele berichten eruit zien wanneer u antwoordt of doorstuurt, of dat deze wordt opgenomen als bijlage of helemaal niet.
U kunt ook instellen hoe antwoorden en doorsturen openen en of uw opmerkingen vooraf zijn gegaan met uw naam.
Rest van de Outlook-opties voor Outlook
Er zijn nog veel andere dingen aan de hand in de e-mailopties, dus voordat we u vandaag verlaten, willen we er even over praten.
Hier zijn enkele basisdingen, zoals editoropties voor het wijzigen van de manier waarop u berichten samenstelt, spelling en autocorrectieopties, en signatuur- en stationaire opties, die we al hebben aangeroerd.
Veel van deze opties openen voor subopties. Als u bijvoorbeeld op 'Editoropties. ..' klikt, ontdekt u een hele reeks verdere selectievakjes( opgesplitst in twee categorieën, Proofing en Advanced) om doorheen te bladeren.
Als u omlaag scrolt, zijn er opties voor berichtaankomst om te selecteren hoe Outlook u waarschuwt wanneer berichten in uw inbox aankomen.
Evenals hoe Outlook items markeert als gelezen wanneer u het leesvenster gebruikt.
U kunt bepalen hoe vaak berichten automatisch worden opgeslagen, waar ze worden opgeslagen, enzovoort.
Wanneer u berichten verzendt, wat gebeurt er dan? Selecteer met de opties "Verzend berichten" de standaard belangrijkheids- en gevoeligheidsniveaus, automatische naamcontrole en een flink aantal andere kleine maar verschillende aanpassingen die u kunt aanbrengen in uw gebruikerservaring.
Als u geïnteresseerd bent in het volgen van berichten, zijn er manieren om dat ook aan te passen. U kunt hier bijvoorbeeld leesbevestigingen inschakelen, die u een melding sturen wanneer iemand uw e-mail leest.
Ten slotte vinden we enkele opties om uw berichtenindeling te wijzigen, die u waarschijnlijk nooit zult gebruiken.
De andere opties hebben een aantal handige functies, zoals het tonen van plakopties( mogelijk irritant) en of de volgende en vorige koppelingen in berichtkoppen moeten worden getoond bij het lezen van meerdere berichten in uw inbox( waarschijnlijk handig).
Er zijn ook opties om in te stellen hoe het programma het opruimen van gesprekken uitvoert, maar we behandelen dat en andere aspecten van het beheren van Outlook-mail in een artikel dat eraan komt.
E-mail is zo'n integraal onderdeel van Outlook, het is geen wonder dat er veel manieren zijn om het te configureren. Onnodig om te zeggen, terwijl je leert om Outlook te gebruiken, zul je merken dat je af en toe terugkeert naar de opties om bepaalde aspecten van hoe e-mail wordt geformatteerd en zich gedraagt te veranderen.
We zijn nog niet klaar met het verkennen van Outlook, we hebben nog steeds veel te bieden, zoals de manieren waarop u met verzenden en ontvangen om zult gaanbijlagen, agenda's, taken en nog veel, veel meer. Voorlopig willen we graag meer van je horen, dus neem even de tijd om ons een kort berichtje te sturen op ons discussieforum.
