1Aug
Vandaag behandelen we de "saaie" Outlook-dingen. Onderhoud en beveiliging, zoals in, onderhouden en beveiligen van uw Outlook 2013-gegevensbestand - vol met al uw belangrijke gegevens - door een back-up te maken en deze te archiveren.
Als je tot nu toe Outlook hebt gebruikt om e-mails te maken en verzenden, en je hebt de tijd genomen om je G-mail contacten in je adresboek te importeren, of het feit dat je zelfs eenOutlook-adresboek, betekent dat u veel gegevens hebt die moeten worden beschermd.
Ook hebt u waarschijnlijk ook veel tijd en werk besteed aan het maken van uw agenda's, het toevoegen van taken en takenlijsten en misschien zelfs een stapel opmerkingen die u wilt opslaan.
Dit alles komt er op neer dat je er zeker van bent dat je op zijn minst af en toe een back-up van je gegevensbestand maakt, want zoals eenieder van ons kan bevestigen, het is behoorlijk frustrerend en deprimerend om al je gegevens kwijt te raken en opnieuw te moeten beginnen.
Mail Control Panel
Laten we beginnen met een snelle blik op het Mail-configuratiescherm in Windows.
Zoals de afbeelding laat zien, hebt u toegang tot drie belangrijke delen van uw Outlook-instellingen. Dat gezegd hebbende, zal klikken op de knoppen "E-mailaccounts. .." of "Gegevensbestanden. .." hetzelfde venster openen op de bijbehorende tabbladen.
In de volgende schermafbeelding zien we het tabblad E-mail, waarmee u acties kunt uitvoeren op uw e-mailaccount( s), zoals repareren of wijzigen. U kunt ook zien waar voor elk account gegevens worden opgeslagen.
Als u deze gegevensbestanden rechtstreeks wilt beïnvloeden, moet u op het tabblad "Gegevensbestanden" klikken. Er zijn een paar handige dingen die je hier kunt doen.
U kunt bijvoorbeeld op de knop "Bestandslocatie openen" klikken om te zien waar uw gegevensbestanden zich bevinden. Dit is handig, omdat u wilt weten waar ze zijn voor het geval u ze ooit moet scannen en repareren( besproken in de volgende sectie).
Er is nog een leuke functie die u kunt gebruiken in het venster Accountinstellingen. Als uw databestand( en) enorm is geworden en veel schijfruimte in beslag neemt( sommige mensen verzamelen gigabytes aan gigabytes aan oude e-mail), dan kunt u het comprimeren.
Klik op de knop "Instellingen" op het tabblad Gegevensbestanden en klik vervolgens op "Nu comprimeren" om de grootte van uw Outlook-gegevensbestand te verkleinen.
Het Mail-controlepaneel is een betrouwbare manier om uw gegevensbestanden en profielen te onderhouden, maar dit is niet de enige manier, en de Outlook-toepassing laat u ook toe om uw postvakken te beheren. We laten u deze bedieningselementen zien direct nadat we hebben aangetoond hoe u uw gegevensbestanden kunt herstellen.
De PST-onderhoudstool uitvoeren
Als u dat nu nog niet had gemerkt, worden Outlook-gegevens opgeslagen in een. PST- of. OST-bestand en meestal is daar niets mis mee.
Helaas zijn uw gegevens soms beschadigd, wat niet hetzelfde is als zeggen dat het slecht is of hopeloos buiten het herstel valt, u hoeft alleen het meegeleverde hulpprogramma Inbox Repair uit te voeren. De Inbox Repair-tool of "ScanPST" scant en repareert uw persoonlijke mappenbestand, valideert en corrigeert eventuele fouten en maakt een back-up van uw corrupte. PST- of. OST-bestand voor het geval er tijdens het herstel iets misgaat.
De ScanPST-tool is te vinden in de installatiemap van Outlook, meestal C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15.Dubbelklik op het ScanPST-hulpprogramma om het te starten wanneer u het zoekt.
Het eerste wat u hoeft te doen is bladeren naar waar uw. PST of. OST bestanden zich bevinden. In de volgende schermafbeelding ziet u waar deze zich op onze computer bevinden. We kiezen er een en klikken op "Openen".
Als de ScanPST-tool fouten ontdekt, zal hij u zoveel informeren en aanbieden om te repareren. Klik op de toepasselijk getitelde knop om de reparatie te starten.
Als u klaar bent, laat de ScanPST-tool u weten dat uw Outlook-bestand met succes is hersteld.
U kunt het hulpprogramma sluiten of het proces naar behoefte herhalen in andere gegevensbestanden.
Automatisch gegevens archiveren
Laten we de boel op orde brengen met enkele belangrijke informatie over hoe u uw gegevens het beste kunt archiveren en een back-up kunt maken. Het eerste dat we willen bespreken, zijn uw AutoArchiveren-opties. Klik om te beginnen op het tabblad "Bestand" op het lint zodat u het volgende scherm ziet.
Merk meteen op dat u kunt kiezen aan welk account u wilt deelnemen( indien van toepassing) door op het vervolgkeuzemenu boven de knop Account toevoegen te klikken.
Klik op de knop "Hulpprogramma's opschonen" en selecteer vervolgens "Mailboxopruiming" uit de opties. Hieronder staan de keuzes die u zult zien. Alles hier is bedoeld om het vet uit je inbox bij te knippen en oude berichten te archiveren.
Als u op de knop "AutoArchiveren" klikt, betekent dit dat Outlook automatisch alle e-mailmappen archiveert die als zodanig zijn geconfigureerd. Om uw autofocusopties in te stellen, moet u met de rechtermuisknop op een e-mailmap klikken en het tabblad 'AutoArchiveren' selecteren.
Hier zien we een venster Eigenschappen van een e-mailmap. Op het tabblad AutoArchiveren kun je instellen hoe de map automatisch wordt gearchiveerd. Let op, in dit screenshot hebben we de map geconfigureerd naar AutoArchiveren volgens zijn eigen schema en acties.
U kunt de map ook toewijzen aan automatisch archiveren volgens de algemene standaard autoformaatinstellingen van Outlook. Als u de map instelt op de standaardinstellingen en vervolgens klikt op "Standaardarchiefinstellingen. .." ziet u het volgende dialoogvenster( omdat ze "standaard" zijn, is elke wijziging die u hier instelt van toepassing op elke map die is geconfigureerd voor automatisch archiveren).
Vergeet niet dat je deze instellingen ook kunt vinden door de opties te openen en op de kop "Geavanceerd" te klikken.
Laten we nu verdergaan met het handmatig archiveren van uw gegevens.
Handmatig uw gegevens archiveren
Gewoon, als u niet automatisch archiveren wilt gebruiken, of als u zelf een archiveringsprocedure wilt uitvoeren, gaat u terug naar de Opruimgereedschappen op het scherm Accountgegevens en klikt u op en kiest u "Archief" omopen het volgende dialoogvenster.
Eenvoudig genoeg, u wilt gewoon de map kiezen die u wilt archiveren, selecteer de datum voor uw archiefitems en kies vervolgens een map waar u uw archief wilt opslaan. Dat is alles, je bent klaar!
Een back-up maken en uw Outlook-gegevensbestand herstellen
Een back-up van uw Outlook-gegevensbestand( en) maken is net zo eenvoudig als het kopiëren van uw. OST- of. PST-bestanden naar een andere harde schijf, een cloudserver, een USB-stick of een ander opslagmedium. Weet je nog hoe je je gegevensbestanden kunt vinden?
Open het Mail-configuratiescherm en klik op de knop "Gegevensbestanden".Klik op "Bestandslocatie openen. .." en u kunt vervolgens een back-up maken van uw gegevensbestanden.
Houd er bovendien rekening mee dat u uw gegevensbestanden permanent kunt verplaatsen naar een cloudlocatie, zoals een OneDrive- of Dropbox-map. Op die manier wordt er altijd een back-up van uw Outlook-gegevens gemaakt.
Om uw back-upbestand te herstellen, gaan we terug naar het tabblad Bestand en selecteren "Open Outlook Data File".
In het volgende screenshot opent File Explorer automatisch naar onze archieven, maar u kunt natuurlijk overal naartoe bladeren waar uw gegevensbestanden zijnbevinden zich.
Selecteer het gewenste bestand en klik op "Openen", zodat u toegang hebt tot de gegevens die in het bestand zijn opgeslagen. Eenmaal hersteld, kunt u items bekijken en bekijken zoals u normaal zou doen.
Als u niet langer toegang tot uw back-upgegevensbestand nodig hebt, kunt u met de rechtermuisknop op de bovenste map klikken en de optie Sluiten selecteren.
Het maken van back-ups van gegevens en het herstellen van gegevensbestanden is grotendeels een handmatige activiteit, maar als u uw mappen instelt op automatisch archiveren en ze worden gearchiveerd naar een locatie zoals een cloudmap, dan hebt u daar enige veiligheid.
De beste manier om ervoor te zorgen dat u geen gegevens verliest, is om routinematig een back-up van uw gegevensbestanden te maken. Heb je nog iets dat je zou willen toevoegen? Laat het ons weten op ons discussieforum. Zoals altijd kijken we uit naar uw feedback.